档案局涉密文件管理制度

PAGE档案局涉密文件管理制度一、总则（一）目的为加强档案局涉密文件管理，确保国家秘密安全，防止涉密文件的泄露、丢失、损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员在工作过程中涉及的各类涉密文件的管理。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密文件的内容、流转过程等严格保密，防止信息泄露。2.依法管理原则：依据国家相关法律法规及行业标准进行管理，确保管理活动合法合规。3.全程管控原则：对涉密文件的生成、传递、存储、使用、销毁等全过程进行有效管控。二、涉密文件的界定（一）国家秘密文件1.涉及国家政治、经济、军事、外交等核心机密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》确定为国家秘密的文件。2.具体包括但不限于国家战略规划、国防军事部署、重要经济数据、外交谈判底牌等相关文件。（二）工作秘密文件1.档案局在履行职能过程中产生的，不属于国家秘密，但泄露后可能对工作造成不利影响的内部敏感文件。2.例如工作方案、未公开的统计数据、内部管理流程等相关文件。（三）商业秘密文件1.档案局在工作中涉及的，与合作企业、业务往来等相关的，具有商业价值且需要保密的文件。2.如合作协议、业务数据、市场调研分析报告等相关文件。三、涉密文件的生成与标识（一）文件起草1.承办人在起草涉密文件时，应严格按照保密要求进行，明确文件的密级、保密期限和知悉范围。2.对可能涉及敏感信息的内容，要进行认真审核，确保表述准确、规范，避免出现模糊或歧义的表述。（二）密级标识1.在文件首页左上角显著位置标注密级，如“绝密”“机密”“秘密”字样。2.对于工作秘密文件，可标注“内部敏感”字样；对于商业秘密文件，可标注“商业机密”字样。3.同时标注保密期限，如“[X]年”“[X]月”等。知悉范围明确限定具体人员或部门。（三）编号管理1.对涉密文件进行统一编号，编号应具有唯一性，便于文件的跟踪和管理。2.编号格式为：年份+部门代码+流水号，如“20XX[部门代码][流水号]”。四、涉密文件的传递（一）内部传递1.涉密文件在档案局内部传递时，应通过机要通道或专人传递。2.传递人员需严格履行交接手续，填写《涉密文件传递登记表》，注明文件名称、密级、数量、传递时间、交接双方姓名等信息。（二）外部传递1.如需将涉密文件传递给外部单位，必须通过机要交通、邮政机要通信或符合保密要求的电子传输方式进行。2.严禁通过普通快递、电子邮件等非保密方式传递涉密文件。3.在传递前，需对接收单位和人员进行资格审查，确保其具备接收和保管涉密文件的条件和能力。4.传递过程中，要采取必要的加密措施，确保文件安全。五、涉密文件的存储（一）存储场所1.设立专门的涉密文件存储室，存储室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.存储室应安装监控设备，对进出人员和存储环境进行实时监控。（二）存储方式1.涉密文件应分类存放，按照密级、年份、类别等进行有序排列。2.对于纸质涉密文件，应存放在专用的文件柜中，文件柜应具备保密功能，可加锁或设置密码。3.对于电子涉密文件，应存储在专用的存储设备中，存储设备应进行加密处理，并定期备份。4.存储设备应标明密级、文件名称、存储时间等信息。六、涉密文件的使用（一）使用权限1.严格按照文件标注的知悉范围确定使用人员，未经批准，任何人不得擅自扩大知悉范围。2.使用人员应具备相应的保密意识和技能，熟悉保密规定。（二）使用场所1.涉密文件的使用应在符合保密要求的场所进行，如专门的办公室、会议室等。2.在使用过程中，要确保文件不被无关人员接触。（三）使用记录1.使用人员应填写《涉密文件使用登记表》，记录文件名称、密级、使用时间、使用目的、归还时间等信息。2.使用完毕后，应及时归还存储场所，不得私自留存。七、涉密文件的借阅（一）借阅审批1.因工作需要借阅涉密文件的，必须填写《涉密文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、密级、借阅原因、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核，报档案局保密工作领导小组批准后方可借阅。（二）借阅期限与归还1.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.借阅人员应在规定期限内归还借阅的涉密文件，归还时要进行认真核对，确保文件完整无损。（三）借阅跟踪1.档案管理人员应对借阅的涉密文件进行跟踪管理，及时提醒借阅人员归还文件。2.如发现借阅人员违反保密规定或出现文件丢失等情况，应立即采取措施进行处理。八、涉密文件的销毁（一）销毁条件1.涉密文件超过保密期限或已失去保存价值的，应及时进行销毁。2.因工作失误等原因造成涉密文件错误发放或不再需要的，也应进行销毁。（二）销毁方式1.纸质涉密文件应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件内容无法恢复。2.电子涉密文件应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底清除，存储设备可进行物理销毁。（三）销毁记录1.销毁涉密文件时，应填写《涉密文件销毁登记表》，注明文件名称、密级数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。九、监督与检查（一）内部监督1.档案局保密工作领导小组定期对涉密文件管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.各部门负责人负责对本部门涉密文件管理情况进行日常监督，确保制度执行到位。（二）外部审计1.接受上级主管部门或相关审计部门的审计监督，对发现的问题及时进行整改。2.积极配合外部审计工作，提供必要的文件资料和说明。十、责任追究（一）违规行为界定1.对违反本制度规定，导致涉密文件泄露、丢失、损坏等情况的行为进行界定。2.包括但不限于擅自扩大知悉范围、私自留存涉密文件、未按规定传递或存储文件等行为。（二）责任追究措施1.对于违规人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。构成犯罪的，依法追究刑事