医院教学档案归档制度

PAGE医院教学档案归档制度一、总则（一）目的为加强医院教学档案管理，确保教学档案的完整、准确、系统和有效利用，提高医院教学质量和管理水平，依据国家有关法律法规及医疗卫生行业档案管理相关标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内承担教学任务的各科室、教研室、教学小组以及参与教学活动的全体人员所形成的教学档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则教学档案由医院教学管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的丢失或混乱。2.真实性原则教学档案应如实反映教学活动的全过程，所有归档材料必须是原始的、真实可靠的，严禁伪造、篡改。3.完整性原则涵盖教学活动各个环节所产生的各类文件材料，包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩、实习报告等，保证档案内容全面完整。4.规范性原则按照统一的分类标准、编号规则和整理方法进行档案管理，确保档案格式规范、标识清晰、便于查找和利用。5.保密性原则对于涉及学生个人隐私、教学研究成果等具有保密性的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、教学档案归档范围（一）教学管理文件1.医院教学工作规划、年度教学工作计划、总结。2.教学管理规章制度、实施细则及相关文件。3.教学工作会议记录、纪要。4.教学改革与研究项目申报、立项、结题材料。5.教学成果奖申报、评审及获奖材料。（二）教师教学档案1.教师基本信息表，包括个人简历、学历学位、专业技术职务等。2.教师教学任务安排表，明确承担的课程名称、授课对象、授课时间等。3.教师教学大纲、教案、讲稿。4.教师制作的课件、多媒体教学资料。教师教学进度计划、课程表。5.教师课堂教学质量评价材料，如学生评教结果、同行评教意见等。6.教师指导学生实习、毕业论文（设计）的相关材料，包括实习指导计划、实习报告批改记录、毕业论文（设计）指导记录、答辩记录等。7.教师参加教学培训、进修的相关材料，如培训通知、学习总结、结业证书等。8.教师教学研究成果，包括发表的教学相关论文、编写的教材、专著等。（三）学生学习档案1.学生基本信息表，涵盖姓名、性别、年龄、专业、入学时间等。2.学生学籍管理材料，如入学登记表、学籍变动记录、毕业资格审核材料等。3.学生成绩管理材料，包括课程成绩单、补考重修记录、成绩异动证明等。4.学生实习档案，包括实习手册、实习鉴定表、实习总结等。5.学生毕业论文（设计）材料，如开题报告、论文（设计）正文、答辩稿、评审意见等。6.学生参加各类学科竞赛、实践活动的相关材料，如获奖证书、活动总结等。（四）教学设施与资源档案1.教学场地使用记录，包括教室、实验室、示教室等的使用时间、用途等。2.教学设备清单，记录设备名称、型号、数量、购置时间、维修保养情况等。3.教学教材、图书资料目录及采购、使用记录。4.网络教学平台建设与使用情况记录，包括课程上传数量、学生访问量、教学互动记录等。（五）教学活动档案1.开学典礼、毕业典礼等教学活动的组织方案、议程安排、领导讲话、照片、视频等资料。2.各类教学讲座、学术报告的相关材料，如报告人信息、讲座内容摘要、听讲人员名单等。3.教学查房、病例讨论等教学活动记录，包括活动时间、地点、参与人员、讨论内容等。4.临床技能培训、考核活动材料，如培训计划、考核标准、考核成绩等。三、教学档案归档要求（一）文件材料的收集1.各科室、教研室、教学小组应指定专人负责教学档案材料的收集工作，确保材料及时、完整。2.教学活动结束后，相关责任人应在规定时间内将形成的文件材料整理齐全，移交至教学管理部门。3.对于兼职教师或外聘教师的教学档案材料，由所在科室或教研室负责督促收集，并统一移交。（二）文件材料的整理1.教学档案应按照归档范围进行分类整理，同一类别的材料应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份文件材料应保持完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.对纸质文件材料应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其大小一致。4.电子文件应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质上，同时建立相应的目录结构，便于查找和管理。（三）文件材料的装订1.纸质档案材料应进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.采用左侧装订方式，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm空白。3.对于厚度超过20mm的档案材料，可采用三孔一线或胶装方式装订。（四）文件材料的编目1.编制教学档案目录，目录应包括档案类别、题名、日期、保管期限、页号等内容。2.每份档案材料应在首页右上角加盖页码章，注明页号。3.电子文件应建立电子目录，与纸质目录相对应，便于检索和利用。（五）文件材料的装盒1.将整理好的档案材料装入档案盒，档案盒应选用符合标准的硬纸盒，具有一定的强度和密封性。2.在档案盒正面和侧面应填写档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息，便于识别和查找。3.每个档案盒内的档案材料应排列有序，厚度适中，避免过厚或过薄。四、教学档案归档流程（一）收集阶段1.各科室、教研室、教学小组在教学活动开展过程中，明确专人负责收集本科室或小组产生的教学档案材料。2.兼职教师或外聘教师将教学档案材料提交至所在科室或教研室，由科室或教研室统一收集。3.教学管理部门定期对各科室、教研室的档案收集情况进行检查和督促，确保材料按时收集齐全。（二）整理阶段1.教学管理部门收到各科室、教研室移交的教学档案材料后，组织专人进行整理。2.按照归档范围和分类标准，对文件材料进行分类、排序、编号、编目等工作。3.对纸质文件材料进行装订、装盒，对电子文件进行存储和备份。（三）审核阶段1.整理后的教学档案由教学管理部门负责人进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核过程中如发现问题，及时反馈给相关责任人进行整改，直至审核通过。（四）归档阶段1.审核通过的教学档案按照年度、类别、保管期限等进行存放，建立档案库房管理制度，确保档案安全保管。2.同时，将教学档案的电子目录和相关信息录入医院档案管理系统，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。五、教学档案保管期限（一）永久保管1.医院教学工作规划、年度教学工作计划、总结。2.教学管理规章制度、实施细则及相关文件。3.教学改革与研究项目申报、立项、结题材料。4.教学成果奖申报、评审及获奖材料。5.教师基本信息表、教学任务安排表等重要的教师教学档案。6.学生学籍管理材料、毕业资格审核材料等重要的学生学习档案。（二）长期保管（10年以上）1.教师教学大纲、教案、讲稿、课件等教学档案。2.教师课堂教学质量评价材料、指导学生实习和毕业论文（设计）的相关材料。3.学生成绩管理材料、实习档案、毕业论文（设计）材料等。4.教学设施与资源档案中的重要设备清单、教材图书资料采购记录等。（三）短期保管（10年以下）1.教学工作会议记录、纪要。2.教师参加教学培训、进修的相关材料。3.学生参加各类学科竞赛、实践活动的相关材料。4.教学活动档案中的一般性教学讲座、学术报告、教学查房、病例讨论等记录。5.教学设施与资源档案中的教学场地使用记录、网络教学平台建设与使用情况记录等。六、教学档案利用与借阅（一）利用原则1.教学档案的利用应遵循有利于教学工作、有利于医院发展的原则，为教学研究与改革、师资队伍建设、学生培养等提供支持。按照规定的程序和要求进行利用，确保档案的安全和完整。2.严格遵守国家有关法律法规和医院保密制度，对涉及个人隐私及保密内容的档案信息，未经授权不得擅自公开或泄露。（二）利用方式1.查阅：医院内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可到教学管理部门查阅教学档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅教学档案的，须经教学管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：根据利用者的需求，可提供教学档案的复制服务。复制时应经教学管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制件应与原件核对无误后加盖教学管理部门印章。（三）利用登记1.建立教学档案利用登记制度，对每一次利用档案的情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、查阅或借阅期限等。2.定期对利用登记情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围和效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.教学档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。2.依据档案保管期限的规定，结合医院教学工作的实际需要，对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立教学档案鉴定小组，由教学管理部门负责人、档案管理人员、相关专业教师等组成。鉴定小组负责对教学档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案材料进行逐件审查，根据其内容的重要性、时效性和保存价值，确定是否继续保存或销毁。2.综合评估法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案进行综合评估，判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无