网络信息化档案管理制度

PAGE网络信息化档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司网络信息化档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在网络信息化环境下形成的各类档案，包括但不限于电子文件、数据库记录、网络信息资源等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：档案管理应遵循国家相关法律法规和行业标准，做到规范化、标准化。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司网络信息化档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司网络信息化档案管理工作，协调各部门之间的档案管理事宜。3.负责档案的收集、整理、存储、保管、检索和利用等工作。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案质量。5.开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门网络信息化档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定和利用等工作。3.严格遵守公司网络信息化档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握网络信息化技术，负责档案的具体管理工作。2.按照档案管理流程，认真做好档案的收集、整理、存储、保管等工作，确保档案质量。3.负责档案信息系统的操作和维护，及时更新档案数据，保证信息的准确性和时效性。4.为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，积极配合档案利用工作。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在网络信息化环境下产生的各类文件，包括但不限于办公文档、合同协议、财务报表、技术资料等。2.公司内部网站、邮件系统、数据库等信息平台中形成的具有保存价值的信息。3.公司参与的各类项目在网络信息化过程中产生的相关资料。4.公司引进的网络信息化设备、软件等的相关技术文档和使用记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、删除或销毁。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，同时应注明文件的形成时间、来源、作者等信息。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和内在联系，按照分类方案进行整理。2.保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。3.区分不同保管期限和密级，进行分类整理。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类大纲，将档案分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、信息技术管理类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于检索和查询。四、档案存储与保管（一）存储方式1.建立公司网络信息化档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库、云存储等多种存储方式相结合，确保档案数据的安全存储。2.对于重要档案，应进行异地备份，以防止自然灾害、硬件故障等原因导致的数据丢失。（二）存储环境1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保档案存储环境的安全稳定。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.根据国家相关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务报表、重大项目合同等；长期保管的档案一般为10年以上，如一般性业务合同、技术资料等；短期保管的档案为110年，如日常办公文件等。（四）密级管理1.根据档案内容的敏感程度和重要性，确定档案的密级，分为绝密、机密、秘密三级。2.严格按照密级管理规定，对不同密级的档案采取相应的保管措施，限制查阅和使用范围。3.对涉及国家机密的档案，应按照国家保密法律法规进行管理。五、档案检索与利用（一）检索工具1.建立完善的档案检索系统，包括纸质目录、电子目录和全文检索系统等，方便用户快速查找所需档案。2.定期更新档案检索信息，确保检索结果的准确性和时效性。（二）利用流程1.用户如需查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批意见，为用户提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或销毁档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司授权，不得对外提供或泄露。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于商业目的或其他非法活动。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案的保管期限和鉴定标准，确定档案是否需要继续保存、销毁或调整保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、密级等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息，与档案销毁清册一同保存。七、档案信息化建设（一）系统建设1.建立公司网络信息化档案管理系统，实现档案的电子化管理、流程自动化和信息共享。2.档案管理系统应具备档案收集、整理、存储、检索、利用、鉴定、销毁等功能模块，并与公司其他业务系统进行有效集成。（二）数据安全1.采取数据加密、身份认证、访问控制等技术手段，保障档案数据的安全。2.定期对档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.制定数据备份与恢复策略，确保在系统故障、数据丢失等情况下能够及时恢复数据。（三）人员培训1.定期组织档案管理人员参加网络信息化技术培训，提高其业务水平和操作技能。2.开展面向全体员工的档案管理知识培训，增强员工的档案意识和信息化素养。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对公司档案管理工作进行日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、保管、检索、利用等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案信息化建设情况，包括档案管理系统的运行、数据安全等方面。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改