档案管理相关制度细则

PAGE档案管理相关制度细则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各个业务活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理的规章制度和工作流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.做好档案的安全保护工作，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.积极开发利用档案信息资源，为公司的决策、管理、生产经营活动提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照公司档案管理的要求，定期将本部门形成的档案移交至综合管理部，并办理交接手续。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门兼职档案员进行业务指导和培训，督促其做好档案管理工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。4.积极主动地为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施。6.做好档案管理的各项记录和统计工作，及时更新档案管理信息。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各类会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司各项业务活动中形成的文件，如合同协议、项目计划、工作报告、技术文件、财务报表等。4.公司人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。5.公司行政管理文件，如规章制度、工作流程、通知公告、请示报告等。6.公司财务管理文件,如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司固定资产管理文件，如固定资产购置、验收、使用、维护、处置等相关记录。8.公司知识产权管理文件，如专利申请、商标注册、著作权登记等相关材料。9.公司与外部单位往来文件，如函件、传真、电子邮件等。10.其他与公司工作相关的具有保存价值的文件。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，并确保电子文件的格式规范、内容完整、可读性强。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，并移交至综合管理部。2.对于重要的紧急文件，应在文件办理完毕后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.将整理好的档案装订成册，编制档案目录清单，一式两份，一份随档案移交综合管理部，一份留存本部门备查。3.各部门兼职档案员填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度等信息，与综合管理部档案管理人员办理档案移交手续。4.综合管理部档案管理人员对接收的档案进行再次审核和整理，确认无误后进行上架保管。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理和管理，提高档案管理的效率和质量。（二）分类方法公司档案采用年度机构（部门）保管期限分类法进行分类。1.年度分类：按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的文件归为一类。2.机构（部门）分类：在年度分类的基础上，按照公司内部的机构（部门）进行分类，将同一机构（部门）形成的文件归为一类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构（部门）代码+保管期限代码+流水号”的形式。2.年度代码：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.机构（部门）代码：按照公司内部机构（部门）的设置，编制三位数字代码，如综合管理部代码为“001”。4.保管期限代码：永久档案代码为“Y”，长期档案代码为“C”，短期档案代码为“D”。5.流水号：按照档案整理的先后顺序，编制四位数字流水号，如“0001”。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。2.档案目录应打印成册，一式两份，一份随档案存放，一份单独装订成册，作为档案检索工具。3.电子档案应建立相应的电子目录，便于计算机检索。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架保管，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案夹进行装订保管，档案盒或档案夹应标明档案的编号、题名、保管期限等信息。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照电子档案管理的要求进行分类存储。电子档案应建立相应的索引和目录，便于检索和利用。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、防盗设施等。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案进行单独保管，并采取相应保密措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司的历史发展、业务活动、现实需求等方面综合考虑档案的价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，避免主观随意性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门负责人及档案管理人员。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与公司其他相关档案进行比较，分析其独特性和重要性，确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对公司当前和未来工作的利用效益出发，评估其保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司年度财务决算报告，公司重大项目的立项、审批、验收文件等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年以上。主要包括公司一般性会议文件、业务合同协议、人事档案等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。主要包括公司临时性通知、一般性工作报告等。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将档案销毁清单报公司领导审批。3.经公司领导批准后，由综合管理部负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外部单位因业务往来等原因，需要查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.公司员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.外部单位查阅公司档案，应提前向综合管理部提交查阅申请函，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅人员名单等信息，并加盖单位公章。综合管理部审核同意后，报公司领导批准。3.查阅档案时，查阅人员应出示有效身份证件，经档案管理人员核对无误后，方可查阅档案。（三）查阅方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅档案一般应在综合管理部档案查阅室进行，如需借出档案，应经综合管理部负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）利用反馈1.档案利用者应在利用档案后及时将利用情况反馈给综合管理部，包括利用效果、存在问题等。2.综合管理部应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和质量。2.实现档案信息的快速检索和共享，为公司员工提供便捷的档案查阅和利用服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有纸质档案进行数字化处理，将其转化为电子文件，建立电子档案数据库。2.电子档案管理：制定电子档案管理办法，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节的管理。建立电子档案的分类、编号、编目等体系，确保电子档案的规范化管理。3.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统