办公室档案管理办法制度

PAGE办公室档案管理办法制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本办法所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。公司档案由办公室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。应保证档案的全面性，涵盖公司工作的各个方面，避免重要信息缺失。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）办公室档案管理小组成立以办公室主任为组长，各部门档案管理员为成员的档案管理小组。其职责如下：1.负责制定和完善公司档案管理制度。2.组织档案管理培训，提高员工档案管理意识。3.指导和监督各部门档案管理工作。4.定期对公司档案管理工作进行检查和评估。（二）办公室档案管理员职责1.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.严格遵守档案保密制度，防止档案泄密。5.办理档案的借阅、查阅手续，及时催还档案。（三）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.定期向办公室档案管理员移交本部门档案。3.协助办公室档案管理员开展档案管理工作，提供相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司行政文件，包括上级文件、公司发文、会议纪要等。2.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。3.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。4.业务档案，如合同协议、项目文档、市场调研报告等。5.技术档案，包括产品研发资料、技术图纸、工艺文件等。6.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要文件，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、技术管理类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门形成的档案应在次年上半年整理归档完毕，并移交办公室档案管理员。2.对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理员将整理好的档案移交办公室档案管理员，填写档案移交清单。2.办公室档案管理员对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收。3.将接收的档案按照分类和编号顺序上架存放。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家法律法规和公司相关规定。2.服务公司原则。以满足公司各项工作需要为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，确保档案的安全，防止档案泄密。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益维护等正当理由查阅本人档案。3.外单位因工作需要，经公司领导批准查阅公司档案。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到办公室档案管理员处查阅。2.查阅人事档案，需经人力资源部门负责人批准。3.外单位查阅档案，需持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由办公室档案管理员陪同查阅。4.查阅档案应在档案阅览室进行，如需借出档案，需办理借阅手续，并在规定时间内归还。（四）利用登记档案管理员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则。每年对档案进行一次鉴定，确保档案的保管价值准确合理。2.全面审查原则。对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，确定其保管价值。3.集体鉴定原则。由档案管理小组对拟销毁的档案进行集体鉴定，形成鉴定意见。（二）鉴定方法1.直接鉴定法。对每一份档案进行逐件审查，确定其保管价值。2.分析比较法。将档案与同类档案进行比较，分析其价值差异。3.效益评估法。评估档案对公司工作的实际效益，确定其是否具有保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由两人以上负责监销。3.监销人员应在档案销毁清单上签字确认，确保档案销毁彻底。4.销毁后的档案应在档案管理台账中予以注销。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案目录和相关信息录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索。3.档案利用系统：开发档案利用模块，方便公司内部人员和外单位查阅档案。4.安全管理系统：建立档案信息安全防护体系，防止档案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案数字化应保证扫描质量，图像清晰、完整。2.档案信息录入应准确