社区单位档案管理制度

PAGE社区单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在社区建设、单位管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各单位，包括但不限于机关、企事业单位、社会团体、民办非企业等。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区单位档案实行集中统一管理，由各单位指定专门部门或人员负责档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理单位在工作中形成的各类文件材料，保证档案的完整性，避免重要档案的缺失。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，满足单位各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各单位应设立独立的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理本单位在各项工作活动中形成的文件材料，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。3.档案利用服务为单位内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。4.档案鉴定与销毁按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经单位领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作效率。6.档案统计与分析定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分析档案管理工作中的问题和趋势，为档案管理决策提供依据。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门应明确专人负责文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.在各项工作活动中，承办人员应将办理完毕的文件材料及时交本部门兼职档案员进行整理，不得积压或擅自销毁。（二）文件材料的收集范围1.反映本单位职能活动和历史沿革的文件材料，包括单位设立、变更、撤销的相关文件，单位发展规划、年度工作计划、总结等。2.本单位制定的各类规章制度、办法、细则等规范性文件。3.本单位召开的重要会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本单位对外签订的合同、协议、意向书等文件材料。5.本单位的各类业务文件，如项目申报材料、审批文件、业务报表等。6.本单位的财务文件，包括财务预算、决算、审计报告等。7.本单位的人事文件，如人员招聘、任免、考核、奖惩等文件。8.本单位的基建文件，包括工程规划、设计、施工、竣工验收等文件。9.本单位的设备仪器文件，包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录等。10.本单位与其他单位的往来文件，包括函件、介绍信、证明等。11.本单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料。12.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的整理要求1.分类标准根据本单位档案的形成规律和特点，采用年度机构（问题）保管期限的分类方法进行分类。年度分类：将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。机构（问题）分类：在每个年度内，按单位内部机构或问题进行分类，如综合管理、业务工作、财务工作等。保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式为：年度机构（问题）代码保管期限代码顺序号。例如：2023GLY001，表示2023年度综合管理类永久保管的第1份档案。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和结构，便于查找和利用。卷内文件目录应包含文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等项目。四、档案的保管（一）档案库房建设与设施配备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，如安装火灾自动报警系统、灭火设备、除湿机、防虫药、防盗门窗、遮光窗帘、空气过滤设备等。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案的存放与排列1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案架（柜）中，不同年度、机构（问题）、保管期限的档案应分开存放。2.同一类档案应按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.档案应竖放，脊背朝外，便于查看档案编号和题名。（三）档案的保管期限划分1.永久保管的档案本单位制定的法规性文件。本单位的重要会议、重大活动形成的主要文件材料。本单位的机构演变、人事任免等重要文件材料。本单位的资产产权、土地房产等重要凭证性文件材料。本单位的财务决算、审计报告等重要财务文件。本单位获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料。其他具有长远保存价值的文件材料。2.长期保管的档案本单位的一般性业务文件，如项目申报材料、审批文件、业务报表等，保管期限为15年以上。本单位的人事档案，除永久保存的部分外，其他人事档案保管期限为15年以上。本单位的基建档案，保管期限为15年以上。本单位的设备仪器档案，保管期限为15年以上。其他具有一定保存价值的文件材料。3.短期保管的档案本单位的一般性事务文件，如一般性通知、便函等，保管期限为15年以下。本单位的临时性工作文件，如临时性会议文件、临时性项目文件等，保管期限为15年以下。其他保存价值较低的文件材料。（四）档案的定期检查与清点1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变、虫蛀等情况。2.每年对档案进行一次全面清点，核对档案的数量、编号、题名等信息，确保档案的准确无误。3.对检查和清点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药、调整档案存放位置等，并做好记录。五、档案的利用（一）档案查阅与借阅规定1.本单位内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经本单位分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案时，还需经单位主要领导批准。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，不得擅自将档案带出单位或泄露档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）档案利用服务方式1.现场查阅档案管理人员应在档案查阅室为利用者提供现场查阅服务，利用者可根据需要查阅相关档案。查阅时应遵守查阅室的管理制度，保持安静，爱护档案。2.档案复制利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件的质量。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。（三）档案利用效果反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用服务的意见和建议，不断改进档案利用工作。2.鼓励利用者对档案利用效果进行反馈，如利用档案解决了工作中的哪些问题、取得了哪些效益等。档案管理部门应将利用效果反馈情况进行整理和分析，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁意见。（二）档案鉴定标准1.依据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际保存价值和利用情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，如确无保存价值，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保存。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行鉴定，确保档案信息的安全。（三）档案销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、编号、日期、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清册》经单位领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监督销毁过程。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索利用、在线借阅、远程传输等功能，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）电子档案管理系统建设1.选择适合本单位档案管理需求的电子档案管理系统，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。2.按照档案分类方案和编号规则，对电子档案进行分类、编号和著录，建立电子档案数据库。3.将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本，并与电子档案数据库进行挂接，实现纸质档案与电子档案的关联管理。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行数据备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。2.建立电子档案存储环境的监控机制，及时发现和处理存储设备故障、数据丢失等问