农危改档案管理制度

PAGE农危改档案管理制度一、总则（一）目的为加强农村危房改造（以下简称“农危改”）档案管理，确保农危改档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农危改工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责实施的农危改项目档案管理工作，涵盖项目申报、审批、实施、验收等全过程形成的各类文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映农危改项目的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理项目各阶段的文件材料，确保档案资料完整无缺。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规、行业标准以及本公司/组织的相关规定，保证档案格式、内容规范统一。4.保密性原则：对涉及农户个人隐私、项目敏感信息等档案资料严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善农危改档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好农危改档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理农危改项目档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）项目实施部门职责1.负责本部门在农危改项目实施过程中形成文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、查阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）项目负责人职责1.对本项目档案管理工作负总责，确保项目档案的完整、准确、及时归档。2.督促项目工作人员按照档案管理要求做好文件材料的收集、整理工作，协调解决档案管理工作中出现的问题。（四）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极为档案查阅利用提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记档案利用情况。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目申报阶段：包括农户申请材料、村（居）委会评议记录、乡镇审核意见、县级审批文件及相关公示材料等。2.项目实施阶段：工程建设合同、施工图纸、施工日志、材料检验报告、质量验收记录、资金拨付凭证、变更记录等。3.项目验收阶段：验收申请、验收报告、验收照片、农户反馈意见等。4.其他与农危改项目相关的文件材料，如政策文件、会议纪要、培训资料等。（二）收集要求1.项目实施部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保各类文件材料及时、准确收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.按照项目类别和时间顺序进行分类，同一项目的文件材料集中整理。2.每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制文件材料目录，目录应包含文件编号、题名、日期、保管期限等内容，做到目录与档案内容相符。4.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。5.按照档案装订要求，将文件材料左侧对齐，采用线装或胶装方式装订，保持整齐牢固。四、档案分类与编号（一）分类标准1.项目申报类：按照申报流程和审批层级，分为农户申请、村级评议、乡镇审核、县级审批等类别。2.项目实施类：根据工程建设环节，分为工程合同、施工管理、质量验收、资金管理等类别。3.项目验收类：按照验收主体和验收结果，分为验收申请、验收报告、验收备案等类别。4.政策法规类：收集国家及地方有关农危改的政策文件、法规标准等。5.其他类：包括会议纪要、培训资料、工作简报等不属于以上分类的文件材料。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+项目类别+流水号”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示项目类别代码，“001”表示流水号。2.项目类别代码根据上述分类标准进行设定，如“SB”表示项目申报类，“SS”表示项目实施类，“YS”表示项目验收类，“ZC”表示政策法规类，“QT”表示其他类。五、档案保管与保护（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。3.在档案存放位置应设置明显的标识，标明档案类别、年度、起止编号等信息。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时修复或复制。2.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，保持库房干燥通风。3.加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案安全。4.对电子档案应定期进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，要采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改或泄露。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅农危改档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及农危改项目的外部单位或个人查阅档案的，须持有单位介绍信，并经本公司/组织相关领导批准，档案管理部门方可提供查阅服务。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅要求提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录范围。（三）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出本公司/组织指定场所。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则。2.根据农危改项目档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保既不丢失有价值的档案，又不保留无保存意义的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目实施部门负责人、相关业务人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管：涉及农危改项目的重要政策文件、项目审批文件、验收报告、资金审计报告等具有长远查考利用价值的档案。2.长期保管：项目实施过程中的主要文件材料，如工程合同、施工图纸、质量验收记录等，保管期限为[X]年。3.短期保管：一般性的文件材料，如项目申报过程中的农户申请副本、村级评议记录等，保管期限为[X]年。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.