资料员档案室管理制度

PAGE资料员档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料员档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有资料员档案室的管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用及销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司资料员档案室对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议等。2.业务管理类：涵盖公司各业务部门在经营活动中产生的各类文件、报表、统计资料、市场调研分析报告、客户档案等。3.项目管理类：涉及公司各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.财务审计类：包含公司财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。5.技术研发类：包括公司的技术研发成果、专利文件、技术标准、工艺文件、产品设计图纸等。6.其他类：如公司获得的荣誉证书、资质证书、宣传资料、音像资料等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保各类文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为一级类目、二级类目、三级类目等，具体分类如下：行政管理类：可分为公司文件、行政事务、人力资源、合同管理等二级类目。业务管理类：根据不同业务领域进一步细分，如市场营销、生产管理、质量管理等二级类目。项目管理类：按照项目类型或项目阶段进行分类，如工程项目、科研项目等二级类目。财务审计类：分为财务报表、会计核算、审计监督等二级类目。技术研发类：可分为技术成果、技术标准、产品设计等二级类目。其他类：根据具体内容分为荣誉资质、宣传资料、音像资料等二级类目。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式，如“XZGL001”表示行政管理类中的第一份文件。3.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。三、档案资料的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理完毕，并移交至资料员档案室进行归档。2.对于重大项目或重要事件形成的档案资料，应在项目结束或事件处理完毕后的一个月内及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照整理要求对档案资料进行初步整理，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案资料移交至资料员档案室。2.资料员档案室接收档案资料后，对移交清单进行核对，并对档案资料进行再次整理和审核，确保归档资料的质量。3.审核无误后，将档案资料按照分类编号顺序进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，完成归档工作。四、档案资料的保管（一）保管环境1.资料员档案室应具备良好的保管条件，保持室内清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，配备必要的消防器材、监控设备、防虫药品、除湿机等。（二）档案装具1.选用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案资料能够安全存放。2.档案装具应进行编号标识，便于查找和管理。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案资料的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于保管期限已满的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁处理。（四）档案清查与盘点1.定期对档案资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查盘点过程中发现的问题，应及时进行记录和处理，并形成清查报告。五、档案资料的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，方可到资料员档案室办理借阅手续。2.涉及公司机密的档案资料，需经公司分管领导审批后方可借阅。3.外单位人员因特殊原因需要查阅公司档案资料的，应提前向公司提出书面申请，经公司总经理批准后，由资料员档案室安排专人陪同查阅，并严格遵守公司的保密规定。（二）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.对于重要或机密档案资料，借阅期限应根据实际情况从严控制。（三）借阅登记1.资料员档案室应对档案资料的借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案编号及名称等信息。2.借阅人归还档案资料时，资料员档案室应进行认真核对，确保档案资料完好无损，并在借阅登记册上注明归还情况。（四）档案利用1.鼓励公司员工充分利用档案资料，为公司的各项工作提供参考和支持。2.如需复印、摘录档案资料，应经资料员档案室同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的档案资料应妥善保管，不得擅自传播或用于其他非工作目的。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，防止信息泄露。3.在档案资料的整理、归档、保管、借阅等过程中，严格遵守保密规定，严禁无关人员接触机密档案资料。（二）安全管理1.建立健全档案资料安全管理制度，加强对档案室的安全防范工作，确保档案资料的安全。2.定期检查档案室的安全设施设备，如消防器材、监控设备等，确保其正常运行。3.加强对档案室人员的安全教育，提高安全意识，防止发生火灾、盗窃、泄密等安全事故。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限已满的档案资料进行鉴定，成立档案鉴定小组，由公司分管领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组根据档案资料的保存价值和历史意义，对档案资料进行逐一审查，提出鉴定意见，确定是否需要销毁。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、名称、数量、销毁原因等信息，经公司总经理批准后，方可进行销毁。2.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应一式两份，一份留存资料员