创卫档案收集保管制度

PAGE创卫档案收集保管制度一、总则（一）目的为加强创卫档案的收集、整理和保管工作，确保创卫档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥创卫档案在创卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在创卫工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的收集、保管和利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则：创卫档案由公司/组织指定的专门部门或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：收集的创卫档案应真实反映创卫工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集创卫工作各个环节形成的档案，确保档案内容完整无缺。4.及时性原则：及时收集、整理创卫档案，避免档案积压和散失。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的创卫档案，应严格保密，防止泄露。二、档案收集（一）收集范围1.创卫工作规划、计划、方案、总结等文件。2.创卫工作会议记录、纪要、决议等。3.创卫工作检查、考核、评估等相关资料。4.创卫宣传资料、图片、影像等。5.创卫工作中涉及的各类报表、统计数据等。6.创卫工作中形成的各类文件、报告、请示、批复等。7.创卫工作中签订的各类合同、协议等。8.创卫工作中涉及的其他相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门创卫档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.收集的创卫档案应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂抹、损毁。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。4.收集的创卫档案应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的保管和利用。（三）收集流程1.各部门在创卫工作完成后，应及时将本部门形成的档案资料进行整理，并移交至公司/组织指定的档案管理部门。2.档案管理部门在收到各部门移交的档案资料后，应进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。3.对于不符合要求的档案资料，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充或修正。4.档案管理部门应将核对无误的档案资料进行分类、编号，并登记造册。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（二）整理方法1.分类：根据创卫档案的内容和性质，将档案分为不同的类别，如综合类、宣传类、检查类、考核类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案整理的及时性和准确性。2.整理过程中应认真核对档案资料的内容，确保档案资料的真实性和完整性。3.整理后的档案应符合相关的档案管理标准和规范，便于保管和利用。四、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，用于存放创卫档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.在档案库房内，应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，用于存放档案资料。档案架、档案柜应排列整齐，便于查找和利用。（二）保管方式1.纸质档案应采用纸质载体进行保管，并按照档案编号顺序进行排列存放。2.电子档案应采用电子载体进行保管，并进行备份存储。备份存储应采用多种存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，并分别存储在不同的地点。3.对于重要的创卫档案，应进行加密存储，确保档案的安全性和保密性。（三）保管期限1.创卫档案的保管期限应根据档案的重要性和价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.对于涉及重要事项、具有长期查考利用价值的创卫档案，应永久保管。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色、变质等档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和可用性。3.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案资料。4.档案库房应配备必要的消防、安全设备，并定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门在开展创卫工作时，可查阅相关的创卫档案资料。2.上级主管部门、政府部门等在检查、考核本公司/组织创卫工作时，可查阅相关的创卫档案资料。3.其他单位或个人因工作需要，经公司/组织批准后，可查阅相关的创卫档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：对于需要借阅的档案资料，利用者应填写借阅申请表，经公司/组织批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：对于需要复制的档案资料，利用者应填写复制申请表，经公司/组织批准后，方可复制。复制应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件一致。（三）利用要求1.利用者应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。2.利用者在查阅、借阅档案资料时，应严格遵守档案管理的各项规定，不得将档案资料带出档案库房或转借他人。3.利用者在利用档案资料后，应及时归还档案管理人员，并做好归还登记工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据，对创卫档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。3.充分考虑创卫档案的现实利用价值和历史保存价值，合理确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由公司/组织分管领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.鉴定小组对保管期满的创卫档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。3.对于涉及重要事项、具有长期查考利用价值的档案，应进行重点审查，确保档案的留存。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。2.销毁清册应经公司/组织分管领导审核批准。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案管理人员职责（一）档案收集职责1.负责制定档案收集计划，明确收集范围、要求和时间节点。2.定期督促各部门及时收集创卫档案资料，并进行检查和指导。3.对收集到的档案资料进行初步整理和分类，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理职责1.按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案资料进行系统整理。2.编制档案目录，建立档案索引，便于档案的查找和利用。3.对整理后的档案进行装订、编目等工作，确保档案的规范性和可读性。（三）档案保管职责1.负责档案库房的日常管理，确保档案库房的安全和整洁。2.按照档案保管的要求，对档案进行分类存放，并定期进行检查和清点。3.对破损、褪色、变质等档案进行及时修复或复制，确保档案的完整性和可用性。4.严格遵守档案保管的各项规定，做好档案的保密工作，防止档案泄露。（四）档案利用职责1.负责接待档案利用者，提供档案查阅、借阅等服务。2.按照档案利用的规定和程序，办理档案查阅、借阅、复制等手续。3.对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的利用动态。4.定期对档案利用效果进行分析和总结，为档案管理工作提供参考依据。（五）档案鉴定与销毁职责