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PAGE档案管理制度豆丁网一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应齐全完整，涵盖公司工作的各个方面，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。4.对档案的查阅、借阅进行审核和登记，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，提出档案的存毁意见，经批准后组织实施。6.负责档案的统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。7.指导和监督各部门档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合管理部。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，确保本部门档案的安全。4.积极配合综合管理部做好档案管理的各项工作，接受综合管理部的指导和监督。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照印章等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。3.财务审计类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同等。5.技术研发类：包括研发项目资料、技术方案、专利证书、产品图纸等。6.生产管理类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等。7.物资采购类：包括采购合同、供应商资料、物资库存等。8.项目管理类：包括项目立项文件、项目进度报告、项目验收资料等。9.企业文化类：包括公司宣传资料、文化活动记录、企业荣誉等。10.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：用两位数字表示，如行政管理类为“01”，人力资源类为“02”等。2.年度：用四位数字表示，如“[具体年份]”。3.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号，用三位数字表示。例如，行政管理类[具体年份]的第123份档案编号为“01[具体年份]123”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门的工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.各类会议记录、纪要、决议等。4.业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、统计资料等。5.技术文件、图纸、专利证书、科研成果等。6.员工的人事档案、培训记录、考核资料、奖惩文件等。7.公司的宣传资料、文化活动记录、企业荣誉证书等。8.其他与本部门工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集责任人应定期对本部门的文件材料进行收集、整理，防止文件材料的散失。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的完整性。4.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.按照档案编号规则，对档案进行编号。4.对档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行整理，同一类文件按发文时间先后排列。2.人力资源类档案：按照员工类别、档案内容进行整理，如人事档案按员工姓名顺序排列，培训记录按培训时间顺序排列。3.财务审计类档案：按照会计年度、档案类别进行整理，如会计凭证按月份顺序排列，审计报告按审计时间顺序排列。4.市场营销类档案：按照项目、客户等类别进行整理，如市场调研报告按项目名称顺序排列，销售合同按客户名称顺序排列。5.技术研发类档案：按照研发项目、技术类别进行整理，如研发项目资料按项目编号顺序排列，产品图纸按产品型号顺序排列。6.生产管理类档案：按照生产流程、设备类别进行整理，如生产计划按生产周期顺序排列，设备管理档案按设备编号顺序排列。7.物资采购类档案：按照采购项目、供应商等类别进行整理，如采购合同按采购项目名称顺序排列，供应商资料按供应商名称顺序排列。8.项目管理类档案：按照项目阶段、项目编号进行整理，如项目立项文件按项目立项时间顺序排列，项目进度报告按报告时间顺序排列。9.企业文化类档案：按照文化活动类别、时间顺序进行整理，如公司宣传资料按宣传主题顺序排列，企业荣誉证书按获得时间顺序排列。10.其他类档案：根据档案内容的特点，参照上述方法进行整理。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值，并在保管期限届满后仍需继续保存的档案，列为长期保管，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[具体年限]年。（二）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。5.在档案保管期限届满前，应进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称等信息。3.查阅人员应在指定的档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部档案管理人员同意，并进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人根据借阅申请表进行审批，同意借阅的，在申请表上签字，并通知档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、借阅档案名称、借阅期限等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅期限届满后，借阅人员应及时将档案归还综合管理部档案管理人员，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅。2.查阅、借阅档案时，应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.查阅、借阅档案后，应及时归还，不得擅自留存或带出公司。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定标准如下：1.对公司有重要历史价值、长期查考利用价值的档案，列为永久保管。2.对公司一般工作活动有查考利用价值，在较长时间内仍需保存的档案，列为长期保管。3.对公司一般性工作活动，在较短时间内已无查考利用价值的档案，列为短期保管。4.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出档案的存毁意见，填写《档案鉴定销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。2.《档案鉴定销毁清册》经公司领导审批后，由综合管理部负责组织档案销毁工作。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在《档案鉴定销毁清册》上签字确认。4.《档案鉴定销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级主管部门报送。档案统计报表应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期将本