物业档案管理制度不健全

PAGE物业档案管理制度不健全一、总则（一）目的物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分，为了加强物业档案的科学管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司管理的所有物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义物业档案是指在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括物业规划设计资料、业主及住户资料、物业维修保养记录、物业经营管理资料等。（四）管理原则物业档案管理遵循集中统一管理、真实准确、完整安全、便于利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理物业项目的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.积极开发利用档案信息资源，为物业管理决策、日常工作及业主服务提供依据和支持。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管，确保档案的真实、完整。3.在工作中需要查阅档案时，可以向档案管理部门提出申请，经批准后按照规定查阅和使用。4.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.具备专业的档案管理知识和技能，熟悉物业管理业务，能够熟练运用档案管理软件进行档案管理工作操作。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、借阅登记等，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案信息资源的开发利用工作，为物业管理提供有效的档案服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业规划设计资料：包括规划图纸、建筑设计方案、环境设计方案、配套设施设计资料等。2.业主及住户资料：包括业主入住登记表、身份证复印件、购房合同复印件、联系方式、房屋验收资料、装修申请表及审批资料等。3.物业维修保养记录：包括房屋及附属设施设备的维修保养计划、维修记录、更换零部件记录、设备运行记录、安全检查记录等。4.物业经营管理资料：包括租赁合同、租金收缴记录、停车管理记录、广告经营记录、物业费用收支账目等。5.物业管理文件：包括公司文件、项目管理制度、会议纪要、工作通知、各类报告、应急预案等。6.其他资料：包括与物业管理相关的照片、录像、录音、电子文档等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于重要的文件资料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.区分不同价值，便于保管和利用，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。3.分类科学，编号规范，便于检索和查询。（四）整理方法1.按照档案的类别进行分类，如物业规划设计资料、业主及住户资料、物业维修保养记录、物业经营管理资料、物业管理文件等。2.对每一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列，确定档案的顺序号。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.对档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.物业规划设计资料类：按照规划设计的不同阶段和内容进行分类，如总体规划、建筑设计、景观设计等。2.业主及住户资料类：按照业主姓名或房号进行分类，同时按照资料的性质进行细分，如入住资料、装修资料、费用缴纳资料等。3.物业维修保养记录类：按照房屋及附属设施设备的类别进行分类，如房屋本体、给排水系统、供电系统、电梯系统等。4.物业经营管理资料类：按照经营管理的业务类型进行分类，如租赁管理、停车管理、广告经营等。5.物业管理文件类：按照文件的性质和用途进行分类，如公司文件、项目管理制度、会议纪要、工作通知等。（二）编号规则1.档案编号采用“类别代码+顺序号”的形式，类别代码采用大写字母表示，顺序号采用阿拉伯数字表示。2.具体编号如下：物业规划设计资料类：GY业主及住户资料类：YZ物业维修保养记录类：WX物业经营管理资料类：JY物业管理文件类：GL3.例如，某份物业规划设计资料的编号为GY001，表示该资料是物业规划设计资料类中的第1份档案。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.库房内配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式，对重要的档案资料进行备份，确保档案的完整性和安全性。2.纸质档案按照类别和编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.电子档案按照类别和编号进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和查询。（三）保管期限1.物业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。2.具体档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）档案保护措施1.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的可读性。3.采取有效的防虫、防潮、防尘、防鼠等措施，防止档案受到损坏。4.对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅，并严格限制查阅范围。3.业主及住户因特殊原因需要查阅本人相关档案时，需携带有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门核实身份后，在指定地点查阅。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请审批：申请表经所在部门负责人或相关领导批准后，交档案管理部门。3.查阅登记：档案管理部门根据申请表提供档案，并进行查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称及编号等信息。4.查阅使用：查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。5.查阅归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记本上注明归还时间。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需重新办理借阅手续。3.涉及重要机密的档案，原则上不得借阅，确因工作需要借阅的，需经公司分管领导批准，并严格按照规定进行管理。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请审批：申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，交档案管理部门。3.借阅登记：档案管理部门根据申请表提供档案，并进行借阅登记，记录借阅人员姓名及部门、借阅时间、借阅档案名称及编号、预计归还时间等信息。4.借阅签字：借阅人员在档案管理部门领取档案时，需在借阅登记本上签字确认。5.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员核对无误后，在借阅登记本上注明归还时间，并注销借阅记录。如借阅人员未能按时归还档案，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.对已超过保管期限且确无保存价值的数据资料，经档案鉴定小组审核，报公司领导批准后进行销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案管理部门对拟销毁的档案进行清理核对，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审核批准：《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核后，报公司领导批准。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程中应确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.监销记录：销毁档案时，