北京建设项目档案管理制度

PAGE北京建设项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目建设、运营及后续维护提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内所有新建、改建、扩建的建设项目，包括房屋建筑、市政基础设施、交通工程、水利工程等各类工程项目。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.统一领导、分级管理原则建设项目档案管理工作实行统一领导，各参建单位在各自职责范围内负责项目档案的收集、整理、归档等工作，并接受建设单位的监督和指导。2.同步管理原则项目档案管理工作应与项目建设进程同步，做到工程进度与档案形成进度相匹配，确保档案记录的真实性和完整性。3.规范标准原则严格按照国家和北京市有关档案管理的规范标准进行项目档案管理，保证档案质量符合要求。4.安全保密原则加强项目档案的安全保密管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息安全。二、管理职责（一）建设单位职责1.负责制定本项目档案管理制度和工作流程，明确各参建单位档案管理职责。2.组织、协调和监督各参建单位的档案管理工作，定期检查项目档案管理情况。3.负责收集、汇总各参建单位移交的项目档案，进行统一整理、归档和保管。4.负责向北京市相关档案管理部门报送项目档案，并办理档案验收手续。5.负责项目档案的开发利用，为项目建设、运营及相关工作提供档案信息支持。（二）勘察单位职责1.负责收集、整理本单位在项目勘察过程中形成的各类文件资料，包括勘察报告、图纸、原始记录等。2.按照档案管理要求，对勘察文件资料进行分类、编号、装订，确保文件资料的完整性和规范性。3.在项目竣工验收前，将整理好的勘察档案移交建设单位。（三）设计单位职责1.负责收集、整理本单位在项目设计过程中形成的各类文件资料，包括设计图纸、计算书、设计变更通知等。2.对设计文件资料进行审核、校对，确保文件资料的准确性和完整性。3.按照档案管理要求，对设计文件资料进行分类、编号、装订，形成设计档案。4.在项目竣工验收前，将设计档案移交建设单位。（四）施工单位职责1.负责收集、整理本单位在项目施工过程中形成的各类文件资料，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、施工日志等。2.建立健全项目施工档案管理制度，明确档案管理人员职责，确保施工档案的及时收集和整理。3.按照档案管理要求，对施工文件资料进行分类、编号、装订，保证施工档案的质量。4.在项目竣工验收前，将施工档案移交建设单位，并配合建设单位进行档案整理和归档工作。（五）监理单位职责1.负责收集、整理本单位在项目监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。2.对监理文件资料进行审核、把关，确保文件资料的真实性和有效性。3.按照档案管理要求，对监理文件资料进行分类、编号、装订，形成监理档案。4.在项目竣工验收前，将监理档案移交建设单位。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.勘察设计文件包括勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、工程质量检验记录、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.监理文件包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件包括竣工验收报告、工程质量保修书等。6.其他文件与项目建设有关的会议纪要、协议、合同、往来函件等。（二）收集要求1.各参建单位应指定专人负责项目档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.对重要的文件资料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、编号规范、排列有序、便于查找。3.纸质档案与电子档案应同时整理，确保两者内容一致。（四）整理方法1.分类按照项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.编号对每一类文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订对纸质文件资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各参建单位应在项目竣工验收前，将整理好的项目档案移交建设单位。2.建设单位应在收到各参建单位移交的档案后，及时进行审核、整理和归档。3.归档的档案应符合档案管理要求，做到分类准确、编号规范、装订整齐、目录清晰。（二）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要是反映项目建设全过程的重要文件资料；长期保存的档案为项目建设过程中具有重要价值的文件资料，保管期限一般为10年以上；短期保存的档案为项目建设过程中一般性文件资料，保管期限一般为5年以下。2.具体保管期限按照国家和北京市有关档案管理规定执行。（三）保管方式1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对纸质档案应进行分类存放，建立档案索引，便于查找。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（四）档案借阅与利用1.本单位内部人员因工作需要借阅项目档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅项目档案的，应持有单位介绍信，经建设单位档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅档案时，必须在档案管理人员的监督下进行，不得擅自摘抄、复制或转借。3.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理。五、档案验收（一）验收组织1.建设项目档案验收由北京市相关档案管理部门组织实施。2.建设单位应在项目竣工验收前，向档案管理部门报送档案验收申请，并提交项目档案整理情况报告。（二）验收内容1.档案的完整性检查档案资料是否齐全，是否涵盖项目建设全过程的各个环节。2.档案的准确性审核档案资料的内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的系统性检查档案资料的分类、编号、排列是否符合要求，是否便于查找和利用。4.档案的整理质量检查档案的装订、编目等整理工作是否符合规范。（三）验收程序1.档案管理部门收到建设单位的档案验收申请后，组织验收人员对项目档案进行现场检查。2.验收人员按照验收内容进行逐一检查，并填写档案验收意见。3.对验收合格的项目，档案管理部门出具档案验收合格证明；对验收不合格的项目，提出整改意见，建设单位应在规定期限内完成整改，并重新申请档案验收。六、监督与考核（一）监督检查1.建设单位应定期对各参建单位的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.北京市相关档案管理部门不定期对建设项目档案管理情况进行抽查，对违反档案管理规定的行为依法进行处理。（二）考核评价1.建立建设项目档案管理考核评价机制，对各参建单位的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案