公路档案三合一制度

PAGE公路档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公路档案管理，确保公路档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本公路档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在公路规划、设计、建设、养护、管理等业务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公路业务活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖公路业务全过程的各类文件、资料应齐全完整。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：按照一定的逻辑和分类方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性。5.安全性原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善公路档案三合一制度，并监督执行。指导、协调各部门的档案收集、整理、归档工作。负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管、利用等工作。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。2.各业务部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步归档工作。明确专人负责档案管理工作，确保档案资料及时、准确地移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。二、公路档案分类与编号（一）公路档案分类1.规划类：包括公路规划文件、规划图纸、规划调研报告等。2.设计类：设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.建设类：项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、施工许可证、工程招投标文件、施工合同、施工组织设计、工程质量检验报告、工程进度报告、工程结算文件等。4.养护类：养护计划、养护记录、养护工程文件、路况检测报告等。5.管理类：路政管理文件、交通安全管理文件、收费管理文件、运营管理文件等。6.其他类：与公路业务相关的科研成果、技术标准、会议文件、培训资料等。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，以“大类代码+小类代码+流水号”的形式进行编号。2.大类代码用一位大写字母表示，如：规划类用“G”表示，设计类用“S”表示，建设类用“J”表示，养护类用“Y”表示，管理类用“M”表示，其他类用“Q”表示。3.小类代码根据大类下的具体分类设置，用两位数字表示，如：规划类中的规划文件用“01”表示，规划图纸用“02”表示等。4.流水号用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如，某份建设类的工程招投标文件编号为“J030001”。三、公路档案收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件、资料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录像等各种载体形式。3.对于重要的文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（二）整理要求1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、合理。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，保持档案的整齐、牢固。3.对电子档案进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。电子档案应按照分类要求进行文件夹命名，并建立相应的索引目录。4.对照片、录像等特殊载体档案进行编号、标注说明，并与相关纸质或电子档案建立关联。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等基本信息，确保目录清晰、准确，便于查阅。四、公路档案归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在每年年底前，将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.归档后的档案应按照编号顺序依次上架存放，确保档案存放有序，便于查找。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的实体安全。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于通风和管理。3.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.建立档案保管期限表，根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。五、公路档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.优先满足公司/组织内部业务工作的需要，为公路规划、设计、建设、养护、管理等提供有效支持。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.根据利用者的特殊需求，档案管理部门可提供档案的数字化加工服务，将相关档案转换为电子文档供利用者使用。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、公路档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案保管期限表和公司/组织的实际情况，对达到保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、相关专家等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和历史意义，确定其是否具有保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，综合分析档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司/组织负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档