档案室哪六项制度

PAGE档案室哪六项制度档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、会议纪要等。2.人事档案类：涵盖员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核、晋升任免等相关材料。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案类：根据公司业务类型，如销售业务、采购业务、生产业务等，分别设立相应的业务档案类别，用于存放业务活动中产生的各类文件、合同、订单、报表等。5.项目档案类：针对公司开展的各类项目，按项目名称分类，收集项目立项、规划、实施、验收等各阶段形成的文件资料。6.其他档案类：包括公司荣誉证书、资质证书、印章使用记录、固定资产档案等其他具有保存价值的文件材料。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的编码方式，确保各类档案编号具有唯一性。2.编号结构为：档案类别代码+年份+流水号。例如，行政文件类档案编号为XZ20XX001，其中“XZ”为行政文件类代码，“20XX”为年份，“001”为流水号。3.档案类别代码具体如下：行政文件类：XZ人事档案类：RS财务档案类：CW业务档案类：YW项目档案类：XM其他档案类：QT三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于外来文件，如上级主管部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由相关接收部门负责收集，并及时移交档案室。3.员工个人在工作中形成的与公司业务相关的文件材料，应在完成工作任务后一周内主动提交至所在部门的档案管理人员。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持原件的完整性，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。4.按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一类别的文件应编写页码。5.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录清晰准确，便于查找。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门档案管理人员在完成文件材料的整理后，应及时填写档案移交清单，将档案移交至公司档案室。2.档案室档案管理人员对接收的档案进行核对，确认无误后，在档案移交清单上签字，并将档案按照分类编号顺序上架存放。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子目录，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查询和利用。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限划分如下：永久保管：涉及公司重大决策、重要资产权益、核心技术等具有长远历史意义和查考价值的档案。长期保管：反映公司主要业务活动、经营管理状况等在较长时间内有查考利用价值的档案。短期保管：在较短时间内有参考价值的一般性文件材料。3.档案管理人员应定期对档案的保管期限进行审查，对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备、防虫药品等。3.保持档案室清洁卫生，定期进行通风换气，确保室内温湿度符合档案保管要求。一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人需经公司保密管理部门审核同意，并在查阅过程中严格遵守保密规定。3.外部单位或个人查阅公司档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请人提交《档案查阅申请表》至档案室。2.档案室档案管理人员根据申请表内容，查找并提供相应档案。3.查阅人员在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上注明归还日期。（三）利用限制1.档案的利用应严格遵循档案的原始性和真实性原则，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。2.未经公司书面授权，任何单位或个人不得将公司档案提供给第三方使用或公开披露。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，利用过程中应采取严格的保密措施，防止信息泄露。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息，并附上档案鉴定工作报告。（三）销毁程序1.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批同意后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，参与监督的人员应签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录及相关电子记录中予以注明，并永久保存销毁记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，确保信息化建设工作有序推进。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi。2.数字化加工过程中，应确保扫描图像清晰、完整，色彩还原准确，对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，保证图像质量。3.建立数字化档案数据库，将扫描后的电子档案按照档案分类编号规则进行存储，并与档案目录信息进行关联，实现档案信息的快速检索和查询。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。2.员工可通过公司内部网络或办公系统，在线申请查阅档案，档案管理人员可实时进行审批和提供服务，提