养护档案管理制度范本

PAGE养护档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司养护档案的管理，确保养护档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与养护工作相关的档案管理，包括但不限于养护计划、养护记录、养护报告、设备维护档案、设施检查档案等。（三）基本原则1.真实性原则：养护档案应如实反映养护工作的实际情况，确保档案信息的真实性。2.完整性原则：涵盖养护工作全过程的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：按照一定的分类和逻辑顺序进行整理归档，便于查询和利用。5.保密性原则：对涉及公司机密或敏感信息的养护档案，严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善养护档案管理制度，并监督执行。指导和协助各部门做好养护档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。定期对养护档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。2.养护业务部门负责本部门养护档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实性和完整性。按照规定的时间和要求，将整理好的养护档案移交档案管理部门。配合档案管理部门做好养护档案的查询、借阅等利用工作。3.相关人员参与养护工作的所有人员有责任及时、准确地记录养护相关信息，并将其整理成档案资料。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.养护计划：包括年度养护计划、月度养护计划、专项养护计划等，明确养护工作的目标、任务、时间安排和责任人。2.养护记录：日常养护工作记录，如设备巡检记录、设施清洁记录、绿化养护记录等。养护维修记录，包括维修项目、维修时间、维修人员、维修材料及费用等。养护质量检查记录，对养护工作质量进行检查的结果记录。3.养护报告：养护工作阶段性总结报告、年度养护工作报告等，分析养护工作成效、存在问题及改进措施。4.设备维护档案：设备基本信息档案，包括设备名称、型号、规格、购置时间、技术参数等。设备维护保养记录，如定期保养记录、故障维修记录、润滑记录等。设备维修档案，包括维修申请、维修方案、维修记录、维修验收等。设备更新改造档案，记录设备更新改造的原因、过程、费用等。5.设施检查档案：设施定期检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等。设施安全检查档案，涉及设施安全隐患排查及整改情况。设施损坏修复档案，记录设施损坏原因、修复过程及结果。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责养护档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.养护档案应随养护工作的开展同步形成，做到实时记录、及时归档。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。（三）整理方法1.分类：根据养护档案的内容和性质，进行分类整理。可分为设备养护档案、设施养护档案、绿化养护档案等大类，每大类再细分若干小类。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用年份+类别+流水号的方式。3.编目：编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速查找和核对。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.养护业务部门在完成档案资料的收集和整理后，填写档案移交清单，将档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.审核通过后，档案管理部门按照分类和编号顺序，将档案存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的养护记录、临时性的养护报告等。2.中期档案：保管期限为510年，如年度养护计划执行情况报告、设备常规维护记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要设备的维护档案、设施的重大维修改造档案、涉及公司核心资产的养护档案等。（三）保管要求1.档案库房：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案装具：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。3.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、丢失等情况，发现问题及时处理。5.电子档案保管：对于电子养护档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和可读取性。四、档案的利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅养护档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限和保密级别确定是否批准借阅。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司相关领导审批后方可借阅。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，应承担相应的责任。（二）查阅1.公司内部人员查阅养护档案，可直接到档案管理部门进行查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并协助查阅人员查找所需档案。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人员姓名、查阅档案名称及编号等信息。3.查阅档案时，应保持安静，爱护档案资料，不得在档案上圈划、批注或污损。（三）复制1.因工作需要复制养护档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门对复制申请进行审核，根据档案的保管期限和保密级别确定是否批准复制。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司相关领导审批后方可复制。3.复制档案应使用档案管理部门指定的设备和方式，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的养护档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及专业技术人员参加。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。（二）销毁1.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。六、档案信息化管理（一）系统建设建立养护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据录入档案管理部门应及时将纸质养护档案录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。录入的数据应准确、完整，便于查询和利用。（三）系统维护定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。加强系统安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法访问。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门养护档案的管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.对监督检查中发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将养护档案管理工