法治档案管理制度

PAGE法治档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司法治档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司法治建设中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在法治工作中形成的各类档案，包括但不限于合同协议、法律纠纷案件材料、合规审查记录、法治宣传资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司法治档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司法治工作的全过程。3.安全保密原则采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。对涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，严格遵守保密规定。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司法治档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常档案管理工作。3.建立法治档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.对已超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.负责本部门法治档案的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和整理，保证档案质量。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常保管和利用工作。4.配合档案管理部门开展档案清查、核对、鉴定和销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。2.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理流程。3.负责档案的具体管理工作，确保档案的整理规范、编目准确、保管安全。4.积极为公司各部门提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.合同协议类包括各类业务合同、租赁合同、采购合同、销售合同、技术合同、服务合同等，以及合同的补充协议、变更协议等相关材料。2.法律纠纷案件类涵盖案件的起诉状、答辩状、证据材料、庭审记录、判决书、裁定书、调解书等法律文书，以及案件处理过程中的相关请示、报告、会议纪要等。3.合规审查类合规审查报告、风险评估报告、内部审计报告、外部审计报告等与公司合规运营相关的文件。4.法治宣传资料类法治培训教材、宣传海报、宣传册、活动照片、视频等资料。5.其他类与公司法治工作相关的通知、决定、函件、会议记录、工作底稿等文件材料。（二）收集要求1.各部门应在法治工作完成后及时将相关档案材料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。不得拖延、遗漏或擅自销毁档案材料。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间顺序、重要程度等因素进行分类。具体分类如下：合同协议类：按照合同类型、签订时间等进行分类。法律纠纷案件类：按照案件性质、发生时间等进行分类。合规审查类：按照审查内容、审查时间等进行分类。法治宣传资料类：按照宣传主题、活动时间等进行分类。其他类：按照文件性质、时间顺序等进行分类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册保存。4.装订对纸质档案进行整齐、牢固的装订，去除金属物，确保档案的完整性和美观性。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度、性质和作用，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及公司重大权益、核心业务、重要历史事件等具有长远保存价值的档案，如公司章程、重大合同协议、重要法律纠纷案件档案等。2.长期保管保存期限在10年以上（含1年）的档案，如一般业务合同、常规合规审查报告、重要法治宣传资料等。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，如一般性通知、函件、工作底稿等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，并有防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储。电子档案应进行加密处理，并定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、泄密等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，要做好清查记录，对清查结果进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅法治档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅法治档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。3.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应定期报送公司领导和相关部门，为公司决策提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和公司法律顾问组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定意见应经公司分管领导批准后生效。（二）销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销。2.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。监销人员应