疾控中心档案管理制度

PAGE疾控中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强疾控中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在疾病预防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控中心各科室及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由综合档案室归口管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映疾控中心的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存疾控中心在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善疾控中心档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管和统计疾控中心各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编目、检索，积极开发档案信息资源，为疾控中心各项工作提供档案利用服务。4.指导各科室档案的收集、整理、归档工作，定期对各科室档案工作进行检查和考核。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。6.参与档案的鉴定、销毁工作，严格按照规定程序进行操作。（二）各科室职责1.负责本科室在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.积极配合综合档案室开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本科室档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、保管、借阅、利用等工作，严格按照操作规程进行操作。3.熟悉档案业务知识，不断提高档案管理水平，积极参与档案信息化建设。4.保守档案机密，维护档案安全，对违反档案管理制度的行为及时进行制止和纠正。5.做好档案管理的各项统计工作，及时准确上报档案统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与疾控中心工作相关的文件、指示、通知等。2.疾控中心在疾病预防控制、卫生监测、科研项目、行政管理等工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。3.疾控中心与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.疾控中心工作人员在各类会议、培训、学术交流等活动中形成的文件材料。5.反映疾控中心历史沿革、机构设置、人员变动等方面的文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，电子文件应确保其真实性、完整性和可读性。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制档号，填写卷内目录、备考表，装订成卷。2.科技档案：按照项目分类，对科研项目、卫生监测项目等文件材料进行整理，建立项目档案卷，编制档号，填写卷内目录、备考表等。3.会计档案：按照会计档案管理办法的规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，编制档号，填写卷内目录、备考表等。4.声像档案：按照照片、录音录像的形成时间、内容等进行分类整理，编制档号，填写照片（录音录像）说明、备考表等，并进行数字化存储。5.电子档案：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、监控设备等，保障档案保管环境的安全。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.对纸质档案应进行装订、编目、上架，保持档案的整齐美观；对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。（三）档案鉴定与销毁1.成立档案鉴定工作小组，由综合档案室牵头，各科室负责人参加，定期对档案进行鉴定。2.根据国家有关规定和疾控中心档案保管期限表，对已满保管期限的档案进行鉴定，确定其存毁。3.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经档案鉴定工作小组审核，报疾控中心领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。4.档案销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用范围1.为疾控中心内部各项工作提供档案查阅、借阅服务，支持疾病预防控制、卫生监测、科研项目、行政管理等工作的开展。2.为上级主管部门、相关单位及社会公众提供档案信息咨询服务，但涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案不得对外提供。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人签字，综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容，按时归还档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等，定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的疾控中心档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对电子档案进行规范化整理，按照档案管理信息系统的要求进行分类、编号、著录等，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应具有权限管理功能，不同用户根据其职责和权限可对档案进行相应的操作，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）数据安全1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。七、档案管理监督与考核（一）监督检查1.综合档案室定期对各科室档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对检查中发现的问题及时提出整改意见，督促各科室限期