保密档案室制度规定

PAGE保密档案室制度规定一、总则（一）目的为加强公司保密档案室的管理，确保公司机密信息的安全与完整，防止机密信息泄露、丢失或被非法获取、使用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保密档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、借阅人员、使用人员等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规以及行业标准，确保保密档案室管理工作合法合规。2.安全第一原则：将保障保密档案的安全放在首位，采取有效措施防止档案信息的损坏、丢失和泄露。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求和权限。4.规范操作原则：建立标准化的档案管理流程和操作规范，确保各项工作有序进行。二、保密档案室的建设与管理（一）选址与布局1.选址要求保密档案室应选择在安全、安静、便于管理的区域，远离人员流动频繁、嘈杂的场所。档案室所在建筑应具备良好的安全防护设施，如防盗门窗、监控系统等。2.布局设计档案室应分为档案存储区、整理区、查阅区等不同功能区域，各区域之间应进行合理分隔，确保档案管理工作互不干扰。存储区应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，如防火门、灭火器、除湿机、防虫药、防盗报警装置、防磁柜等。（二）人员配备1.档案管理人员档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和保密意识，经过专业培训，熟悉档案管理业务。档案管理人员应相对稳定，避免频繁更换，以保证档案管理工作的连续性和专业性。2.安全保卫人员配备专职或兼职的安全保卫人员，负责保密档案室的日常安全保卫工作，包括门禁管理、巡逻检查等。安全保卫人员应具备较强的责任心和安全意识，熟悉安全保卫工作流程和相关法律法规。（三）设施设备管理1.定期检查维护建立设施设备定期检查维护制度，对防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备进行定期检查，确保其正常运行。对检查中发现的问题及时进行维修或更换，记录设施设备的维护情况和维修记录。2.更新升级根据档案管理工作的发展和安全需求，适时对设施设备进行更新升级，提高保密档案室的安全防护能力。关注行业新技术、新设备的发展，积极引进先进的档案管理设施设备，提升档案管理工作的效率和质量。三、保密档案的分类与编号（一）分类标准1.按业务领域分类根据公司的业务范围，将保密档案分为行政管理类、财务审计类、市场营销类、技术研发类、人力资源类等不同类别。每类再根据具体业务内容进一步细分，如行政管理类可分为文件管理、会议纪要、印章管理等子类别。2.按保密级别分类将保密档案分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案是公司最重要的机密信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失；机密级档案是公司关键的机密信息，泄露后可能对公司产生较大影响；秘密级档案是公司一般性的机密信息，需要一定程度的保密措施。（二）编号规则1.编号组成保密档案编号由类别代码、级别代码、年份代码、流水号等部分组成。类别代码采用大写字母表示，如行政管理类为“XZ”，财务审计类为“CW”等；级别代码采用汉字表示，如绝密级为“绝密”，机密级为“机密”，秘密级为“秘密”；年份代码采用四位数字表示，如2023年为“2023”；流水号为阿拉伯数字，按顺序依次编排。2.编号示例例如，一份行政管理类的机密级档案，形成于2023年，其编号为“XZ机密2023001”。四、保密档案的收集与归档（一）收集范围1.公司内部产生的文件包括公司各部门起草、印发的各类文件、报告、通知、决议等。公司领导的重要批示、讲话记录等。2.业务活动资料市场营销活动中的客户资料、市场调研报告、营销策划方案等。技术研发过程中的项目文档、实验数据、技术图纸等。财务审计工作中的财务报表、审计报告、合同协议等。3.其他重要资料公司的资质证书、荣誉证书、商标专利等相关文件。涉及公司重大决策、重要会议的会议纪要、记录等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应指定专人负责本部门保密档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.真实准确：收集的档案资料应真实反映公司的业务活动和工作情况，内容准确无误。3.整理规范：收集上来的档案资料应进行初步整理，按照分类标准和编号规则进行分类编号，确保档案资料的规范性。（三）归档流程1.部门初审：各部门收集的档案资料在归档前，应由部门负责人进行初审，并签署初审意见。2.档案部门审核：档案管理人员对各部门提交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性、规范性等，对不符合要求的档案资料退回部门进行补充或修正。3.归档存储：审核通过的档案资料按照分类编号顺序进行归档存储，放入相应的档案柜或存储设备中，并建立档案目录索引，便于查询和管理。五、保密档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固耐用，具有良好的密封性和防火性能。按照档案类别和编号顺序排列档案，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，确保数据的安全性和可靠性。对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录索引，便于查找和管理。同时，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在异地，防止数据丢失。（二）保管要求1.专人负责：保密档案室应指定专人负责档案的保管工作，保管人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自离岗。2.环境维护：保持保密档案室的环境整洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。定期对档案室进行清洁消毒，防止档案发霉、虫蛀等。3.定期盘点：定期对档案进行盘点，检查档案的数量、完整性和存储状况。对发现的问题及时进行处理，并记录盘点情况。4.安全防范：加强保密档案室的安全防范措施，安装监控系统、门禁系统等，确保档案室的安全。严格限制无关人员进入档案室，对进入档案室的人员进行登记和检查。六、保密档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案查阅绝密级档案须经公司最高管理层批准，并由两名以上经过授权的人员同时在场查阅。查阅人员应填写绝密级档案查阅申请表，详细说明查阅目的、查阅内容等，经批准后方可查阅。2.机密级档案查阅机密级档案须经公司分管领导批准，由档案管理人员陪同查阅。查阅人员应填写机密级档案查阅申请表，注明查阅原因和查阅范围，经审核通过后进行查阅。3.秘密级档案查阅秘密级档案须经部门负责人批准，在档案管理人员的监督下查阅。查阅人员应在档案查阅登记表上签字，记录查阅时间、查阅内容等信息。（二）借阅流程1.借阅申请：因工作需要借阅保密档案的人员，应填写借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、借阅期限、借阅用途等。2.审批流程：借阅申请表经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。绝密级档案的借阅申请须经公司最高管理层批准，机密级档案的借阅申请须经公司分管领导批准，秘密级档案的借阅申请须经档案管理部门负责人批准。3.借阅登记：档案管理人员对批准后的借阅申请进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息，并发放借阅档案。4.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）查阅借阅限制1.查阅借阅地点：保密档案的查阅借阅应在保密档案室内进行，不得将档案带出档案室。如有特殊情况需要带出档案室的，须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。2.查阅借阅记录：档案管理人员应对查阅借阅情况进行详细记录，包括查阅借阅时间、人员、档案名称、编号、查阅内容、借阅期限等信息。查阅借阅记录应妥善保存，以备查询。3.禁止行为：查阅借阅人员不得擅自涂改、复印、拍照、传播保密档案内容，不得在档案上圈划、批注等。如因工作需要复印或拍照档案的，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。七、保密档案的传递与销毁（一）传递管理1.传递方式保密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。采用专人送达方式时，应由两名以上经过授权的人员负责传递，确保档案的安全。采用加密电子传输方式时，应使用公司规定的加密软件和传输渠道，确保传输过程中档案信息的保密性。2.传递登记：档案管理人员对保密档案的传递情况进行详细登记，记录传递时间、传递人员、档案名称、编号、接收部门或人员等信息。传递登记应妥善保存，以备查询。（二）销毁程序1.鉴定审批：对已失去保存价值的保密档案，由档案管理部门组织相关人员进行鉴定，填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、编号、形成时间、销毁理由等。经公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁实施：销毁保密档案应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等。销毁过程应由两名以上经过授权的人员在场监督，并记录销毁时间、地点、方式等信息。3.销毁记录：档案管理人员对保密档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁档案名称、编号、数量、销毁时间、地点、方式等信息。销毁记录应长期保存，以备查考。八、保密档案管理的监督与检查（一）内部监督1.定期检查：档案管理部门应定期对保密档案室的管理情况进行检查，包括档案存储状况、设施设备运行情况、查阅借阅记录等，及时发现和解决问题。2.不定期抽查：公司内部审计部门或其他相关部门应不定期对保密档案管理工作进行抽查，检查档案管理工作是否符合制度规定，是否存在违规行为。3.问题整改：对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受监管部门检查：积极配合国家有关监管部门对公司保密档案管理工作的检查，如实提供相关资料和信息，接受监管部门的监督指导。2.聘请专业机构审计：定期聘请专业的审计机构对公司保密档案管理工作进行审计，评估档案管理工作的合规性和有效性，发现问题及时进行整改。九、保密档案管理人员的职责与培训（一）管理人员职责1.档案管理：负责保密档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、传递、销毁等日常管理工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.安全维护：负责保密档案室的安全保卫工作，维护档案室的环境整洁和设施设备的正常运行，防止档案信息泄露、丢失或被非法获取。3.制度执行：严格遵守保密档案管理制度规定，监督检查其他人员对制度的执行情况，对违规行为及时进行制止和纠正。4.信息统计：定期对保密档案的管理情况进行统计分析，向上级领导汇报档案管理工作情况，为公司决策提供参考依据。（二）培训要求1.定期培训：档案管理部门应定期组织保密档案管理人员参加业务培训，培训内容包括档案管理知识、保密法律法规、安全防范技能等，提高管理人员的业务水平和综合素质。2.专项培训：根据档案管理工作的需要和新技术