会议室登记使用制度规范

PAGE会议室登记使用制度规范一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保会议室资源得到合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各团队及全体员工。（三）基本原则1.公平公正原则：所有员工在会议室使用上享有平等的权利，按照规定的流程进行申请和使用。2.合理安排原则：根据会议的实际需求，合理安排会议室的大小、使用时间等，避免资源浪费。3.先申请先使用原则：在多个申请冲突时，按照申请时间先后顺序确定会议室的使用。二、会议室分类及使用权限（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司级大型会议、培训、重要活动等。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门会议、项目讨论等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，适用于小组会议、一对一沟通等。（二）使用权限1.公司级会议：由公司高层领导或相关部门发起，可根据会议需求选择合适的会议室。2.部门会议：各部门自行组织的会议，优先使用本部门所在楼层或附近的会议室。如需使用其他楼层会议室，需提前与相关部门协调。3.跨部门会议：由发起部门负责协调会议室的使用，并提前通知相关部门参会人员。4.特殊情况：如因紧急事项需要临时使用会议室，在确保不影响其他正常使用的前提下，可由行政部门协调安排。三、会议室登记流程（一）申请前准备1.明确会议信息：申请人需提前确定会议主题、时间、参会人数、是否需要特殊设备（如投影仪、音响等）。2.选择合适会议室：根据会议规模和需求，在公司会议室预订系统中选择合适的会议室。如遇多个会议室可供选择，应优先考虑距离参会人员较近、设备齐全的会议室。（二）在线申请1.登录预订系统：申请人通过公司内部办公系统登录会议室预订平台。2.填写申请信息：在预订系统中详细填写会议主题、开始时间、结束时间、参会人数、会议室名称等信息。如有特殊设备需求，需在备注栏中注明。3.提交申请：确认信息无误后，点击提交按钮，将申请发送至行政部门审核。（三）行政审核1.审核时间：行政部门收到申请后，应在[X]个工作小时内进行审核。2.审核内容：检查申请信息是否完整、准确。根据会议室使用情况和资源分配原则，判断申请的会议室是否可用。对于多个申请冲突的情况，协调相关部门进行调整。3.审核结果反馈：审核通过后，行政部门在预订系统中标记“已审核通过”，并发送通知给申请人；审核不通过的，注明原因并反馈给申请人，申请人需根据反馈意见修改申请后重新提交。（四）确认与取消1.申请人确认：申请人收到审核通过通知后，应再次确认会议信息和会议室安排。如有变更，需及时在预订系统中修改申请或取消申请，并重新提交。2.取消申请：如因特殊原因需要取消会议，申请人应至少提前[X]小时在预订系统中取消申请，并通知参会人员。否则，将按照本制度相关规定进行处理。四、会议室使用规定（一）使用时间1.正常使用时间：周一至周五上午[X]点至下午[X]点为会议室正常使用时间段。在此时间段内，申请人应按照预订时间准时使用会议室，不得提前占用或延迟使用。2.加班及特殊情况使用：因工作需要在非正常使用时间使用会议室的，需提前向行政部门申请，并说明使用原因和预计使用时长。行政部门根据实际情况进行协调安排。（二）使用人数1.会议室容纳人数：各会议室均有明确的容纳人数限制，申请人应严格按照会议室的容纳人数安排参会人员，不得超员使用。2.特殊情况处理：如因会议内容需要增加临时参会人员，应提前向行政部门说明情况，行政部门根据会议室实际情况决定是否允许增加，并协调相关事宜。（三）设备使用1.设备检查：申请人在使用会议室前，应检查室内设备（如投影仪、音响、麦克风、电脑等）是否正常运行。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修人员进行处理。2.正确操作设备：参会人员应按照设备操作规程正确使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。如因个人原因导致设备损坏，需照价赔偿。3.设备归还：会议结束后，使用人员应将设备关闭并恢复原状，确保设备正常存放。（四）环境卫生1.保持整洁：使用人员应保持会议室的环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，应将垃圾带走，并将桌椅摆放整齐。2.损坏赔偿：如因使用人员原因造成会议室设施、设备损坏或环境卫生污染，需照价赔偿或负责恢复原状。（五）安全管理1.遵守安全规定：使用人员应遵守公司的安全规定，不得在会议室使用明火、私拉乱接电线等。2.紧急情况处理：如遇紧急情况（如火灾、地震等），使用人员应按照公司应急预案进行处理，确保自身安全，并及时通知相关部门。五、会议室使用监督与检查（一）监督机制1.行政部门监督：行政部门负责对会议室的使用情况进行日常监督，定期检查会议室的使用记录、设备状态、环境卫生等。2.员工监督：全体员工有权对会议室使用过程中的违规行为进行监督，并向行政部门举报。行政部门应及时处理举报信息，并将处理结果反馈给举报人。（二）检查内容1.使用记录检查：检查会议室预订系统中的使用记录是否完整、准确，是否存在未按规定申请或使用的情况。2.设备检查：定期检查会议室设备的运行状况，确保设备正常使用。如发现设备故障或损坏，及时安排维修人员进行维修。3.环境卫生检查：检查会议室的环境卫生情况，是否存在垃圾未清理、桌椅摆放不整齐等问题。（三）违规处理1.警告：对于首次违反会议室使用规定的行为，行政部门将给予警告，并要求违规人员立即改正。2.罚款：对于多次违反规定或造成严重后果的行为，行政部门将根据情节轻重给予[X]元至[X]元的罚款，并在公司内部进行通报批评。3.限制使用权限：对于违规情节特别严重的人员，行政部门将限制其在一定期限内使用会议室的权限