档案不归档管理制度

PAGE档案不归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案不归档行为，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中涉及档案不归档的相关管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容真实可靠，全面反映公司各项业务活动的实际情况，避免重要信息缺失。3.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，明确档案管理部门职责，确保档案管理工作的有序开展。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案不归档的定义与范围（一）定义档案不归档是指在公司各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，经鉴定后，因不符合归档要求或其他特殊原因，不纳入公司档案管理体系进行集中保管的行为。（二）范围1.重复、无效或无保存价值的文件，如已被新文件完全替代且无参考价值的旧版本文件、内容虚假或错误的文件等。2.临时性、阶段性工作中形成的仅供当时使用，后续不再需要参考的文件，如短期项目的一次性工作记录、临时会议的简单纪要等。3.一般性事务的常规操作记录，且已在其他更具权威性或综合性的文件中有所体现，无需单独归档保存的，如日常办公的一般性通知、普通业务流程的常规操作记录等。4.法律法规明确规定可不归档或已明确规定由其他专门机构负责管理的特定类型文件，如某些行业特定的技术资料按行业规定由专业技术机构管理的部分。三、档案不归档的鉴定流程（一）鉴定主体成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干、档案管理人员以及相关专业技术人员。（二）鉴定依据1.国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司制定的档案分类大纲、保管期限表等。2.公司各项业务活动的实际需求和发展规划，判断文件对公司未来工作的参考价值。3.文件的来源、形成过程、内容性质、形式特点等因素，综合评估其保存价值。（三）鉴定步骤1.各部门在文件材料形成后，对其进行初步整理和筛选，认为可能不适合归档的，填写《档案不归档鉴定申请表》，详细说明文件名称、形成时间、来源、内容摘要、不归档理由等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到申请表后，组织档案鉴定小组进行集中鉴定。鉴定小组通过查阅文件、听取部门汇报、咨询相关人员等方式，对申请不归档的文件进行逐一审核。3.鉴定小组根据鉴定依据，对每份文件做出鉴定结论，确定其是否符合不归档条件。对于鉴定通过的文件，在申请表上签署意见并注明处理方式（如销毁、暂存等）；对于不符合不归档条件的文件，要求部门重新整理并归档。4.档案管理部门对鉴定结果进行汇总统计，形成《档案不归档鉴定报告》，报公司分管领导审批。经审批同意的鉴定结果作为最终执行依据。四、档案不归档的处理方式（一）销毁1.对于确定销毁的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、所属部门、形成时间等信息，并附上档案鉴定报告。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批同意后，档案管理部门组织实施销毁工作。销毁过程必须有两人以上在场监销，确保档案彻底销毁，防止信息泄露。3.监销人员在销毁完成后，在《档案销毁登记表》上签字确认，注明销毁日期、方式、数量等信息。《档案销毁登记表》与《档案销毁申请表》一并存档，作为档案销毁的凭证。（二）暂存1.对于部分虽不符合归档条件，但仍具有一定参考价值或可能在未来特定情况下需要查阅的文件，可采取暂存方式处理。暂存期限一般根据文件性质和实际情况确定，最长不超过[X]年。2.档案管理部门设立专门的暂存档案区域，对暂存档案进行分类存放，并建立《暂存档案登记簿》，详细记录暂存档案的名称、数量、存放位置、暂存期限等信息。3.在暂存期限内，档案管理部门应定期对暂存档案进行清查核对，确保档案的安全和完整。如发现暂存档案已无参考价值，应及时按照销毁程序进行处理。暂存期满后，档案管理部门对暂存档案进行再次鉴定，根据鉴定结果决定是否继续暂存、归档或销毁。五、档案不归档管理的监督与检查（一）监督部门公司设立档案管理监督小组，由公司内部审计部门、纪检监察部门以及档案管理部门相关人员组成，负责对档案不归档管理工作进行全面监督。（二）监督内容1.档案不归档鉴定流程的执行情况，包括鉴定主体是否符合要求、鉴定依据是否充分、鉴定步骤是否规范等。2.档案不归档处理方式的实施情况，如销毁过程是否合规、暂存档案的管理是否到位等。3.各部门对档案不归档管理制度的执行情况，是否存在擅自不归档或违规处理档案的行为。（三）检查频率档案管理监督小组定期对档案不归档管理工作进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并根据实际情况开展不定期抽查。（四）问题整改对于监督检查中发现的问题，档案管理监督小组应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。责任部门应在规定时间内提交整改报告，说明整改措施、整改结果以及今后的防范措施。档案管理监督小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。六、档案不归档管理的责任追究（一）责任界定1.因部门或个人原因，未按照本制度规定对档案进行整理、鉴定，导致应归档文件未归档或不应归档文件错误归档的，由相关部门或个人承担主要责任。2.在档案不归档鉴定过程中，鉴定小组成员因故意或重大过失做出错误鉴定结论的，应承担相应责任。3.档案管理部门未履行好监督管理职责，对档案不归档管理工作中存在的问题未能及时发现和纠正的，应承担管理责任。（二）追究方式1.对于违反档案不归档管理制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，责任部门或个人应承担相应的赔偿责任，并按照公司相关规定进行严肃处理。3.对于构成违法犯罪的行为，将依法移送司法机