学校合法性审查档案制度

PAGE学校合法性审查档案制度一、总则（一）目的为加强学校管理的合法性审查，规范档案管理工作，确保学校各项活动符合法律法规要求，维护学校的合法权益，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门在开展教学、科研、行政、后勤等各项工作中涉及合法性审查的档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规、教育政策以及学校章程等规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则档案内容应真实反映学校各项活动的实际情况，保证档案的完整性，不得篡改、伪造档案信息。3.规范有序原则建立统一规范的档案管理流程，确保档案的收集、整理、保管、利用等环节有序进行。4.安全保密原则加强档案安全管理，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、合法性审查档案的范围与分类（一）范围1.学校制定的各类规章制度、规范性文件，包括但不限于教学管理、学生管理、人事管理、财务管理等方面的制度。2.涉及学校重大决策、重要项目、合同协议等文件，如校园建设项目合同、合作办学协议等。3.与师生权益相关的文件，如招生录取文件、学生奖惩决定、教师职称评审材料等。4.学校在应对法律纠纷、行政复议、行政诉讼等过程中产生的文件。（二）分类1.规章制度类档案学校章程各项管理制度、办法、细则等2.决策项目类档案重大决策事项的会议纪要、决议文件重要项目的立项申请、可行性研究报告、审批文件等合同协议档案，包括合同文本、谈判记录、变更记录等3.师生权益类档案招生工作档案，如招生计划、招生简章、录取名单等学生管理档案，包括学生学籍档案、奖惩档案、处分决定等教师管理档案，如教师招聘档案、职称评审档案、考核档案等4.法律事务类档案法律纠纷案件的相关材料，如起诉状、答辩状、证据材料等。行政复议、行政诉讼案件的档案，包括申请书、答辩书、判决书等。三、合法性审查档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门合法性审查档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.在文件形成或办理过程中，承办人员应按照档案管理要求，及时将相关文件材料移交档案管理人员。3.对于涉及多个部门的文件，由主办部门负责协调收集，并将副本分发给相关部门存档。（二）整理1.档案管理人员接收档案后，应按照分类标准对档案进行整理。2.对每份文件进行编号登记，编制文件目录，注明文件名称、文号、日期、来源等信息。3.对文件进行分类装订，同一类别的文件按照时间顺序排列，确保文件整齐、有序。4.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子目录，便于检索和查询。四、合法性审查档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.合法性审查档案的保管期限应根据档案的重要性和法律法规要求确定。2.一般档案保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。3.对于涉及学校重大权益、历史记录等重要档案，应永久保存。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，防止档案信息丢失。3.严格遵守档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行安全检查和维护。五、合法性审查档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅合法性审查档案的，应按照规定办理借阅手续。2.涉及学校对外提供档案信息的，如向教育行政部门、司法机关等提供相关档案材料，应按照法律法规和学校规定进行审批。（二）利用方式1.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自翻阅、抽取、涂改档案。2.如需复印、复制档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.对于涉及保密内容的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。（三）利用审批1.学校内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位或个人查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅用途和范围，经学校分管领导审批后，由档案管理部门安排查阅。六、合法性审查档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校应定期对保管期满的合法性审查档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、法务部门、相关业务部门等人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。（二）销毁1.对于确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、文号、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字、学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、合法性审查档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校合法性审查档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询、统计分析等功能，为学校管理决策提供支持。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁的档案记录。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、监督与检查（一）监督机制1.学校建立合法性审查档案管理监督机制，由学校纪检监察部门负责对档案管理工作进行监督检查。2.定期对档案管理部门的工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节。2.档案管理工作的规范性，如文件编号、目录编制、装订等是否符合要求。3.档案信息的安全保密情况，是否存在档案信息泄露风险。（三）责任追究1.对于违反