学生人事档案管理制度

PAGE学生人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生人事档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在学生教育、管理、就业等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、工作经历等实际情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家相关法律法规和行业标准，做到规范有序。二、档案内容及分类（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系方式等。（二）学习成绩档案1.各学期的课程成绩单，包括必修课、选修课成绩。2.补考、重修成绩记录。3.学位课程成绩及相关证明材料。（三）奖惩情况档案1.校级及以上的奖励证书，如优秀学生、优秀干部、奖学金等。2.违纪处分决定及相关材料。（四）社会实践与实习档案1.社会实践报告、实习鉴定表。2.参与的各类社会活动记录及证明。（五）党团组织关系档案1.入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员档案材料。2.入团申请书、团组织关系转接材料等团员档案材料。（六）就业相关档案1.就业推荐表、就业协议书。2.就业报到证及相关改签材料。3.就业单位的录用通知、离职证明等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照职责分工，及时将涉及学生的相关材料移交至档案管理部门。2.学生本人应主动提交个人相关材料，如获奖证书、社会实践报告等。3.档案管理部门定期对各部门和学生提交的材料进行收集，确保材料的及时性和完整性。（二）整理流程1.分类：按照档案内容分类标准，对收集到的材料进行分类。2.排序：同一类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：为每份档案材料编写目录，注明材料名称、日期、来源等信息。4.装订：将整理好的材料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。（二）保管要求1.档案应按照类别有序存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变等情况。3.根据档案的重要性和保管期限，确定不同的保管方式，如永久保管、定期保管等。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但需提前向档案管理部门提出申请。2.学校内部相关部门因工作需要查阅学生档案的，需经档案管理部门负责人批准，并填写查阅登记表。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，必须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.审批：按照权限进行审批，批准后方可查阅。3.查阅：在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.登记：查阅完毕后，查阅人应在查阅登记表上签字确认。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅学生档案，如有特殊情况需要借阅的，必须经学校主管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。（四）借阅流程1.申请：借阅人填写借阅申请表，说明借阅原因和借阅期限。2.审批：经批准后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。3.归还：借阅人在规定期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如无问题，办理归还手续。六、档案转递（一）转递条件1.学生毕业离校时，档案应按照就业去向及时转递。2.学生因升学、转学等原因需要转递档案的，按照相关规定办理。（二）转递流程1.审核：档案管理部门对转递档案进行审核，确保档案材料齐全、完整。2.密封：将审核后的档案进行密封，并在封口处加盖骑缝章。3.转递：通过机要交通、专人送取等方式将档案转递给接收单位，并办理交接手续。七、档案信息化管理（一）建立档案信息系统利用现代信息技术，建立学生人事档案信息系统，实现档案的电子化管理。（二）数据录入与维护1.将纸质档案中的重要信息录入档案信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息系统的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对档案信息系统进行备份，防止数据丢失。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责学生人事档案管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案管理人员的培训和考核，提高业务水平。3.协调与学校其他部门的关系，确保档案管理工作顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案安全。3.及时更新档案信息系统的数据，为学校和学生提供准确的档案信息服务。九、监督与检查（一）内部监督学校定期对学生人事档案管理工作进行内部检查，发现问题