临时档案管理制度

PAGE临时档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司临时档案的管理，确保临时档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作过程中形成的临时档案的管理。（三）定义临时档案是指公司各部门在完成特定工作任务或项目过程中产生的，在一定时期内具有参考价值，但不具备长期保存价值的各类文件、资料、记录等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司临时档案由综合管理部统一负责收集、整理、保管和提供利用。2.完整准确原则：确保临时档案内容的完整性和准确性，如实反映工作过程和成果。3.便于利用原则：建立科学合理的分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止临时档案的丢失、损坏和泄密。二、临时档案的形成与收集（一）形成公司各部门在开展工作过程中，应按照相关规定和要求，及时形成各类临时档案。临时档案的形成应做到真实、准确、完整、规范，确保能够全面反映工作的实际情况。（二）收集1.各部门应指定专人负责临时档案的收集工作，明确收集范围、时间要求和质量标准。2.在工作任务或项目完成后，收集人员应及时将形成的临时档案进行整理，确保档案资料齐全、完整。3.对于重要的临时档案，收集人员应在收集过程中进行初步审核，确保档案内容符合要求。三、临时档案的整理（一）分类1.临时档案应根据其内容和性质进行分类，一般可分为项目文件、会议文件、合同协议、业务报表、技术资料等类别。2.各部门可根据实际工作情况，在上述分类基础上进行适当细分，确保分类科学合理，便于管理和查找。（二）编号1.对整理好的临时档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号可采用数字、字母等组合方式，按照分类顺序依次编排，便于识别和管理。（三）编目1.编制临时档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。2.目录应打印成册，并与档案实体相对应，放置在档案盒内首页，便于查阅。（四）装订1.对于纸张较多、较厚的临时档案，应进行装订，确保档案整齐、牢固。2.装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏文件。四、临时档案的保管（一）保管期限1.临时档案的保管期限应根据其重要程度、参考价值和实际需要确定，一般分为短期（13年）、中期（35年）和长期（5年以上）。2.具体保管期限由综合管理部会同相关部门根据档案内容进行评估确定。（二）保管方式1.临时档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。五、临时档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅临时档案的，应填写《临时档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部办理查阅手续。2.涉及公司机密的临时档案，查阅人员应严格遵守公司保密制度，未经批准不得擅自复印、摘抄或传播。（二）查阅程序1.查阅人员持《临时档案查阅申请表》到综合管理部档案管理人员处登记，说明查阅目的和范围。2.档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自将档案带出档案保管场所。（三）利用方式1.临时档案的利用方式主要包括查阅、复印、摘抄等。2.如需复印或摘抄档案内容的，查阅人员应填写《临时档案复印/摘抄申请表》，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，由档案管理人员办理相关手续。六、临时档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对保管期满的临时档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由综合管理部会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的内容、来源、保管期限等因素进行综合评估。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的临时档案，应填写《临时档案销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。2.销毁临时档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁记录应保存备查，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等内容。七、监督与检查（一）监督1.综合管理部负责对公司临时档案管理工作进行监督检查，确保各项制度的贯彻执行。2.各部门应积极配合综合管理部的监督检查工作，如实提供相关档案资料。（二）检查1.定期检查：综合管理部应定期对临时档案的收集、整理、保管等情况进行检查，发现问题及时整改。2.不定期检查：根据工作需要