复印文书档案管理制度

PAGE复印文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司复印文书档案的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门复印文书档案的管理工作，包括但不限于各类合同、文件、报告、会议纪要等纸质及电子文档。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实性原则：保证复印文书档案内容真实、准确，与原始档案一致。3.完整性原则：涵盖公司各项业务活动中形成的复印文书档案，确保无遗漏。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等重要档案进行严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：在确保安全与规范的前提下，提高档案利用效率，方便员工查阅使用。二、档案收集与整理（一）收集范围1.公司对外签订的各类合同、协议，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同等。2.公司内部发布的文件、通知、通报、规章制度等。3.各类会议形成的会议纪要、决议、记录等。4.业务部门提交的工作报告、项目文档、统计报表等。5.员工个人提交的重要工作资料，如述职报告、工作总结等。6.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门复印文书档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、裁剪或丢失。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容清晰，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、类别、来源等进行分类整理。2.同一类别的档案应按照时间顺序排列，编号清晰，便于查找。3.对于每份档案，应编制详细的目录，注明档案名称、日期、编号、来源等信息。4.电子档案应建立相应的文件夹结构，按照分类进行存储，并在文件夹及文件名中体现档案的关键信息。三、档案复印与扫描（一）复印流程1.申请：因工作需要复印档案的员工，应填写《复印文书档案申请表》，注明复印档案的名称、编号、用途、份数等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据申请内容进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司高层领导批准。3.复印：经审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理复印手续。档案管理人员应按照申请表要求进行复印，并在复印文件上加盖“复印章”，注明复印日期、份数等信息。4.登记：档案管理人员应对每次复印情况进行详细登记，包括申请人姓名、部门、申请时间、复印档案名称、份数等，以备查询。（二）扫描流程1.申请：如需将档案进行扫描，申请人同样需填写《复印文书档案申请表》，注明扫描档案的名称、编号、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：同复印流程，涉及重要机密或敏感信息的档案扫描需经公司高层领导批准。3.扫描：档案管理人员按照申请表要求对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的电子文件应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的电子档案管理系统中。4.核对：扫描完成后，档案管理人员应与原始档案进行核对，确保扫描内容准确无误。5.登记：对扫描情况进行登记，记录与复印登记相同的信息。（三）复印与扫描要求1.复印设备应定期维护，确保复印质量清晰、可读。2.扫描分辨率应不低于[X]dpi，以保证电子文件的清晰度和可识别性。3.对于重要档案的复印与扫描，应采用双面复印或扫描，以节约纸张和存储空间。4.复印和扫描过程中应注意保护档案原件，避免损坏。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类进行排列存放，确保档案存放有序，便于查找。2.电子档案应存储在公司的电子档案管理系统中，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理介质上，如磁带、光盘等，并异地存放。（二）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案安全。2.档案柜应定期进行清洁和检查，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。3.对于电子档案存储设备，应定期进行维护和检查，确保设备正常运行，数据安全。（三）保管期限1.公司应根据国家法律法规及行业标准，结合自身实际情况，确定各类复印文书档案的保管期限。2.一般档案的保管期限为[X]年，重要档案的保管期限为[X]年以上，涉及公司核心机密的档案应长期保管。3.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.申请：员工因工作需要查阅档案，应填写《复印文书档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据申请内容进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司高层领导批准。3.查阅：经审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案安全。4.登记：档案管理人员应对每次查阅情况进行详细登记，包括申请人姓名、部门、申请时间、查阅档案名称等信息。（二）借阅流程1.申请：因特殊工作需要借阅档案的员工，应填写《复印文书档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人审核后，报公司高层领导批准。对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅，需经公司保密委员会审批。3.借阅：经批准后，申请人到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅人发放《复印文书档案借阅登记表》，并要求借阅人签字确认。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人。4.归还：借阅期限届满后，借阅人应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。5.登记：档案管理人员对借阅及归还情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案名称等信息。（三）查阅与借阅要求1.查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、折叠等。如需摘录或复制部分内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行。2.借阅档案必须严格遵守借阅期限，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人应对所借阅的档案负有保密责任，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出公司或转借他人。4.档案管理部门应定期对查阅和借阅情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以改进。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司内部审计人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应涵盖档案的内容、价值、保管期限等方面，确保鉴定结果客观、准确。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定小组对拟鉴定档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对于确定销毁的档案，应编制《复印文书档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。4.档案鉴定小组对销毁清单进行审核，报公司高层领导批准。（四）销毁方式1.对于纸质档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件对存储设备进行多次擦除，确保数据彻底销毁。3.销毁过程应进行记录，并由档案管理部门、监督部门及相关人员签字确认。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密、商业秘密等重要档案进行保密。2.档案存放地点应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对档案管理人员进行定期保密培训，提高其保密意识和技能。4.在档案复印、扫描、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储场所、设备等的安全管理。2.安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案安全。3.定期对档案进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.制定档案应急预案，应对突发安全事件，确保档案在紧急情况下的安全。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由公司高层领导、内部审计部门及相关职能部门人员组成，负责对档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理部门的工作进行检查，包括档案收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节，确保档案管理工作符合制度要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括各项流程是否规范、手续是否齐全等。2.档案的完整性、准确性和安全性，如档案是否有缺失、损坏，是否存在信息泄露风险等。3.档案管理人员的工作质量和效率，如档案整理是否及时、查阅借阅服务是否便捷等。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求档案管理部门限期整改。2.档案管理部门应针对问题制定整改措施，