学校合同档案登记制度

PAGE学校合同档案登记制度一、总则（一）目的为加强学校合同档案管理，规范合同签订、履行、变更、终止等过程中的档案登记工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，维护学校的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在对外签订的各类合同，包括但不限于教学合作合同、科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：合同档案登记工作应严格遵守国家法律法规和学校相关规章制度。2.真实准确原则：确保合同档案内容真实、准确反映合同签订与履行情况。3.及时完整原则：及时进行档案登记，保证档案资料的完整性。4.安全保密原则：妥善保管合同档案，防止信息泄露。二、合同档案登记职责分工（一）合同业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本及相关资料提交至合同档案管理部门。2.对合同履行过程中的变更、补充、解除等情况进行跟踪记录，并及时通知合同档案管理部门。（二）合同档案管理部门1.负责建立合同档案登记台账，对合同进行编号、分类、归档。2.审核合同业务部门提交的合同文本及相关资料，确保其符合档案登记要求。3.负责合同档案的保管、查阅、借阅等日常管理工作。（三）学校办公室负责对合同档案登记制度的执行情况进行监督检查。三、合同档案登记流程（一）合同签订前登记1.合同业务部门在合同起草阶段，应将合同名称、合同主体、合同标的、合同期限、合同金额等基本信息告知合同档案管理部门。2.合同档案管理部门根据业务部门提供的信息，在合同档案登记台账中进行预登记，记录合同项目名称、预计签订时间等。（二）合同签订后登记1.合同签订后，合同业务部门应在[X]个工作日内，将合同正式文本一式[X]份、相关附件、审批文件等资料提交至合同档案管理部门。2.合同档案管理部门对提交的资料进行审核，核对合同文本与预登记信息是否一致，检查资料是否齐全、完整。审核无误后，在合同档案登记台账中进行详细登记，包括合同编号、签订日期、合同各方信息、合同主要条款、合同金额、付款方式、履行期限等。3.合同档案管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类，为每份合同编制唯一的档案编号，并将合同及相关资料装订成册，存入档案柜。（三）合同履行过程中登记1.合同业务部门应定期对合同履行情况进行检查，并将履行过程中的重要事项、变更情况等及时记录下来。2.对于合同变更事项，合同业务部门应在变更事项发生之日起[X]个工作日内，填写《合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等，并提交相关证明材料。经学校审批同意后，将变更后的合同文本及相关资料提交至合同档案管理部门。3.合同档案管理部门对变更后的合同及资料进行审核、登记，在合同档案登记台账中更新合同相关信息，并在原合同档案中插入变更记录页，注明变更日期、变更内容等。4.对于合同履行过程中的补充协议、解除协议等，合同业务部门应按照合同签订后登记流程，及时提交至合同档案管理部门进行登记、归档。（四）合同终止后登记1.合同履行完毕或提前终止后，合同业务部门应在[X]个工作日内，将合同履行情况总结报告提交至合同档案管理部门。2.合同档案管理部门对合同履行情况进行审核，确认合同已按约定履行完毕或已妥善终止。审核无误后，在合同档案登记台账中注明合同终止日期，并在合同档案封面加盖“已终止”印章。3.合同档案管理部门将合同档案单独存放，按照学校档案保管期限规定进行保管。四、合同档案分类与编号（一）合同分类1.教学合作合同：包括与其他学校、教育机构开展教学交流、联合培养、课程合作等签订的合同。2.科研合作合同：涉及科研项目合作、技术开发、学术交流等方面的合同。3.物资采购合同：购买教学设备、办公用品、实验材料等物资的合同。4.服务外包合同：将学校部分服务工作外包给第三方机构的合同，如物业管理、餐饮服务、网络维护等。5.租赁合同：学校租赁房屋、场地、设备等签订的合同。6.其他合同：不属于以上分类的其他合同。（二）合同编号合同编号采用[具体编号规则]，由[编号组成部分说明]组成。例如：[示例编号]，其中[编号部分含义解释]。通过合同编号，能够快速准确地查找和识别合同档案。五、合同档案保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和学校相关规定执行，一般分为[具体保管期限分类及对应年限]。对于重要合同或涉及学校重大利益的合同，应适当延长保管期限。（二）保管方式1.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质合同档案应按照分类、编号顺序装订成册，装入档案盒，存放在专门的档案库房。2.电子合同档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护。电子合同档案应按照与纸质档案一致的分类、编号进行存储，便于查询和管理。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。3.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。六、合同档案查阅与借阅（一）查阅规定1.学校内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，提交至合同档案管理部门。2.合同档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的合同档案，并在查阅登记本上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。（二）借阅规定1.学校内部人员因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和合同档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还合同档案。合同档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、合同档案保密与安全管理（一）保密措施1.合同档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露合同档案中的机密信息。2.对涉及学校商业秘密、技术秘密等重要合同档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。3.在对外提供合同档案查阅、借阅服务时，应严格控制查阅范围和借阅对象，确保档案信息不被非法获取或利用。（二）安全管理1.加强合同档案管理部门的安全防范意识，定期对档案库房及存储设备进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.制定合同档案应急预案，应对火灾、水灾、地震等自然灾害以及人为破坏等突发事件。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.对合同档案管理过程中发现的安全问题，应及时报告学校相关部门，并采取有效措施进行处理。八、监督与考核（一）监督检查1.学校办公室定期对合同档案登记制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同档案登记流程是否规范、档案资料是否齐全完整、档案保管是否安全等。2.合同档案管理部门应定期对合同档案登记台账进行核对，确保台账信息与实际档案情况一致。同时，对档案库房的管理情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核评价1.将合同档案登记工作纳入学校各部门、各单位的绩效考核体系，对合同档案管理工作成绩突出的