网贷档案管理制度及文本

PAGE网贷档案管理制度及文本一、总则（一）目的为加强公司网贷业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司业务运营、风险管理、法律合规等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有网贷业务相关档案的管理，包括但不限于网贷项目的申请资料、审批文件、合同协议、贷后管理资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映网贷业务的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与网贷业务相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等。5.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善网贷档案管理制度及流程。2.统筹规划网贷档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。3.定期对网贷档案进行检查、盘点，确保档案质量和安全。4.对档案管理人员进行培训和指导。（二）业务部门职责1.负责本部门网贷业务档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.对本部门产生的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整。（三）档案管理人员职责1.严格按照档案管理制度和流程进行档案管理操作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作。3.妥善保管档案，确保档案的安全和完整。4.为档案查阅、借阅等提供服务，并做好登记工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.网贷项目申请阶段：借款人提交的各类申请资料，如身份证明、收入证明、资产证明、信用报告等。2.审批阶段：审批过程中形成的各类文件，包括审批意见、会议纪要、风险评估报告等。3.合同签订阶段：借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等相关协议。4.放款阶段：放款凭证、资金到账记录等。5.贷后管理阶段：贷后检查报告、还款记录、逾期催收记录、展期申请及审批文件等。（二）收集要求1.业务部门应在业务发生过程中及时收集相关档案资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照网贷业务流程和档案内容的性质进行分类，如分为申请类、审批类、合同类、放款类、贷后管理类等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，体现档案的类别、年份、顺序等信息。3.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，并建立电子目录和纸质目录。4.装订：对零散的档案资料进行整理装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息。2.将档案资料及移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，无误后办理签收手续，并按照规定进行归档。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，对纸质档案进行分类存放。2.电子档案：采用电子存储设备进行存储，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、备份等管理。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括一些临时性的业务资料、短期的贷后管理记录等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如一般的借款合同、审批文件等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，包括涉及重大业务事项、法律纠纷等的档案资料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对网贷档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.清查结束后，编制清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅网贷档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.经所在部门负责人审批后，持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员根据审批后的申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅网贷档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.经公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。5.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）查阅、借阅记录1.档案管理部门应建立查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅的日期、申请人、查阅内容、借阅期限等信息。2.查阅、借阅登记台账应定期进行整理和归档，保存期限与档案保管期限一致。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格限制接触范围，仅限经过授权的人员查阅和使用。2.在档案管理过程中，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.对档案存储设备进行加密处理，防止数据泄露。4.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全培训，增强其安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值的。2.因业务调整、机构撤销等原因，相关业务已停止，档案不再需要的。3.档案内容涉及违法违规或已过法律追诉时效的。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经公司审计部门审计、法律合规部门审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，