军工企业档案管理制度

PAGE军工企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强军工企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产、经营、科研、管理等各项活动中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本军工企业及所属各部门、各分支机构在各项活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业档案实行集中统一管理，由企业档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全企业的档案管理工作。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集企业在生产、经营、科研、管理等过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.系统性原则对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系，形成系统的档案体系。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档等工作。4.开展档案的鉴定、销毁、统计等工作。5.负责档案的开发利用，为企业各项工作提供档案信息服务。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，并定期向企业档案管理部门移交。2.配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁等工作。3.为本部门人员提供档案查阅、利用等服务。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.企业各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于公文、合同、协议、科研报告、技术图纸、会议记录、财务报表等，均应及时归档。2.档案形成过程中，应确保文件材料的质量，字迹清晰、内容完整、签署齐全。（二）档案收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案材料收集齐全。2.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应及时进行跟踪收集，确保档案的完整性。3.档案收集过程中，应注意收集相关的电子文件，确保电子文件与纸质文件内容一致，并按照规定进行存储和管理。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照国家档案行业标准及本企业实际情况，采用年度机构保管期限分类法。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.机构：按照企业内部的组织机构进行分类，明确各机构形成档案的归属。4.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理要求1.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等工作，确保档案的系统性和规范性。2.纸质档案应进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门档案管理人员应在每年年底前，将本部门整理好的档案进行归档，并编制档案移交清单。2.归档的档案应符合整理要求，档案目录应清晰准确，便于查找和利用。（二）移交1.各部门应按照规定的时间和要求，将归档后的档案移交至企业档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案移交清单，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行整改。3.档案移交后，双方应在档案移交清单上签字确认，明确档案的交接责任。六、档案的保管（一）保管场所1.企业应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并异地存放，确保电子档案的安全性。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.档案的保管期限应根据国家有关规定和企业实际情况确定，不得擅自缩短或延长。2.对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和企业档案管理制度为依据，对档案的价值进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由企业档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，确定档案的保存价值。2.重点鉴定档案是否涉及企业核心机密、知识产权、重要历史记录等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应经企业主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清单上签字确认。八、档案的统计（一）统计内容1.企业档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、移交、鉴定、销毁等工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（三）统计分析1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据统计分析结果，制定改进措施，不断提高档案管理水平。九、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则，严格遵守国家有关法律法规和企业档案管理制度。2.服务企业发展原则，充分发挥档案在企业生产、经营、科研、管理等方面的作用。3.确保安全原则，在档案利用过程中，确保档案的实体安全和信息安全。（二）利用范围1.企业内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅企业档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用程序1.企业内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅企业档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经企业主管领导审批后，由档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用效果。2.对于档案利用过程中发现的问题，应及时采取措施进行改进，提高档案利用服务质量。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的企业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为企业发展提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对企业现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合企业的档案管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、归档、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理系统应具备良好的兼容性和扩展性，能够与企业其他信息系统进行集成。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理，确保电子档案的规范性和可读性。3.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能。十一、档案管理人员职责（一）档案管理部门人员职责1.档案管理部门负责人全面负责企业档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。组织实施档案管理制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。负责档案管理部门的人员队伍建设和业务培训。2.档案管理人员负责档案的收集、整理、分类、编目、归档、保管、统计等具体工作。开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。为企业内部人员和外单位提供档案查阅、借阅等服务。负责档案信息化管理系统的