档案管理制度投资公司

PAGE档案管理制度投资公司投资公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强投资公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项业务活动的顺利开展，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于投资公司总部及各分支机构的档案管理工作，涵盖公司在投资决策、项目管理、财务管理、人力资源管理、行政管理等各类业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理制度和工作流程，对档案管理工作进行监督、检查和指导。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存放环境符合要求。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查盘点。6.负责档案信息的数字化处理和存储，建立档案信息管理系统，实现档案信息的便捷查询和利用。7.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。8.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件、资料和记录，并进行初步整理。2.对本部门档案的完整性、准确性负责，确保档案资料齐全、规范。3.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如提供档案利用线索、配合档案清查盘点等。（三）档案管理工作领导小组公司成立档案管理工作领导小组，由公司领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组的主要职责是：1.审议档案管理工作规划、年度计划和重要制度。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.对档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理工作符合公司发展战略和业务需求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.投资决策类档案包括投资项目可行性研究报告、投资项目评估报告、投资决策会议纪要、投资协议、合同等。2.项目管理类档案涵盖项目立项文件、项目招投标文件、项目实施计划、项目进度报告、项目验收文件等。3.财务管理类档案包含会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。4.人力资源管理类档案有员工入职档案、劳动合同、薪酬福利文件资料、培训记录、绩效考核文件等。5.行政管理类档案涉及公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、印章管理文件、证照管理文件等。6.其他类档案如公司荣誉证书、资质证书、业务往来函件、客户资料、市场调研资料等具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的各类档案，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。对于电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份保存。3.收集的档案应具有真实性、合法性和有效性，能够准确反映公司业务活动的实际情况。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等大类，再根据具体情况进行二级、三级分类。例如，文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等；科技档案可分为项目档案、设备档案等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度类别顺序号的编号方式。例如，2023XM001，表示2023年项目类档案的第1份文件。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和统计。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，保持档案的原貌。四、档案的保管（一）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的档案材料，列为永久保管。如公司章程、公司设立及变更文件、重大投资项目档案、重要合同协议等。2.定期保管的档案（1）保管期限为30年的档案涉及公司重要业务活动、具有一定历史价值和查考利用价值的档案材料，列为30年保管。如年度财务报表、重要项目的中期评估报告等。（2）保管期限为10年的档案在一定时期内对公司工作有查考利用价值的一般性档案材料，列为10年保管。如一般性的业务往来函件、短期项目的相关文件等。（二）库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案存放环境安全可靠。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，标识清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照编号顺序依次上架存放，不同保管期限、不同类别档案应分开存放。4.库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（三）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用磁带、磁盘、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份存储，并分别存储于不同的物理位置。备份存储周期应根据档案的重要程度和保管期限确定，重要档案应定期进行全量备份，一般档案可进行增量备份。2.存储介质应标明档案名称、存储日期、保管期限等信息，并建立存储介质台账，详细记录存储介质的编号、名称、规格、数量、存储位置等内容。3.定期对存储介质进行检查和维护，确保其可读性和完整性。对于损坏或老化的存储介质，应及时进行更换和修复，并对新存储介质进行数据迁移和验证。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员以及相关业务专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.档案内容是否涉及公司核心业务、重要权益和历史记录。2.档案是否具有查考利用价值，包括对公司业务开展、决策支持、历史研究等方面的价值。3.档案的完整性和准确性，是否能够真实反映公司业务活动情况。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出存毁意见，并填写《档案鉴定销毁审批表》。2.《档案鉴定销毁审批表》经部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导审核签字后，报公司主要领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁时应确保档案信息无法恢复，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等内容。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在销毁登记表上签字确认。监销人员应对销毁过程进行监督，确保销毁工作符合规定要求。六、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因法律法规规定、司法程序需要或经公司同意，可查阅公司相关档案。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、用途、查阅期限等内容，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，确定是否批准查阅或借阅申请。对于涉及重要机密的档案，应严格控制查阅和借阅范围，并报公司分管领导批准。3.查阅或借阅档案时，申请人应在档案管理部门指定的地点进行查阅或借阅，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.外部单位查阅公司档案，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、用途、查阅期限等内容。经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用登记与统计档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅日期、申请人姓名、所在部门、档案名称、查阅或借阅期限、利用目的等内容。定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等图像处理，确保图像质量符合要求。同时，对图像进行命名和分类，与纸质档案编号相对应。3.数据录入将档案的题名、日期、责任者、保管期限等目录信息录入档案信息管理系统，建立电子目录数据库。4.挂接存储将处理后的电子档案图像与目录信息进行挂接，存储于档案信息管理系统的存储服务器中，并建立相应的存储路径和索引。（三）系统功能1.档案录入功能支持档案目录信息和电子档案图像的批量录入和单个录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等进行检索，能够快速准确地查找到所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还