网吧档案管理制度

PAGE网吧档案管理制度总则1.目的为加强网吧档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在网吧经营管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本网吧全体员工在档案管理方面的各项活动。3.档案定义本制度所指档案是指网吧在经营活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理职责1.档案管理部门及人员设置设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉网吧业务流程，责任心强。2.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。集中统一管理网吧各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和统计等工作。对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。3.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整性和准确性。在日常工作中，应及时将形成的档案材料分类整理，定期移交档案管理部门。严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。档案的收集与整理1.收集范围行政管理类：包括网吧营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司章程、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、劳动合同等。经营业务类：包括上网登记记录、收费凭证、网络设备维护记录、服务器日志、网络安全事件记录、市场调研报告、客户投诉处理记录等。财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、固定资产清单等。技术资料类：包括网络拓扑图、设备配置文件、软件使用手册、技术改造方案、技术研发资料等。宣传营销类：包括广告宣传资料、促销活动方案、客户反馈资料等。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案资料，并定期移交档案管理部门。收集的档案应真实、完整、准确，不得涂改、伪造，确保档案的原始性。对重要的档案资料，应一式多份备份，以防丢失或损坏。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序、编目清晰。4.整理方法按照档案类别进行分类，如行政管理类、经营业务类、财务管理类、技术资料类、宣传营销类等。在每一类中，再根据文件的时间顺序、重要程度等进行细分。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。档案的归档与保管1.归档时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理完毕，移交档案管理部门归档。2.归档程序各部门档案移交人员填写档案移交清单，详细注明档案名称、数量、日期等信息。档案管理部门接收人员按照移交清单进行核对，并签字确认。档案管理人员将接收的档案按照整理要求进行分类、编号、编目，然后存入档案库房。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。永久保管的档案：包括网吧营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司章程、重要会议纪要、重大合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：包括人事档案、网络设备维护记录、服务器日志、市场调研报告等。短期保管的档案：包括上网登记记录、收费凭证、客户投诉处理记录等。4.保管要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。对磁性介质档案，应定期进行检查和复制，防止数据丢失。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。档案的查阅与借阅1.查阅权限本网吧员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，并经网吧负责人批准，方可查阅。查阅重要档案时，应有专人陪同。2.查阅程序查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息。申请表经批准后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续。档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏，严禁擅自复制档案。查阅完毕后，应及时归还档案。3.借阅权限本网吧员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。外单位人员借阅档案，须持有单位介绍信，并经网吧负责人和档案管理部门负责人批准，方可借阅。借阅重要档案时，应有专人陪同。4.借阅程序借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、目的、时间等信息。申请表经批准后，借阅人员到档案管理部门办理借阅登记手续，领取档案借阅证。档案管理人员根据借阅申请表，提供相应的档案，并在借阅证上注明档案名称、数量、借阅期限等信息。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期限届满，应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。档案的统计与鉴定1.统计工作档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。2.鉴定工作档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。对已失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经批准后，按照规定程序进行销毁。档案的保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及网吧商业秘密、客户信息等敏感档案，应严格保密。未经批准，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。在档案查阅、借阅过程中，查阅人员和借阅人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。2.安全措施加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。档案的信息化管理1.信息化建设目标建立完善的网吧档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.信息化管理措施对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。利用档案信息化管理系统，对档案