公司销售回款管理制度

公司销售回款管理制度在当前复杂多变的市场环境下，销售回款作为企业现金流的核心来源，其重要性不言而喻。有效的销售回款管理不仅能够保障企业的正常运营，更能提升整体盈利能力与市场竞争力。为规范公司销售行为，加速资金周转，降低坏账风险，特制定本销售回款管理制度，旨在为各部门提供清晰的操作指引与行动框架。一、总则：制度的基石与导向本制度立足于公司整体战略发展目标，适用于公司所有产品及服务的销售回款管理活动。其核心宗旨在于：通过建立标准化、流程化的回款管理机制，明确各相关部门及人员的职责权限，确保销售款项能够及时、足额回笼，从而维护公司的财务健康与可持续发展能力。在制度执行过程中，应始终坚持以下原则：1.客户为中心与风险控制相结合：在积极拓展市场、服务客户的同时，必须将风险评估与控制贯穿于销售全流程。2.谁销售谁负责回款：销售业绩的达成不仅以合同签订或发货为标志，更以款项全额收回为最终衡量标准，强化销售人员的回款责任。3.全过程管理与动态监控：对从客户开发、合同签订、发货履约到款项回收的每个环节进行跟踪管理，并建立动态预警机制。4.数据驱动与持续改进：依托销售与财务数据，定期分析回款状况，不断优化回款策略与制度本身。二、客户信用评估与管理：源头把控风险客户是销售的基础，其信用状况直接关系到回款的安全性。因此，对客户进行科学、严谨的信用评估与分级管理，是防范回款风险的第一道防线。客户信息收集与核实：销售部门在接触新客户时，应全面收集客户的基本信息、经营状况、财务数据、行业声誉及过往合作记录（如有）。必要时，可通过第三方信用评估机构获取更客观的信用报告。信息收集应确保真实、准确、完整，并建立客户档案进行统一管理。信用等级评定与授信：公司将根据客户的规模、实力、合作潜力、信用记录等多维度指标，对客户进行信用等级划分（如A、B、C、D级）。不同信用等级的客户将对应不同的信用政策，包括赊销额度、账期长短等。信用等级评定由销售部门牵头，会同财务部门共同审核，必要时提交公司管理层审批。对于首次合作或信用等级较低的客户，原则上应采用预付款或款到发货的结算方式。信用动态调整：客户的信用等级并非一成不变。销售部门应定期（如每季度或每半年）对客户的信用状况进行重新评估，根据其合作表现、付款情况及外部环境变化，及时调整信用等级及相应政策。对于出现信用恶化迹象的客户，应立即采取风险控制措施，如缩减授信、要求增加担保或提前付款等。三、销售合同管理：规范合作的法律保障销售合同是明确双方权利义务、保障回款的重要法律文件。合同条款的严谨性直接影响回款的顺利与否。合同评审制度：所有销售合同在签订前必须经过严格的内部评审程序。评审内容至少应包括：产品规格、价格、数量、交付方式、结算方式、付款期限、违约责任等关键条款。财务部门需重点审核付款条件、税务条款的合规性及对公司现金流的影响。对于大额合同或特殊条款合同，还需法务部门参与评审，以规避法律风险。结算方式与付款期限约定：合同中应明确约定具体的结算方式（如电汇、承兑汇票等）和清晰的付款期限。原则上，应优先选择对公司有利的结算方式，如预付款、款到发货。对于确需赊销的客户，其付款期限应严格控制在公司规定的信用政策范围内，并在合同中明确逾期付款的违约责任，如逾期罚息、违约金等。合同的签订与存档：合同必须采用公司标准合同范本（特殊情况需定制的除外），并由授权人员签字盖章后方可生效。合同原件应由公司指定部门（通常为销售部或档案室）统一存档管理，复印件交财务部门作为账务处理及回款跟踪的依据。四、发货与开票管理：衔接销售与回款的关键环节发货与开票是销售流程的延续，也是触发客户付款义务的重要节点，其管理效率直接影响回款周期。发货控制：仓库部门必须严格依据经审批的销售合同及发货通知单（由销售部门根据合同约定及客户付款情况开具）安排发货。对于未达付款条件或存在回款风险的订单，仓库有权拒绝发货，并及时向销售部门及管理层反馈。发票开具与传递：财务部门应在货物发出、满足收入确认条件或合同约定的开票节点后，及时、准确地为客户开具增值税发票。发票信息应与合同、发货单保持一致。发票开具后，由销售部门负责及时传递给客户，并取得客户签收凭证，确保客户及时收到发票，避免因发票问题导致回款延迟。五、应收账款日常管理与监控：确保回款路径清晰应收账款的日常管理是实现及时回款的核心保障，需要销售与财务部门紧密协作。应收账款台账管理：财务部门应建立健全应收账款明细账，详细记录每个客户的应收账款发生额、回款情况、账龄等信息，并定期与销售部门进行对账，确保双方数据一致。销售部门也应自行建立客户回款跟踪表，动态掌握所辖客户的欠款及还款进度。账龄分析与预警：财务部门应按月（或按周，根据业务特性）对应收账款进行账龄分析，将逾期账款按逾期天数（如30天内、30-60天、60-90天、90天以上）进行分类。对于接近信用期的账款，应提前提醒销售部门进行催收；对于已逾期的账款，应立即启动预警机制，通知相关销售人员及管理层。定期对账制度：销售部门应定期（至少每季度）与重点客户进行书面对账，核实应收账款余额。对账结果应形成书面文件，双方签字盖章确认后存档。对于对账差异，应及时查明原因并进行调整。六、逾期款项催收与处理：化解风险的最后屏障对于逾期未收回的款项，必须采取积极、有效的催收措施，以最大限度减少坏账损失。催收责任与流程：逾期款项的第一责任人是该笔业务的销售人员。销售人员在接到逾期预警后，应立即与客户联系，了解逾期原因，并根据情况采取电话、函件、上门拜访等多种方式进行催收。催收过程应有详细记录。分级催收机制：根据逾期金额大小、逾期时间长短及客户态度，可建立分级催收机制。对于小额、短期逾期，由销售人员负责；对于大额、长期逾期或客户恶意拖欠的情况，销售部门负责人应直接介入；若仍无进展，公司应启动法律程序，由法务部门或外部律师协助追讨。坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的审批程序进行坏账核销。在核销前，必须已采取了所有可能的催收措施，并取得充分的证据证明款项无法收回。坏账核销不代表催收工作的结束，对于已核销的坏账，仍应保留追索权。七、组织保障与职责分工：协同高效的关键为确保本制度的有效执行，需要明确各相关部门及人员的职责，并建立有效的协同机制。销售部门：作为回款管理的第一责任部门，负责客户开发、信用申请初审、合同洽谈与签订、发货跟踪、发票传递、日常回款催收、客户关系维护及逾期款项的追讨。销售人员是回款的直接责任人。财务部门：负责客户信用等级的复核、销售合同的财务条款评审、应收账款的核算与台账管理、账龄分析与预警报告、发票开具、协助销售部门进行回款对账、以及对回款数据进行分析与反馈。法务部门：负责销售合同的法律风险审核、提供法律支持、协助处理重大逾期款项的法律追讨事宜。管理层：负责审批客户信用政策、重大销售合同、坏账核销等关键事项，协调解决回款管理中出现的重大问题，并对制度的执行情况进行监督。八、激励与约束：提升回款动力与责任将回款指标纳入销售人员的绩效考核体系，建立与回款业绩挂钩的激励与约束机制。绩效考核：在销售人员的绩效考核中，回款率、回款及时性、逾期账款控制等指标应占有较大权重。对于超额完成回款目标或成功追回疑难逾期款项的人员，应给予相应的奖励。责任追究：对于因个人失职、滥用信用政策、虚假承诺等原因导致款项逾期或形成坏账的销售人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括绩效扣分、奖金扣减，直至追究法律责任。九、制度的评审与改进：保持活力与适应性本制度并非一成不变，应根据公司内外部环境的变化和实际执行过程中发现的问题，定期进行评审与修订。公司将每年至少组织一次对本制度的全面评审，由销售部门牵头，财务、法务等相关部门参与，对制度的适用性、有效性进行评估，并根据评审结果提出修订建议，报管理层审批后执行。十、附则本制度由公司销售部负责解释