档案外包考核制度

PAGE档案外包考核制度一、总则（一）目的为规范公司档案外包业务管理，确保外包服务质量，保障公司档案的安全、完整与有效利用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案外包服务项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储与保管等相关外包业务。（三）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应基于客观事实，不受主观因素干扰，确保公平公正地评价外包服务提供商的表现。2.全面系统原则：对档案外包服务的各个环节进行全面考核，涵盖服务质量、工作效率、安全管理、成本控制等多个方面，形成系统的考核体系。3.持续改进原则：通过考核发现问题，及时反馈并督促外包服务提供商进行整改，推动服务质量不断提升，实现持续改进。二、考核主体与对象（一）考核主体公司设立专门的档案外包考核小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表、质量控制人员等。考核小组负责制定考核计划、组织实施考核工作、汇总考核结果并提出改进建议。（二）考核对象与公司签订档案外包服务合同的各类外包服务提供商。三、考核内容与标准（一）服务质量1.档案整理质量档案分类准确，符合公司档案管理规定和相关行业标准，分类错误率不超过[X]%。档案编号规范，编号连续、唯一，编号错误率不超过[X]%。档案装订整齐，无漏页、倒页现象，装订牢固，装订合格率达到[X]%以上。档案目录编制清晰、准确，与档案内容一致，目录错误率不超过[X]%。2.数字化加工质量图像清晰、完整，分辨率符合要求，图像模糊、缺失率不超过[X]%。数据录入准确，录入错误率不超过[X]%。数字化成果挂接正确，与档案实体对应准确无误，挂接错误率不超过[X]%。遵守数字化加工安全保密规定，无数据泄露、丢失等安全事故发生。3.档案存储与保管质量档案存储环境符合要求，温度、湿度等指标控制在规定范围内，存储环境达标率达到[X]%以上。档案保管设施设备完好，定期进行维护检查，设施设备故障率不超过[X]%。档案存储有序，便于查找和利用，档案查找准确率达到[X]%以上。建立档案定期盘点制度，账实相符率达到[X]%以上。（二）工作效率1.按时完成任务：严格按照合同约定的时间节点完成各项档案外包工作任务，逾期率不超过[X]%。2.进度跟踪与汇报：定期向公司汇报工作进度，及时反馈工作中遇到的问题及解决方案，汇报及时率达到[X]%以上。（三）安全管理1.人员安全：外包服务提供商应为其工作人员提供必要的安全培训和防护措施，确保工作人员在工作过程中的人身安全，无安全事故发生。2.档案安全：建立健全档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护措施，确保档案实体和信息安全，无档案安全事故发生。3.信息安全：加强对数字化加工过程中信息的安全管理，采取加密存储、访问控制等措施，防止信息泄露，信息安全事故发生率为零。（四）成本控制1.费用结算：严格按照合同约定的费用标准和结算方式进行费用结算，无超支、乱收费等现象。2.成本效益分析：定期对档案外包服务成本进行分析，提出成本控制建议，确保服务成本合理、效益最大化。（五）客户满意度1.服务态度：外包服务提供商工作人员服务态度热情、周到，积极响应公司需求，客户投诉率不超过[X]%。2.沟通协调：与公司保持良好的沟通协调，及时解决工作中出现的问题，沟通协调满意度达到[X]%以上。四、考核方式与周期（一）考核方式1.定期检查：考核小组定期对外包服务提供商的工作进行实地检查，查看工作现场、查阅相关记录、抽检档案样本等，对服务质量、工作效率、安全管理等方面进行评估。2.不定期抽查：根据工作需要，考核小组不定期对外包服务提供商的工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.客户反馈：收集公司内部相关部门和人员对档案外包服务的反馈意见，作为考核的参考依据。（二）考核周期考核周期分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要对服务质量、工作效率等方面进行日常检查和评估；季度考核在月度考核的基础上，对成本控制、安全管理等方面进行综合考核；年度考核是对全年档案外包服务工作的全面评价，包括服务质量、工作效率、安全管理、成本控制、客户满意度等各个方面。五、考核流程（一）考核准备1.考核小组根据考核周期和工作安排，制定详细的考核计划，明确考核内容、标准、方式、时间等。2.提前通知外包服务提供商考核的相关事宜，要求其做好准备工作，提交自评报告和相关资料。（二）实施考核1.考核小组按照考核计划和方式，对外包服务提供商进行实地检查、查阅资料、收集反馈等工作，获取考核所需的数据和信息。2.考核人员根据考核标准进行评分，记录考核情况，填写考核记录表。（三）考核结果汇总与分析1.考核小组对各考核人员的评分进行汇总，计算外包服务提供商的考核得分。2.对考核结果进行分析，找出存在的问题和不足之处，形成考核报告。（四）反馈与沟通1.将考核报告反馈给外包服务提供商，要求其对考核结果进行确认，并针对存在的问题提出整改措施和计划。2.与外包服务提供商进行沟通，听取其意见和建议，共同探讨改进方案。（五）整改跟踪1.外包服务提供商按照整改措施和计划进行整改，考核小组对整改情况进行跟踪检查。2.对整改不力的外包服务提供商，采取进一步的措施，如警告、罚款、暂停服务等，直至整改到位。六、考核结果应用（一）绩效奖励1.根据年度考核结果，对表现优秀的外包服务提供商给予绩效奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书、优先续约等。2.绩效奖励的具体标准和方式由公司根据实际情况制定。（二）惩罚措施1.对考核结果不合格的外包服务提供商，发出书面整改通知，要求其限期整改。2.整改后仍不符合要求的，按照合同约定扣除相应的服务费用，情节严重的，终止合同，并追究其违约责任。（三）续约参考考核结果作