个人信息考核制度

PAGE个人信息考核制度一、总则（一）目的为加强公司/组织对个人信息的保护与管理，确保个人信息处理活动合法、合规、安全、有序进行，保障员工及相关方的合法权益，特制定本个人信息考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及个人信息收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等处理活动的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准关于个人信息保护的规定，确保个人信息处理活动合法合规。2.正当性原则：个人信息处理应具有明确、合理的目的，并与处理目的直接相关，不得过度收集个人信息。3.必要性原则：在实现处理目的的前提下，应采取对个人权益影响最小的方式，尽量减少对个人信息的处理。4.保密性原则：妥善保护个人信息的安全，防止信息泄露、篡改、丢失等情况发生。5.准确性原则：确保个人信息的准确、完整，及时更新和纠正不准确的信息。二、个人信息管理职责分工（一）管理层职责1.批准个人信息保护政策、制度及相关重大决策，确保公司/组织个人信息保护工作的整体方向和战略符合法律法规要求。2.监督个人信息保护工作的开展情况，协调解决跨部门的个人信息保护问题，对个人信息保护工作不力的部门或个人进行问责。（二）个人信息保护工作小组职责1.制定和完善个人信息保护制度、流程及操作规范，并确保其有效执行。2.组织开展个人信息保护培训，提高员工的个人信息保护意识和技能。3.定期对公司/组织个人信息处理活动进行内部审计和监督检查，及时发现并整改存在的问题。4.协调与外部监管机构、合作伙伴等的沟通与合作，应对个人信息保护相关的投诉、举报及突发事件。（三）各部门职责1.负责本部门个人信息处理活动的日常管理和操作，确保符合个人信息保护制度的要求。2.明确本部门内个人信息处理的具体岗位和职责，对相关人员进行培训和监督。3.配合个人信息保护工作小组开展工作，及时报告本部门个人信息处理过程中出现的问题和风险。（四）员工职责1.严格遵守公司/组织个人信息保护制度，在工作中妥善处理和保护个人信息。2.积极参加个人信息保护培训，提高自身个人信息保护意识和能力。3.发现个人信息处理活动存在违规行为或安全隐患时，及时向所在部门或个人信息保护工作小组报告。三、个人信息收集与录入（一）收集原则与范围1.在收集个人信息前，应向信息主体明确告知收集目的、范围、方式、存储期限等内容，并取得信息主体的明确同意。2.仅收集与实现处理目的直接相关的必要个人信息，不得超出业务需要过度收集。收集范围包括但不限于员工基本信息（姓名、性别、出生日期、联系方式等）、工作履历信息、薪资信息、绩效信息等。（二）收集方式1.通过合法、正当、透明的方式收集个人信息，如员工入职时填写的入职登记表、劳动合同签订过程中获取的必要信息等。2.在业务活动中，如需从第三方获取个人信息，应确保第三方已获得信息主体的合法授权，并与第三方签订相关协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务。（三）信息录入与审核1.对收集到的个人信息应及时、准确地录入公司/组织的信息系统，并确保录入信息的完整性和准确性。2.建立信息录入审核机制，对录入的个人信息进行审核，防止错误信息或未经授权的信息录入。审核内容包括信息的真实性、合法性、完整性等。四、个人信息存储与保护（一）存储方式与介质1.根据个人信息的性质、敏感程度及存储期限等因素，选择安全可靠的存储方式和介质。可采用电子存储（如服务器存储、云存储等）和纸质存储相结合的方式，但应确保纸质存储的个人信息妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。2.对于电子存储的个人信息，应采取加密、备份、访问控制等安全措施，并定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。（二）存储期限管理1.明确各类个人信息的存储期限，并严格按照规定进行管理。存储期限届满后，应及时对个人信息进行删除或匿名化处理，除非法律法规另有规定或经信息主体另行同意延长存储期限。2.在确定存储期限时，应综合考虑业务需求、法律法规要求、信息主体的合理预期等因素，确保存储期限的合理性和必要性。（三）安全保护措施1.建立健全个人信息安全管理制度，加强对存储设施、网络环境、信息系统等的安全防护，防止个人信息被非法获取、篡改、泄露或滥用。2.对涉及个人信息存储的场所、设备等进行定期安全检查和维护，确保其安全性和可靠性。3.限制对个人信息存储区域的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关信息，并对访问行为进行记录和审计。4.制定个人信息安全应急预案，定期进行演练，以应对可能发生的个人信息安全事件，如数据泄露、系统故障等，确保能够及时、有效地采取措施降低损失和影响。五、个人信息使用与共享（一）使用原则与范围1.个人信息的使用应严格遵循收集目的，不得超出授权范围使用个人信息。使用个人信息应确保其合法、正当、必要，并符合信息主体的合理预期。2.使用范围主要包括公司/组织内部的业务运营、管理决策、人力资源管理等活动，以及在法律法规允许的情况下与第三方合作伙伴进行必要的数据共享。（二）内部使用流程1.各部门因业务需要使用个人信息时，应填写个人信息使用申请表，明确使用目的范围、使用期限等内容，并提交至个人信息保护工作小组进行审批。2.个人信息保护工作小组对申请表进行审核，如审核通过，应明确告知使用部门使用个人信息的注意事项和安全要求。3.使用部门应按照审批意见和相关规定使用个人信息，并对使用过程进行记录，确保使用行为的合规性和可追溯性。（三）共享管理1.在与第三方共享个人信息前，应与第三方签订书面协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，包括但不限于信息保护责任、安全措施要求、保密义务、违约责任等。2.对共享的个人信息进行严格的筛选和控制，确保共享的必要性和最小化原则。共享的个人信息应仅为实现特定业务目的所需的最少必要信息。3.在共享个人信息时，应向第三方明确告知信息主体的权利和相关保护要求，并要求第三方按照协议约定对个人信息进行妥善保护。4.定期对第三方的个人信息保护情况进行评估和监督，发现问题及时要求第三方整改，如第三方违反协议约定，应及时终止共享合作，并采取相应措施保护个人信息安全。六、个人信息公开披露（一）公开披露原则与审批1.个人信息的公开披露应遵循合法、正当、必要的原则，严格按照法律法规要求进行审批。未经信息主体明确同意，不得公开披露其个人信息。2.因法律法规要求、司法程序需要或其他正当理由确需公开披露个人信息的，应填写个人信息公开披露申请表，详细说明公开披露的目的、范围、信息内容等，并提交至个人信息保护工作小组进行审批。3.个人信息保护工作小组对申请表进行全面审核，评估公开披露的必要性、合法性及对信息主体权益的影响，如审核通过，应明确告知相关部门公开披露的注意事项和后续处理要求。（二）公开披露方式与内容控制1.在公开披露个人信息时，应选择适当的方式，并确保公开披露的内容准确、完整，符合法律法规要求。公开披露方式包括但不限于网站公示、公告、新闻发布等。2.对公开披露的个人信息进行严格的内容控制，仅公开披露与公开目的直接相关的必要信息，不得公开披露涉及个人隐私、敏感信息等法律法规禁止公开的内容。3.在公开披露个人信息后，应及时跟踪公开披露的效果和影响，如发现可能对信息主体权益造成不利影响的情况，应及时采取措施进行处理和补救。七、个人信息主体权利保护（一）信息主体权利告知1.向信息主体明确告知其在个人信息处理活动中享有的权利和行使方式，包括但不限于知情权、查阅权、更正权、删除权、异议权等。2.通过多种渠道（如公司/组织官网、员工手册、入职培训等）向信息主体告知其权利内容，确保信息主体能够充分了解并知晓自身权益。（二）权利行使流程1.信息主体行使权利时，应向公司/组织提交书面申请，明确说明行使的权利内容及相关事实依据。2.收到信息主体申请后，相关部门应及时进行受理和处理，并在规定期限内给予信息主体答复。3.对于信息主体的查阅权、更正权、删除权等请求，应按照规定及时提供或处理相关信息；对于信息主体的异议权，应认真核实情况，如确属处理不当，应及时纠正并向信息主体反馈处理结果。（三）投诉与举报处理1.建立个人信息主体投诉与举报渠道，如设立专门的投诉邮箱、热线电话等，方便信息主体反映个人信息处理过程中存在的问题。2.对收到的投诉与举报进行及时登记、调查和处理，确保投诉举报事项得到妥善解决。处理结果应及时反馈给信息主体，并对处理过程和结果进行记录和存档。八、监督与考核（一）内部监督检查1.个人信息保护工作小组定期对公司/组织个人信息处理活动进行内部监督检查，检查内容包括制度执行情况、信息处理流程合规性、安全保护措施落实情况等。2.通过查阅资料、现场检查、数据审计等方式进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核指标与方式1.建立个人信息保护工作考核指标体系，包括但不限于制度建设与执行情况、信息安全保障情况、信息主体权利保护情况、违规事件发生次数等。2.采用定性与定量相结合的考核方式，定期对各部门及相关人员的个人信息保护工作进行考核评价。考核结果纳入公司/组织整体绩效考核体系，与部门和个人的绩效奖金、晋升等挂钩。（三）违规处理1.对于违反个人信息保护制度的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.对因个人违规行为导致个人信息泄露、滥用等严重后果的，依法追究其法律责任。3.对违规行为进行及时通报，以起到警示作用，防止类似问题再次发生。同时，针对违规行为进行深入分析，查找制度和管理漏洞，及时完善个人信息保护制度和流程。九、培训与教育（一）培训计划制定1.根据公司/组织个人信息保护工作的实际情况和员工需求，制定年度个人信息保护培训计划。培训计划应明确培训目标、内容、对象、方式、时间安排等。2.培训内容应涵盖国家法律法规及行业标准、公司/组织个人信息保护制度、个人信息处理流程与操作规范、信息安全意识与技能等方面。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类个人信息保护培训活动，培训方式可采用内部培训、在线学习、外部专家讲座等多种形式。2.确保培训效果，通过考试、实际操作、案例分析等方式对培训人员进行考核，检验其对培训内容的掌握程度和实际应用能力。对考核不合格的人员进行补考或重新培训。（三）教育宣传1.加强个人信息保护宣传教育工作，通过公司/组织内部刊物、宣传栏、邮件通知等多种渠道，向员工宣