印章使用管理制度

印章使用管理制度一、总则印章作为单位（或公司，下同）权利、身份和责任的象征，其规范使用与妥善管理，直接关系到单位的正常运营秩序和整体利益。为确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝滥用印章行为，防范潜在风险，保障单位各项业务活动的正常有序开展，依据国家相关法律法规及单位内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于单位内所有印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用及销毁等管理工作。单位各部门及全体员工在涉及印章使用与管理的各项活动中，均须严格遵守本制度的规定。印章管理遵循“统一管理、分级负责、依权用印、权责对等、严格审批、规范流程、安全第一、防范风险”的原则。二、印章的种类与管理职责单位印章主要包括但不限于：单位公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章，以及因业务需要设立的其他专项业务印章（如项目章、部门章等，此类印章需严格限定使用范围）。单位应当明确印章管理的归口部门（通常为办公室或综合管理部门），全面负责单位各类印章的统一协调管理工作。其主要职责包括：统筹印章的刻制、启用、登记、备案；监督印章保管与使用流程的合规性；组织印章的定期检查、变更、停用与销毁；以及处理印章管理中出现的问题和纠纷。各印章保管部门及保管人是印章安全使用的直接责任主体。保管部门负责人需加强对本部门印章使用的日常监督与管理，确保严格执行本制度规定。印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，严格按照审批权限和用印流程操作，妥善保管印章，防止印章遗失、被盗或滥用。三、印章的刻制、启用、变更与销毁单位印章的刻制须严格履行审批程序。因工作需要新增印章时，由相关业务部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、使用范围及保管责任人，经单位分管领导审核，报单位主要负责人批准后，由印章归口管理部门统一到公安机关指定的正规刻章单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制单位印章。新印章刻制完成后，应由印章归口管理部门会同申请部门共同对印章的规格、样式、印文内容进行核验。核验无误后，进行登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门、保管人等信息，并留存印模备案。印章启用前，应由单位正式发文通知相关部门及单位内外合作方，明确启用日期、使用范围及注意事项。因单位名称变更、印章损坏、遗失或其他原因需要更换或重新刻制印章时，应按照新印章刻制的审批流程办理，并在新印章启用的同时，对原印章进行停用和销毁处理。对于停用或作废的印章，由保管部门提出停用申请，经审批后，交回印章归口管理部门统一登记、封存。封存一定期限后，按照“双人监销、全程记录”的原则进行销毁，确保作废印章无法再被使用。销毁记录应妥善保存。四、印章的保管印章应存放在安全、可靠的场所（如带锁的保险柜或专用抽屉），做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管代用。非工作时间，印章必须入柜加锁保管。不同类型的印章应根据其重要性和使用频率，确定专人负责保管。单位公章、法定代表人印章、财务专用章等核心印章，原则上应由不同人员分别保管，形成相互监督制约机制。印章保管人应妥善保管印章，防止印章被盗、遗失、污损。如发现印章遗失或被盗，保管人应立即向本部门负责人和印章归口管理部门报告，并同时向公安机关报案，积极配合查找，并按规定程序办理作废和补刻手续。印章保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，必须办理印章交接手续。交接时应有部门负责人或指定监交人在场，填写《印章交接登记表》，详细记录交接印章的名称、数量、状态、交接日期、交接双方及监交人签字等信息，确保交接清晰、责任明确。五、印章的使用规范使用印章必须基于真实、合法的业务需求，并严格履行审批程序。用印前，用印申请人应填写《用印申请单》，详细列明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、批准人、经办人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。用印审批权限应根据印章的性质和用印文件的重要程度分级设定。单位公章、合同专用章等涉及单位重大权益的印章，其使用通常需经部门负责人审核、分管领导审批，重大事项还须报单位主要负责人批准。其他专用印章的审批权限可根据实际情况由单位另行规定。审批人应对用印事项的真实性、合法性及文件内容的准确性负责。印章保管人在受理用印申请时，应严格核对《用印申请单》的审批手续是否完备，用印文件内容与申请事由是否一致。经核对无误后方可用印。对不符合审批程序、文件内容不清晰或存在疑问的用印申请，印章保管人有权拒绝用印，并及时向印章管理部门或相关领导报告。用印时，应确保印文清晰、端正、完整，位置恰当（通常为文件的落款处或指定位置），不得压盖正文。一份文件如需多页用印，应在各页相应位置加盖骑缝章，确保文件的完整性和严肃性。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容未填写完整的文件上加盖印章。如确因特殊情况（如异地签约需预先盖章）需在特定格式的空白文件上用印，必须经单位主要负责人特批，并严格控制份数，在用印后进行专项登记跟踪管理，确保此类文件不被滥用。用印完毕后，印章保管人应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，详细记录用印日期、用印文件名称、份数、用印事由、批准人、经办人、用印人等信息，并由用印人签字确认。《用印申请单》及用印文件复印件（或原件，视情况而定）应作为用印凭证，与《印章使用登记簿》一并妥善保管，以备查验。原则上，印章不得带出单位使用。确因工作需要将印章带出单位使用的，须由用印部门提出书面申请，详细说明外出用印的事由、时间、地点、文件内容、随行保管人等，经单位分管领导审核，报单位主要负责人批准后，由两名以上指定人员共同携带、保管和使用，并确保印章在视线范围内使用，用毕立即带回单位入库。六、监督检查与责任追究印章归口管理部门应定期或不定期对单位各类印章的保管、使用情况进行监督检查，重点检查印章保管是否安全、用印审批是否规范、登记是否完整等，发现问题及时督促整改。单位应建立健全印章管理责任追究机制。对于严格遵守本制度，在印章管理工作中表现突出的部门和个人，可给予适当表彰或奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，将视情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经批准私自刻制、伪造、变造单位印章的；（二）擅自启用、变更、停用或销毁印章的；（三）印章保管不善，导致印章遗失、被盗或污损，造成不良后果的；（四）超越审批权限或未经审批擅自用印的；（五）在空白文件、虚假文件上用印的；（六）违规携带印章外出的；（七）用印后不按规定登记或伪造用印记录的；（八）其他违反本制度规定，造成单位声誉受损或经济损失的行为。七、附则