员工离职流程及文档管理规范

员工离职流程及文档管理规范一、总则（一）目的与依据为规范员工离职管理，确保人员流动过程中的工作连续性、信息安全与公司资产完整，保障离职员工与公司双方的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在提供清晰、有序的离职操作指引，促进人力资源管理的规范化与专业化。（二）适用范围本规范适用于与公司建立劳动关系的所有正式员工及试用期员工的离职处理。顾问、实习生等非劳动关系人员的离职管理，可参照本规范核心原则，结合具体协议另行处理。（三）基本原则1.合规性原则：离职流程及相关操作必须符合劳动法律法规及公司规章制度的要求。2.人性化原则：在合法合规的前提下，尊重离职员工，妥善处理离职事宜，维护公司与员工的良好关系。3.效率性原则：各相关部门应积极配合，确保离职流程高效顺畅，避免不必要的延误。4.安全性原则：重点关注工作交接、信息保密及公司资产回收，防范潜在风险。5.文档化原则：离职过程中的关键环节及结果均需以书面形式记录，确保可追溯性。二、离职流程（一）离职申请与审批阶段1.员工提出离职：员工基于个人原因或其他情形决定离职时，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》，注明拟离职日期及离职原因。试用期员工提前三日，正式员工提前三十日提交（若劳动合同或公司另有约定且不违反法律规定的，从其约定）。2.直接上级沟通与挽留：直接上级在收到离职申请后，应在两个工作日内与员工进行正式面谈，充分了解员工离职的真实原因。对于表现优秀或关键岗位员工，应根据公司政策及实际情况，在合理范围内尝试进行挽留。面谈内容应简要记录。3.离职申请审批：员工《离职申请书》经直接上级签署意见后，按公司规定的审批权限逐级上报。审批过程中，相关负责人应重点评估员工离职对部门工作的影响，并初步规划后续的人员补充及工作交接事宜。审批完成后，由人力资源部门将最终审批结果通知员工本人。（二）工作交接阶段1.制定交接计划：在离职申请获得批准后，由直接上级牵头，与离职员工共同制定详细的《工作交接计划》，明确交接内容、交接对象、完成时限及质量要求。交接对象可由直接上级指定或在人力资源部门协助下确定。2.执行工作交接：离职员工应严格按照《工作交接计划》，将其负责的各项工作（包括未完成事项、正在进行事项、已完成但需后续跟进事项）的进展情况、相关资料、操作方法、注意事项等，全面、准确、清晰地移交给指定人员。交接内容应包含但不限于：*岗位职责、工作流程、关键控制点说明；*正在处理的工作项目清单、进度、相关联系人及联系方式；*已完成工作的总结报告、经验教训；*客户资料、供应商资料等业务相关信息（需符合公司保密规定）；*公司分配的办公设备、工具、钥匙、门禁卡等实物资产；*电子文档、数据、账号密码（经授权可交接的）；*其他需要移交的工作事项。3.交接确认：工作交接完成后，由离职员工、接收人、直接上级共同对《工作交接清单》进行逐项核对，确认无误后签字确认。对于重要或复杂岗位的交接，人力资源部门可派人参与监交。（三）离职手续办理阶段1.部门内部手续：离职员工在完成工作交接后，需到所在部门办理内部手续，如交还部门特定物品、注销部门内部系统权限等，由部门负责人在《离职手续办理清单》相应栏目签字确认。2.人力资源部门手续：离职员工持经部门确认的《离职手续办理清单》到人力资源部门办理以下手续：*交还劳动合同、员工手册等文件；*确认考勤截止日期、薪资结算周期及金额、经济补偿金（如适用）等；*办理社会保险、住房公积金等停缴及转移手续；*签订《解除/终止劳动合同协议书》；*其他需由人力资源部门办理的手续。3.财务部门手续：离职员工到财务部门办理财务结算手续，包括结清个人借款、报销费用、领取未结薪资等，由财务部门负责人在《离职手续办理清单》相应栏目签字确认。4.其他部门手续：根据员工岗位性质及公司规定，可能还需到行政部门（交还公司资产、办理门禁注销）、IT部门（注销系统账号、邮箱、交还电脑等设备）、档案室（交还档案资料）等相关部门办理手续，各部门负责人在《离职手续办理清单》相应栏目签字确认。5.离职证明开具：在员工办妥所有离职手续后，人力资源部门应按照国家规定为其开具《解除/终止劳动合同证明》。三、离职文档管理（一）文档种类与标准离职管理过程中产生的主要文档包括：1.《离职申请书》：员工亲笔签名，注明日期，内容应包含离职原因、拟离职日期。2.《离职审批单》：记录各级审批意见及日期。3.《工作交接计划》：明确交接内容、对象、时限。4.《工作交接清单》：详细列出交接物品、资料、工作事项等，并有交接双方及监交人签字。5.《离职手续办理清单》：列出需办理的各项离职手续及办理状态，相关部门负责人签字确认。6.《解除/终止劳动合同协议书》：明确双方权利义务，特别是经济补偿、保密义务、竞业限制（如适用）等，双方签字盖章。7.《解除/终止劳动合同证明》：符合国家规定格式，注明劳动合同期限、解除/终止日期、工作岗位、在本单位工作年限等。8.其他相关文档：如离职面谈记录、资产交接明细、薪资结算单等。所有文档应统一使用公司规定的格式模板（如有），内容真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。（二）文档流转与归档1.文档流转：离职文档在各环节流转过程中，应指定专人负责传递或由员工本人按流程依次办理，确保文档不遗失、不损坏。2.文档收集：人力资源部门为离职文档的最终收集和保管部门。在员工完成所有离职手续后，HR专员应将《离职申请书》、《离职审批单》、《工作交接清单》、《离职手续办理清单》、《解除/终止劳动合同协议书》等核心文档收集齐全。3.文档归档：人力资源部门应在员工离职后一个月内，将其离职文档与该员工的劳动合同、入职登记表等人事档案材料一并整理、编号、归档。归档应遵循公司档案管理规定，确保文档的安全性、保密性和可查阅性。电子文档应备份存储，纸质文档应存放在安全的档案柜中。（三）文档保管与查阅1.保管期限：离职员工档案材料的保管期限按照国家劳动人事档案管理相关规定执行。2.查阅权限：离职文档的查阅需严格遵守公司保密制度和档案管理规定，仅限于因工作需要并经相关负责人批准的人员查阅。查阅时应办理查阅登记手续，不得涂改、勾画、抽取、复制（经批准的除外）或损毁文档。四、特殊情况处理（一）试用期员工离职试用期员工离职，提前三日通知公司即可，离职流程可适当简化，但工作交接和物品交还环节仍需规范执行。（二）员工不辞而别对于未履行任何离职手续擅自离岗的员工，人力资源部门应首先尝试通过电话、邮件、短信等方式联系员工，了解情况并督促其返回公司办理离职手续。若联系不上或员工明确拒绝返回，公司可依据规章制度及劳动合同约定，按旷工处理，并及时办理解除劳动合同手续，必要时通过法律途径维护公司权益。同时，应尽可能通过其他途径（如其直接上级、同事）了解其工作状况，组织进行工作交接。（三）涉密岗位员工离职涉密岗位员工离职，除执行本规范一般流程外，还需严格执行公司保密协议和竞业限制协议（如签订）。在离职前，应对其进行专项保密教育，明确其离职后的保密义务和竞业限制义务。工作交接应有保密管理部门人员参与监督，确保涉密信息不外泄。必要时，可在离职后一定期限内对其履行竞业限制义务的情况进行核查。五、责任与监督1.员工责任：离职员工应本着诚实信用的原则，认真履行提前通知义务，积极配合完成工作交接，如实办理各项离职手续，保守公司商业秘密。2.直接上级责任：直接上级是员工离职工作交接的第一责任人，负责指导、监督员工完成工作交接，确保部门工作不受影响。3.人力资源部门责任：人力资源部门负责离职流程的组织、协调、指导和监督，确保离职手续合法合规办理，负责离职文档的最终收集、归档与管理，并处理与离职相关的劳动争议。4.其他相关部门责任：各相关部门应积极配合离职员工办理各项手续，在职责范围内核实、确认并签字，确保资产回收和权限注销等