2026年光建一体化科技公司应付账款管理制度

2026年光建一体化科技公司应付账款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司应付账款管理，明确应付账款的确认、核算、支付及对账流程，防范资金支付风险，维护公司与供应商的良好合作关系，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规及公司财务管理制度，结合光建一体化业务经营特点，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有光建一体化相关业务（包括分布式光伏+建筑一体化、集中式光储建一体化、光建配套运维等）产生的应付账款管理工作；公司财务部、采购部、项目管理部、工程实施部等涉及应付账款确认、审核、支付的部门及人员均需严格遵守本制度。第三条基本原则（一）合规性原则：应付账款的确认、核算及支付需符合国家财经法规、税收政策及公司财务制度，严禁虚构应付账款、违规支付资金；（二）真实性原则：应付账款需以真实发生的采购、劳务、工程等业务为依据，确保账款金额、付款条件与合同约定、实际履约情况一致；（三）及时性原则：及时确认应付账款、按时完成对账工作，严格按照合同约定或协商一致的付款期限支付款项，避免逾期产生违约金或损害合作关系；（四）安全性原则：建立多层级审核机制，确保付款信息准确无误，防范虚假付款、重复付款等资金风险，保障公司资金安全；（五）全程可追溯原则：应付账款从确认到支付的全流程需留存完整的凭证资料和审批记录，确保账款流向可查、责任可追溯。第二章管理职责划分第四条财务部职责作为应付账款管理的归口部门，财务部具体职责包括：负责应付账款的会计核算与账务处理；审核应付账款相关凭证的合规性、完整性；组织与供应商的定期对账工作；办理应付账款支付手续；监控应付账款账龄及资金支付计划；建立应付账款台账并及时更新；对异常应付账款提出处理建议。第五条业务经办部门职责采购部、项目管理部、工程实施部等业务经办部门职责包括：负责与供应商确认业务履约情况，收集整理采购合同、验收单、入库单、工程进度单等应付账款佐证资料；按要求提交付款申请并对申请资料的真实性、完整性负责；配合财务部与供应商对账，核实账款差异原因；跟踪供应商履约情况，及时反馈异常履约问题。第六条审批人员职责（一）部门负责人：审核本部门提交的付款申请，确认业务真实性、付款金额及付款时间的合理性，对审核结果承担直接管理责任；（二）财务负责人：审核应付账款支付的财务合规性，包括票据合法性、账务核算准确性、资金预算匹配度等，把控资金支付风险；（三）分管副总/总经理：根据付款金额及业务重要性，审批对应权限范围内的应付账款支付事项，统筹平衡公司资金支付计划。第三章应付账款确认管理第七条应付账款确认条件（一）常规业务应付账款：需同时满足以下条件方可确认：已签订合法有效的采购/服务/工程合同；供应商已按合同约定完成货物交付、服务提供或工程施工，且经公司验收合格；已取得合法合规的发票等结算凭证；账款金额与合同、验收资料、发票金额一致。（二）特殊业务应付账款：对于分期履约的工程项目、定制化设备采购等业务，可按履约进度确认应付账款，需附进度确认单、双方签字的履约对账记录等资料，经业务经办部门负责人审核、财务负责人复核后确认。第八条应付账款核算要求（一）财务部需按照《企业会计准则》设置应付账款明细科目，按供应商名称、业务类型、合同编号等维度进行明细核算，确保账务清晰、可追溯；（二）收到供应商发票后，财务人员需核对发票信息与合同、验收资料的一致性，核对无误后及时入账，入账时需标注合同编号、业务所属项目等关键信息；（三）对于暂估应付账款，需在月末根据已验收未收到发票的业务情况进行暂估入账，次月初按规定冲回，收到发票后重新确认应付账款，暂估入账需附暂估明细表及相关验收资料。第九条应付账款台账管理（一）财务部需建立应付账款管理台账，台账内容包括供应商名称、合同编号、账款金额、发票号码、确认日期、付款期限、已付金额、未付金额、账龄等信息；（二）台账需实时更新，每次确认应付账款或完成付款后，需在1个工作日内更新台账数据，确保台账与账务数据一致；（三）每月月末对台账进行核对，重点核对供应商名称、账款金额、账龄等关键信息，核对结果需形成书面记录，发现差异及时查明原因并调整。第四章应付账款对账管理第十条对账周期及方式（一）常规对账：与核心供应商（年度合作金额达到公司规定标准）每月对账一次，与非核心供应商每季度对账一次，对账工作需在对账周期结束后10个工作日内完成；（二）专项对账：对于大额应付账款、账龄超过6个月的应付账款、存在账款差异的应付账款，需开展专项对账，由财务部发起，业务经办部门配合；（三）对账方式：优先采用书面对账形式，包括盖章确认的对账单、双方签字的对账记录等，电子对账需留存双方盖章的电子扫描件或官方认可的电子签章文件。第十一条对账流程及要求（一）财务部每月/季度初编制《应付账款对账单》，经财务负责人审核后发送至对应供应商，对账单需列明账款明细、金额、账龄、未付原因等信息；（二）供应商核对后反馈对账结果，核对一致的，需在对账单上盖章确认并返回；核对不一致的，需注明差异金额及原因，财务部协同业务经办部门核实差异原因；（三）差异核实完成后，需编制《应付账款对账差异调节表》，明确差异调整方案，经财务负责人审核后调整账务或台账，调节表需与对账单一并归档。第五章应付账款支付管理第十二条付款申请提交要求（一）业务经办部门需在付款期限前5个工作日提交《付款申请单》，申请单需注明供应商名称、付款金额、付款事由、合同编号、发票号码、收款账户信息等内容，并附采购合同、验收单、发票等佐证资料；（二）大额付款（达到公司规定大额标准）需额外附资金使用说明，说明付款对项目进度、合作关系的影响等内容；（三）付款申请资料需完整、清晰，复印件需加盖部门公章，收款账户信息需与供应商提供的加盖公章的账户证明一致，严禁提供虚假账户信息。第十三条付款审批流程（一）小额付款：单次付款金额在公司规定小额标准以内的，由业务经办部门负责人审核、财务负责人复核后，财务部直接办理支付；（二）常规付款：单次付款金额在小额标准至大额标准之间的，经业务经办部门负责人审核、财务负责人复核、分管副总审批后，财务部办理支付；（三）大额付款：单次付款金额达到大额标准的，经业务经办部门负责人审核、财务负责人复核、分管副总审核、总经理审批后，财务部办理支付；（四）特殊付款：逾期付款、提前付款、变更收款账户等特殊付款事项，需附详细说明及相关审批资料，经财务负责人审核后报总经理审批。第十四条付款执行要求（一）财务部收到完整的付款审批资料后，需在2个工作日内办理支付手续，支付时需严格核对收款账户信息，确保资金准确支付至供应商指定账户；（二）付款完成后，财务人员需及时进行账务处理，冲减应付账款，并更新应付账款台账，同时将付款回单附在付款申请单后归档；（三）对于银行承兑汇票、商业承兑汇票等非现金支付方式，需按公司票据管理规定办理，票据开具后需及时送达供应商并取得签收记录，确保票据流转可追溯。第六章异常应付账款管理第十五条逾期应付账款管理（一）财务部需在应付账款到期前3个工作日提醒业务经办部门，业务经办部门需确认付款条件是否满足，如因特殊原因无法按时付款，需提前与供应商协商延期付款事宜，并签订延期付款协议；（二）对于已逾期的应付账款，业务经办部门需在逾期后1个工作日内提交《逾期付款说明》，说明逾期原因、拟付款时间及与供应商的沟通情况，经部门负责人审核后报财务部；（三）财务部跟踪逾期应付账款的支付进度，每月汇总逾期账款情况并上报财务负责人及总经理，对于逾期超过30天的账款，需评估违约风险并提出处理建议。第十六条坏账及无法支付应付账款处理（一）因供应商注销、失联等原因导致应付账款无法支付的，业务经办部门需收集相关证明资料，经法务部核实、审计部审核后，报总经理办公会审批，审批通过后按规定转入营业外收入；（二）对于涉及诉讼、纠纷的应付账款，需暂停支付，待纠纷解决后按法院判决或协商结果处理，相关法律文书需作为账务处理的佐证资料归档；（三）无法支付的应付账款处理完成后，需及时更新台账，并在财务报表附注中披露相关情况。第七章监督与责任追究第十七条监督机制（一）财务部每月开展应付账款管理自查，重点检查账款确认的合规性、付款审批的完整性、台账更新的及时性，自查结果纳入财务工作考核；（二）公司审计部每半年开展一次应付账款专项审计，核查应付账款的真实性、支付的合规性，识别管理漏洞并提出整改建议；（三）建立应付账款管理监督举报渠道，鼓励员工反馈虚假确认账款、违规支付、账实不符等问题，对举报属实的给予适当奖励。第十八条责任追究（一）业务经办部门提供虚假资料、隐瞒账款真实情况的，追究部门负责人及直接责任人责任，视情节给予通报批评、绩效考核扣分、经济处罚；造成公司资金损失的，承担相应赔偿责任；（二）财务人员未按规定确认、核算应付账款，或未履行审核职责导致资金支付错误的，给予绩效考核扣分、岗位培训处理；情节严重的调离岗位，造成资金损失的追究直接责任；（三）审批人员超越权限审批、违规审批付款事项的，给予通报批评、绩效考核扣分处理；因违规审批导致公司经济损失的，追究管理责任，涉嫌违法的移交司法机关。第八章附则第十九条制度修订本制度根据国家会