（2025年版）行政管理公文归档管理质量体系要素指南

（2025年版）行政管理公文归档管理质量体系要素指南一、目的行政管理公文归档管理质量体系要素指南旨在为行政管理公文的归档管理工作提供全面、系统、可操作的指导，确保公文归档的准确性、完整性、安全性和可检索性，提升行政管理效率和决策支持能力，促进组织的规范化运作和信息资源的有效利用。二、前置条件（一）人员配备1.设立专门的公文归档管理岗位，配备具备档案管理专业知识和技能的人员。相关人员应熟悉国家有关档案管理的法律法规和标准规范，如《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。2.对公文处理相关人员进行定期培训，使其了解公文归档的重要性、流程和要求，掌握基本的公文整理和归档技能。（二）硬件设施1.配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，符合国家相关的档案保管安全标准。2.购置必要的办公设备，如文件柜、档案盒、装订机、扫描仪、计算机等，以满足公文整理、存储和数字化处理的需求。（三）软件系统1.选用合适的档案管理软件，该软件应具备公文录入、分类、检索、存储、借阅管理等功能，能够与组织的办公自动化系统实现数据对接和共享。2.对档案管理软件进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（四）制度建设1.制定完善的公文归档管理制度，明确公文归档的范围、流程、责任、保管期限等内容，使公文归档工作有章可循。2.建立公文归档工作的监督和考核机制，对归档工作的质量和效率进行定期检查和评估，确保制度的有效执行。三、详细步骤（一）公文收集1.确定收集范围依据国家相关规定和组织实际工作需要，明确应归档公文的范围。一般包括上级机关的来文、本机关的发文、内部请示报告、会议纪要、统计报表、合同协议等具有查考利用价值的文件材料。2.建立收集渠道（1）各部门指定专人负责本部门公文的收集和整理工作，定期将已办理完毕的公文移交至档案管理部门。（2）档案管理部门通过办公自动化系统、文件交换平台等渠道，及时收集电子公文。3.收集时间要求（1）一般情况下，应在公文办理完毕后的一个月内完成收集工作。对于重要会议、重大活动形成的公文，应在活动结束后的两周内完成收集。（2）对于跨年度的公文，应按照文件内容的主要形成时间进行收集归档。（二）公文整理1.分类（1）按照公文的来源、内容、时间、文种等因素进行分类。常见的分类方法有年度组织机构分类法、年度问题分类法等。（2）例如，采用年度组织机构分类法时，先将公文按年度分开，再在每个年度内按组织机构进行分类。2.编号（1）为每份归档公文编制唯一的编号，编号应包括年度、分类号、顺序号等信息，以便于检索和管理。（2）编号规则应在档案管理制度中明确规定，并保持相对稳定。3.装订（1）对于纸质公文，应去除金属物，采用线装、胶粘等方式进行装订，确保公文的牢固和整齐。（2）对于页数较多的公文，可采用三孔一线装订法；对于页数较少的公文，可采用胶粘装订法。4.编目（1）编制公文目录，目录内容应包括公文编号、标题、日期、发文机关、保管期限等信息。（2）公文目录可采用纸质形式或电子形式进行存储，电子目录应与档案管理软件中的数据保持一致。（三）公文存储1.纸质公文存储（1）将装订好的纸质公文放入档案盒中，档案盒应标明年度、分类号、起止编号等信息。（2）将档案盒存放在文件柜中，按照分类顺序进行排列，便于查找和管理。2.电子公文存储（1）将电子公文按照分类和编号规则存储在档案管理软件的数据库中，并进行备份。（2）备份数据应存储在不同的存储介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。（四）公文检索1.建立检索工具（1）利用档案管理软件的检索功能，建立多种检索方式，如按公文编号、标题、日期、发文机关、关键词等进行检索。（2）编制纸质检索工具，如目录索引、卡片等，方便手工检索。2.检索流程（1）用户提出检索需求，可通过档案管理软件的检索界面输入检索条件。（2）档案管理软件根据用户输入的条件进行检索，并将检索结果显示在屏幕上。（3）用户根据检索结果选择需要的公文，可进行在线查看、下载或打印等操作。（五）公文借阅1.借阅申请（1）借阅人填写《公文借阅申请表》，注明借阅公文的编号、标题、借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人签字批准。（2）对于涉及机密的公文，借阅人还需经过保密部门的审批。2.借阅审批（1）档案管理部门对借阅申请进行审核，根据公文的保管期限、密级等情况决定是否批准借阅。（2）对于重要公文或借阅数量较大的情况，档案管理部门应报分管领导审批。3.借阅登记（1）档案管理部门在批准借阅申请后，对借阅信息进行登记，包括借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等。（2）借阅人在借阅时应签字确认，并领取借阅的公文。4.归还与检查（1）借阅人应在规定的借阅期限内归还公文。（2）档案管理部门在收回公文时，应检查公文的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行处理。（六）公文鉴定与销毁1.鉴定（1）定期对归档公文进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，根据公文的保存价值和保管期限，确定哪些公文需要继续保存，哪些公文可以销毁。（2）鉴定工作应遵循国家有关档案鉴定的标准和方法，确保鉴定结果的准确性和公正性。2.销毁（1）对于经鉴定确无保存价值的公文，应填写《公文销毁清册》，注明公文的编号、标题、日期、数量等信息，并经分管领导批准。（2）销毁公文应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保公文信息不泄露。（3）销毁过程应由两人以上监销，并在《公文销毁清册》上签字确认。四、常见问题与排错提示（一）公文收集不完整1.问题表现部分应归档的公文未被收集，导致档案资料缺失。2.原因分析（1）各部门对公文归档范围不明确，存在漏报现象。（2）公文收集渠道不畅，信息传递不及时。（3）档案管理部门监督不力，未及时督促各部门完成公文收集工作。3.排错提示（1）加强对各部门的培训，明确公文归档范围和要求。（2）建立健全公文收集反馈机制，及时了解各部门公文收集情况。（3）加强档案管理部门的监督检查，定期对各部门的公文收集工作进行考核。（二）公文整理不规范1.问题表现公文分类不准确、编号不规范、装订不牢固等。2.原因分析（1）档案管理人员业务水平不高，对公文整理的标准和方法掌握不熟练。（2）缺乏统一的公文整理规范和操作流程。（3）整理工作缺乏监督和审核机制。3.排错提示（1）加强对档案管理人员的业务培训，提高其公文整理的技能和水平。（2）制定详细的公文整理规范和操作流程，并严格执行。（3）建立整理工作的审核机制，对整理好的公文进行检查和验收。（三）公文检索困难1.问题表现检索结果不准确、不完整，无法快速找到所需公文。2.原因分析（1）档案管理软件的检索功能不完善，检索算法不合理。（2）公文编目信息不准确、不完整，影响检索效果。（3）检索人员对检索工具和方法不熟悉。3.排错提示（1）对档案管理软件进行升级和优化，提高检索功能的准确性和效率。（2）加强对公文编目工作的审核，确保编目信息的准确性和完整性。（3）对检索人员进行培训，使其熟悉检索工具和方法，提高检索能力。（四）公文借阅管理混乱1.问题表现借阅手续不齐全、借阅期限超期、公文丢失或损坏等。2.原因分析（1）借阅管理制度不完善，执行不严格。（2）档案管理人员责任心不强，对借阅工作监管不力。（3）借阅人缺乏档案保护意识，未按规定使用和归还公文。3.排错提示（1）完善借阅管理制度，明确借阅流程和责任。（2）加强对档案管理人员的教育和管理，提高其责任心和服务意识。（3）对借阅人进行档案保护知识的宣传和教育，增强其档案保护意识。（五）公文鉴定与销毁不及时1.问题表现应销毁的公文未及时销毁，占用大量存储空间；或对有保存价值的公文误销毁，造成档案资料损失。2.原因分析（1）鉴定工作不及时，未定期对归档公文进行鉴定。（2）鉴定标准不明确，导致鉴定结果不准确。（3）销毁程序不规范，存在安全隐患。3.排错提示