报销票据的管理制度

报销票据的管理制度一、报销票据的管理制度

1.1总则

报销票据的管理制度旨在规范公司内部各项费用的报销流程，确保报销票据的真实性、合规性和完整性，提高财务管理效率，防范财务风险。本制度适用于公司全体员工，包括但不限于行政、财务、业务等各部门。公司所有报销活动必须严格遵守国家相关法律法规及本制度的规定，确保每一笔报销都符合财务政策，并为审计和税务检查提供可靠依据。

1.2管理原则

1.2.1实事求是原则：报销票据必须真实反映实际发生的费用，严禁虚报、冒领或伪造票据。

1.2.2规范管理原则：所有报销票据的取得、审核、报销和归档必须按照规定的流程进行，确保每一环节的合规性。

1.2.3责任明确原则：明确各部门及员工的报销职责，确保每一笔报销都有明确的审批人和责任人。

1.2.4透明公开原则：报销流程和标准对全体员工公开透明，接受全体员工的监督，确保财务管理的公正性。

1.3适用范围

1.3.1本制度适用于公司所有员工的各项费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公用品费、维修费等。

1.3.2所有报销票据必须符合国家相关法律法规的要求，并与公司的财务政策相一致。

1.3.3特殊费用或大额报销需按照公司特别规定执行，不得违反相关规定。

1.4票据种类

1.4.1货币票据：包括但不限于发票、收据、结算单等，用于记录各类费用支付情况。

1.4.2非货币票据：包括但不限于租赁合同、协议书、结算清单等，用于记录非货币性费用的支付情况。

1.4.3电子票据：随着电子发票的普及，公司鼓励使用电子票据进行报销，所有电子票据需符合国家相关电子发票管理规范。

1.5票据获取

1.5.1员工在发生费用后，应及时获取合规的票据，确保票据的完整性和有效性。

1.5.2对于无法获取票据的情况，员工需提前向部门主管申请，并提供相关证明材料，经批准后方可进行报销。

1.5.3公司鼓励员工在费用发生前提前了解相关票据获取要求，确保报销流程的顺利进行。

1.6票据审核

1.6.1报销票据需经过部门主管和财务部门的审核，确保票据的真实性、合规性和完整性。

1.6.2部门主管需对报销票据的合理性进行初步审核，确保费用符合公司财务政策。

1.6.3财务部门需对报销票据的合规性进行详细审核，确保票据符合国家相关法律法规的要求。

1.6.4对于大额或特殊费用报销，需经过公司管理层审批，确保费用的合理性和必要性。

1.7票据报销

1.7.1员工在完成票据审核后，需按照公司财务政策进行报销，确保报销流程的规范性和高效性。

1.7.2报销票据需按照规定的格式填写，确保票据信息的准确性和完整性。

1.7.3报销票据需按照规定的流程提交，确保每一环节的合规性。

1.7.4对于不符合规定的报销票据，财务部门有权拒绝报销，并需及时通知员工进行整改。

1.8票据归档

1.8.1报销票据需按照规定的格式进行归档，确保票据的完整性和可追溯性。

1.8.2报销票据需按照规定的期限进行保存，确保票据的长期保存和利用。

1.8.3财务部门需定期对报销票据进行盘点和审核，确保票据的安全性和完整性。

1.8.4对于重要或特殊票据，需进行特别保存，确保票据的长期保存和利用。

1.9监督与检查

1.9.1公司财务部门需定期对报销票据进行监督和检查，确保报销流程的合规性和高效性。

1.9.2公司管理层需对报销票据进行定期审核，确保费用的合理性和必要性。

1.9.3公司内部审计部门需对报销票据进行定期审计，确保报销流程的合规性和透明性。

1.9.4对于发现的问题，需及时进行整改，并需对相关责任人进行追责。

二、报销票据的审核标准

2.1审核依据

报销票据的审核需严格依据国家相关法律法规、公司财务政策及本制度的规定进行。审核人员需确保每一笔报销都符合政策要求，票据信息真实可靠。审核依据主要包括但不限于《中华人民共和国发票管理办法》、《中华人民共和国会计法》以及公司内部制定的财务管理制度和报销流程。

2.2票据真实性审核

2.2.1审核人员需对报销票据的真实性进行严格审核，确保票据并非伪造或变造。票据上的信息，如日期、金额、单位等，需与实际发生的费用相符。对于电子票据，需核对电子签名、二维码等验证信息，确保票据的真实性。

2.2.2审核人员可通过查询税务机关系统或向供应商核实等方式，验证票据的真实性。对于国际票据，需特别关注票据的来源地和签发方，确保票据符合国际惯例和我国的相关规定。

2.3票据合规性审核

2.3.1审核人员需对报销票据的合规性进行严格审核，确保票据符合国家相关法律法规的要求。票据的类型、格式、内容等需符合规定，不得有违规行为。

2.3.2对于不同类型的费用，需审核票据是否符合相应的报销标准。例如，差旅费报销需提供飞机票、火车票、酒店发票等，业务招待费报销需提供餐饮发票等，办公用品费报销需提供购物发票等。

2.4票据完整性审核

2.4.1审核人员需对报销票据的完整性进行严格审核，确保票据信息齐全，无缺失或涂改。票据上的所有必要信息，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、商品或服务名称、金额等，需完整无误。

2.4.2对于多联票据，需审核所有联次是否齐全，且内容一致。对于电子票据，需审核电子票据的各个要素是否齐全，如电子发票代码、电子发票号码、开票日期、购买方名称、商品或服务名称、金额等。

2.5票据合理性审核

2.5.1审核人员需对报销票据的合理性进行严格审核，确保票据反映的费用符合公司的财务政策和实际需求。票据金额需与实际发生的费用相符，不得有虚报或冒领行为。

2.5.2对于大额或特殊费用报销，需审核票据的合理性，确保费用的必要性和经济性。例如，对于大额差旅费报销，需审核行程安排的合理性，确保行程与工作内容相符。

2.6票据审批流程审核

2.6.1审核人员需对报销票据的审批流程进行严格审核，确保每一笔报销都经过规定的审批程序。票据需经过部门主管、财务部门及公司管理层（如需）的审批，确保每一环节的合规性。

2.6.2对于不符合规定的审批流程，审核人员有权拒绝报销，并需及时通知相关人员进行整改。例如，对于未经过部门主管审批的报销票据，财务部门有权拒绝报销。

2.7特殊情况处理

2.7.1对于无法获取票据的情况，员工需提前向部门主管申请，并提供相关证明材料，经批准后方可进行报销。审核人员需审核申请的合理性，确保费用的真实性和必要性。

2.7.2对于特殊情况，如自然灾害、突发事件等，需审核票据的合理性，确保费用的必要性和紧急性。例如，对于因自然灾害导致的额外费用，需审核票据的真实性和合理性，确保费用的真实性和必要性。

2.7.3对于长期项目或跨部门合作产生的费用，需审核票据的合规性和合理性，确保费用的分摊和承担符合公司政策。例如，对于跨部门合作项目产生的费用，需审核票据的分摊是否合理，确保每一部门的承担比例符合实际贡献。

2.8审核记录

2.8.1审核人员需对每一笔报销票据的审核情况进行详细记录，包括审核时间、审核内容、审核结果等。审核记录需真实、准确、完整，并需妥善保存，以便后续查阅和审计。

2.8.2审核记录可作为公司财务管理和审计的重要依据，帮助公司了解报销流程的执行情况，发现和纠正问题。例如，通过审核记录，公司可以了解报销票据的合规性和合理性，发现和纠正财务风险。

2.8.3审核记录需按照公司档案管理的要求进行保存，确保记录的安全性和完整性。例如，审核记录需存放在安全的地方，防止丢失或损坏，并需定期进行盘点和检查。

三、报销票据的报销流程

3.1报销申请

3.1.1员工在发生费用后，需及时填写报销申请单，详细列明费用发生的日期、事由、金额等信息。报销申请单需按照公司规定的格式填写，确保信息齐全、准确。

3.1.2员工需在报销申请单上粘贴相关票据，确保票据与申请单上的信息一致。对于多张票据，需按顺序粘贴，并需在票据上注明所属费用项目。

3.1.3报销申请单需经过部门主管的审核，部门主管需对费用的合理性和必要性进行初步审核，确保费用符合公司财务政策。

3.2票据整理

3.2.1员工在报销前需对票据进行整理，确保票据的完整性和有序性。票据需按顺序排列，并需在票据上注明所属费用项目。

3.2.2对于电子票据，员工需将电子票据打印出来，并按顺序粘贴在报销申请单上。对于无法打印的电子票据，员工需提供电子票据的截图，并需在截图上注明相关信息。

3.2.3员工需对票据进行分类整理，确保每一项费用都有对应的票据支持。例如，差旅费报销需包括飞机票、火车票、酒店发票等，业务招待费报销需包括餐饮发票等。

3.3报销提交

3.3.1员工在完成报销申请单的填写和票据的整理后，需将报销申请单和票据提交给财务部门。提交时需在报销申请单上签字或盖章，注明提交日期。

3.3.2财务部门在收到报销申请单和票据后，需进行初步审核，确保票据的完整性和合规性。如有问题，需及时通知员工进行整改。

3.3.3对于大额或特殊费用报销，财务部门需将报销申请单和票据提交给公司管理层审批，确保费用的合理性和必要性。

3.4审核与报销

3.4.1财务部门在收到报销申请单和票据后，需进行详细审核，确保票据的真实性、合规性和完整性。审核内容包括票据的真实性、合规性、合理性以及审批流程等。

3.4.2审核通过后，财务部门需将报销款项支付给员工。支付时需在报销申请单上签字或盖章，注明支付金额和支付日期。

3.4.3对于审核不通过的报销申请，财务部门需及时通知员工进行整改，并说明整改要求。员工需在规定时间内完成整改，并重新提交报销申请。

3.5款项支付

3.5.1财务部门在审核通过后，需按照公司规定的支付方式支付报销款项。支付方式包括现金支付、银行转账等，需根据公司的实际情况选择合适的支付方式。

3.5.2对于现金支付，财务部门需在支付时开具收款凭证，并需在报销申请单上签字或盖章。对于银行转账，财务部门需将款项转入员工的银行账户，并需在报销申请单上注明转账信息。

3.5.3财务部门需定期对报销款项进行核对，确保款项支付的准确性和及时性。如有问题，需及时进行纠正。

3.6报销归档

3.6.1报销票据需按照公司档案管理的要求进行归档，确保票据的安全性和完整性。归档时需将报销申请单和票据按顺序排列，并需在归档目录中注明归档信息。

3.6.2财务部门需定期对报销票据进行盘点和审核，确保票据的完整性和合规性。如有问题，需及时进行纠正。

3.6.3对于重要或特殊票据，需进行特别保存，确保票据的长期保存和利用。例如，对于大额或特殊费用报销的票据，需进行特别保存，以便后续查阅和审计。

3.7报销查询

3.7.1员工可通过公司内部的报销查询系统查询报销进度和结果。报销查询系统需提供便捷的查询方式，方便员工了解报销情况。

3.7.2财务部门需定期对报销查询系统进行维护，确保系统的稳定性和准确性。如有问题，需及时进行纠正。

3.7.3员工如对报销结果有疑问，可向财务部门进行咨询，财务部门需及时解答员工的疑问，并提供必要的帮助。

四、报销票据的内部控制

4.1内部控制目标

报销票据的内部控制旨在确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，防范财务风险，提高财务管理效率。通过建立完善的内部控制制度，公司可以规范报销流程，确保每一笔报销都符合政策要求，并为审计和税务检查提供可靠依据。内部控制的目标还包括保护公司资产安全，防止资产流失，以及促进公司经营管理的规范化和高效化。

4.2内部控制原则

4.2.1权责分明原则：公司需明确各部门及员工的报销职责，确保每一笔报销都有明确的审批人和责任人。通过权责分明，可以确保报销流程的规范性和高效性。

4.2.2互相监督原则：公司需建立互相监督的机制，确保报销流程的透明性和公正性。例如，部门主管需对报销票据的合理性进行初步审核，财务部门需对报销票据的合规性进行详细审核，公司管理层（如需）需对大额或特殊费用报销进行审批。

4.2.3程序规范原则：公司需建立规范的报销流程，确保每一笔报销都按照规定的程序进行。例如，报销票据需经过部门主管、财务部门及公司管理层（如需）的审批，确保每一环节的合规性。

4.2.4定期检查原则：公司需定期对报销流程进行检查，确保报销流程的合规性和高效性。例如，财务部门需定期对报销票据进行盘点和审核，公司内部审计部门需对报销流程进行定期审计。

4.3授权审批控制

4.3.1公司需建立授权审批制度，明确各部门及员工的报销权限。例如，部门主管有权审批部门内的日常费用报销，财务部门有权审核报销票据的合规性，公司管理层有权审批大额或特殊费用报销。

4.3.2审批人员需对报销票据进行严格审核，确保票据的真实性、合规性和合理性。审批人员需在报销申请单上签字或盖章，注明审批意见和审批日期。

4.3.3对于不符合规定的报销票据，审批人员有权拒绝报销，并需及时通知相关人员进行整改。例如，对于未经过部门主管审批的报销票据，财务部门有权拒绝报销。

4.4职务分离控制

4.4.1公司需建立职务分离制度，确保报销流程的各个环节都有不同的员工负责。例如，报销申请由员工负责，部门主管负责审核，财务部门负责复核，公司管理层（如需）负责审批。

4.4.2通过职务分离，可以防止某一员工在报销流程中独断专行，确保报销流程的透明性和公正性。例如，员工负责填写报销申请单，部门主管负责审核，财务部门负责复核，公司管理层（如需）负责审批，每一环节都有不同的员工负责，可以防止某一员工在报销流程中独断专行。

4.4.3职务分离还可以提高报销流程的效率，确保报销流程的规范性和高效性。例如，每一环节都有不同的员工负责，可以确保报销流程的各个环节都得到妥善处理，提高报销流程的效率。

4.5票据管理控制

4.5.1公司需建立票据管理制度，确保报销票据的安全性和完整性。例如，公司需对报销票据进行分类管理，确保每一项费用都有对应的票据支持。

4.5.2员工在报销前需对票据进行整理，确保票据的完整性和有序性。票据需按顺序排列，并需在票据上注明所属费用项目。例如，差旅费报销需包括飞机票、火车票、酒店发票等，业务招待费报销需包括餐饮发票等。

4.5.3财务部门需定期对报销票据进行盘点和审核，确保票据的完整性和合规性。如有问题，需及时进行纠正。例如，财务部门可以定期对报销票据进行盘点，确保票据的完整性和合规性，如有问题，可以及时进行纠正。

4.6审计监督控制

4.6.1公司需建立审计监督制度，定期对报销流程进行审计，确保报销流程的合规性和高效性。例如，公司内部审计部门需对报销流程进行定期审计，发现和纠正问题。

4.6.2审计人员需对报销票据进行严格审核，确保票据的真实性、合规性和合理性。审计人员需在审计报告上签字或盖章，注明审计意见和审计日期。

4.6.3对于审计发现的问题，需及时进行整改，并需对相关责任人进行追责。例如，审计发现报销流程存在漏洞，需及时进行整改，并对相关责任人进行追责，确保报销流程的合规性和高效性。

4.7计算机系统控制

4.7.1公司需建立计算机系统控制，确保报销流程的电子化和自动化。例如，公司可以建立报销查询系统，方便员工查询报销进度和结果。

4.7.2计算机系统控制可以提高报销流程的效率，确保报销流程的规范性和高效性。例如，通过计算机系统控制，可以自动审核报销票据，提高报销流程的效率。

4.7.3计算机系统控制还可以提高报销流程的透明性，确保报销流程的公正性。例如，通过计算机系统控制，可以记录每一笔报销的详细信息，方便后续查阅和审计。

4.8持续改进控制

4.8.1公司需建立持续改进制度，定期对报销流程进行评估和改进，确保报销流程的合规性和高效性。例如，公司可以定期对报销流程进行评估，发现和改进问题。

4.8.2持续改进控制可以提高报销流程的效率，确保报销流程的规范性和高效性。例如，通过持续改进控制，可以优化报销流程，提高报销流程的效率。

4.8.3持续改进控制还可以提高报销流程的透明性，确保报销流程的公正性。例如，通过持续改进控制，可以优化报销流程，提高报销流程的透明性，确保报销流程的公正性。

五、报销票据的监督与检查

5.1内部监督机制

5.1.1公司内部审计部门需定期对报销票据的管理情况进行监督与检查，确保报销流程的合规性和透明度。内部审计部门需制定年度审计计划，明确审计目标、范围和方法，并对报销票据的获取、审核、报销和归档等环节进行重点检查。

5.1.2内部审计部门在执行审计时，需采取随机抽样、查阅资料、访谈相关人员等方式，全面了解报销票据的真实性和合理性。审计人员需对报销票据进行详细核查，确保票据信息与实际发生的费用相符，并检查报销流程是否符合公司规定。

5.1.3对于审计中发现的问题，内部审计部门需及时向公司管理层报告，并提出改进建议。公司管理层需对审计发现的问题进行重视，并责成相关部门进行整改。内部审计部门需对整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决。

5.1.4内部审计部门还需对报销票据的内部控制制度进行评估，确保制度的有效性和完整性。如发现制度缺陷，需及时提出改进建议，并推动制度的修订和完善。

5.2财务部门监督职责

5.2.1财务部门作为报销票据管理的主要责任部门，需对报销票据的合规性进行日常监督。财务部门需对报销申请单和票据进行严格审核，确保每一笔报销都符合公司规定。

5.2.2财务部门需建立报销票据的台账，详细记录每一笔报销的详细信息，包括报销人、报销部门、报销事由、报销金额、票据种类、票据号码等。台账需定期进行更新，确保信息的准确性和完整性。

5.2.3财务部门还需对报销票据进行定期盘点，确保票据的安全性和完整性。如发现票据遗失或损坏，需及时查明原因，并采取补救措施。财务部门还需对报销票据的存放进行规范管理，确保票据的存放环境安全、防火、防盗。

5.2.4财务部门还需对报销流程进行监督，确保报销流程的规范性和高效性。如发现报销流程存在漏洞，需及时向公司管理层报告，并提出改进建议。

5.3部门主管监督职责

5.3.1部门主管作为部门费用报销的第一责任人，需对部门员工的报销行为进行监督。部门主管需对报销申请单进行初步审核，确保报销事由的合理性和必要性。

5.3.2部门主管需对报销票据的真实性进行监督，确保票据与实际发生的费用相符。部门主管还需对报销流程进行监督，确保报销流程符合公司规定。

5.3.3部门主管如发现报销行为不符合公司规定，需及时进行纠正，并需对相关员工进行教育。部门主管还需对报销票据进行定期检查，确保票据的安全性和完整性。

5.4员工监督权利

5.4.1公司鼓励员工对报销票据的管理进行监督，员工如发现报销行为不符合公司规定，可向财务部门或内部审计部门进行举报。公司需建立举报机制，确保员工的举报得到及时处理。

5.4.2公司需对举报人进行保护，严禁对举报人进行打击报复。公司还需对举报情况进行调查，并需对违规行为进行处理。

5.4.3员工还需对报销流程进行监督，确保报销流程的透明性和公正性。员工如发现报销流程存在漏洞，可向公司管理层提出建议，并推动报销流程的改进。

5.5外部监督配合

5.5.1公司需积极配合税务、审计等外部机构的监督检查，提供相关资料和说明。公司需建立对外部监督的配合机制，确保外部监督工作的顺利进行。

5.5.2公司需对外部监督发现的问题进行重视，并责成相关部门进行整改。公司还需对外部监督的整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决。

5.5.3公司还需对外部监督提出的问题进行总结，并推动内部制度的完善。公司需将外部监督的经验教训纳入内部管理制度，不断提高报销票据管理水平。

5.6监督记录与报告

5.6.1公司需对监督过程进行详细记录，包括监督时间、监督内容、监督结果等。监督记录需真实、准确、完整，并需妥善保存，以便后续查阅和审计。

5.6.2公司需定期编制监督报告，总结监督工作情况，并提出改进建议。监督报告需向公司管理层汇报，并需在公司内部进行公示，接受全体员工的监督。

5.6.3监督报告需包括监督工作的基本情况、发现的问题、整改情况、改进建议等内容。监督报告需真实反映监督工作情况，并提出切实可行的改进建议。

5.6.4公司管理层需对监督报告进行重视，并责成相关部门进行整改。公司还需对整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决。

六、报销票据的培训与沟通

6.1培训需求分析

公司需定期分析员工对报销票据管理的培训需求，确保培训内容的针对性和有效性。通过调查问卷、访谈等方式，了解员工在报销过程中遇到的问题和困惑，以及员工对培训的期望。需求分析需结合公司实际情况和员工能力水平，制定合理的培训计划。

6.2培训内容设计

6.2.1培训内容需涵盖报销票据管理的各个方面，包括报销政策、报销流程、票据种类、票据获取、票据审核、票据报销、票据归档等。培训内容需结合实际案例，使员工更容易理解和掌握。

6.2.2培训内容还需包括内部控制制度、监督与检查机制、违规处理措施等，确保员工了解报销票据管理的严肃性和重要性。例如，培训中可列举一些常见的报销违规行为，并说明相应的处理措施，提高员工的法律意识和合规意识。

6.2.3培训内容还需根据不同岗位和部门的需求进行调整，确保培训内容的实用性和针对性。例如，对于财务人员，培训内容可侧重于票据审核和内部控制；对于业务人员，培训内容可侧重于票据获取和报销流程。

6.3培训方式选择

6.3.1公司可采用多种培训方式，包括集中培训、在线培训、现场培训等，满足不同员工的学习需求。集中培训适用于新员工入职培训或大型培训活动，可邀请内部专家或外部讲师进行授课，确保培训质量。

6.3.2在线培训适