档案借阅考核制度及流程

PAGE档案借阅考核制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，提高档案的利用效率，特制定本档案借阅考核制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及档案借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案借阅过程中，采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.高效利用原则：在确保档案安全的前提下，优化借阅流程，提高档案的利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案借阅考核制度（一）借阅申请1.申请人资格：公司内部员工因工作需要方可申请借阅档案。外部单位或个人原则上不得借阅公司档案，如有特殊情况，需经公司高层领导批准，并按照规定办理相关手续。2.申请流程：申请人需填写《档案借阅申请表》（以下简称“申请表”），详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。申请表经申请人所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门初审：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核。审核内容包括申请人资格、申请用途合理性、预计归还日期等方面。如申请不符合要求，档案管理部门应及时与申请人沟通，说明原因并要求其补充或修改申请信息。2.相关部门会签：对于涉及多个部门业务的档案借阅申请，档案管理部门应组织相关部门进行会签。会签部门需对申请用途是否涉及本部门业务、是否会对本部门工作产生影响等方面发表意见。如各部门均无异议，会签通过；如有部门提出异议，档案管理部门应协调解决，必要时可提交公司领导进行决策。3.领导审批：经初审和会签通过的借阅申请，提交至公司领导进行最终审批。公司领导根据申请内容及公司实际情况，决定是否批准借阅申请。如申请获批，领导应在申请表上签字确认；如申请未获批，档案管理部门应及时通知申请人，并说明原因。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限：根据档案的重要性和使用需求，一般档案的借阅期限为[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，申请人应提前向档案管理部门提出申请，并说明原因。经档案管理部门审核同意后，可适当延长借阅期限，但最长不得超过[X]个工作日。2.重要档案借阅期限：对于公司重要档案，如涉及公司核心机密、重大决策等档案，借阅期限原则上不得超过[X]个工作日。确因工作需要必须长期使用的，需经公司高层领导批准，并采取特殊的安全保管措施。（四）借阅登记1.建立借阅台账：档案管理部门应建立完善的档案借阅台账，详细记录每一次档案借阅的相关信息，包括借阅日期、申请人姓名、部门、档案名称、数量、用途、预计归还日期、实际归还日期等。2.借阅登记流程：在档案借出时，档案管理人员应根据审批通过的申请表，在借阅台账上进行详细登记，并由借阅人签字确认。同时，档案管理人员应向借阅人发放档案，并告知其借阅期限、保管要求等注意事项。在档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。同时，在借阅台账上记录档案实际归还日期，并由借阅人再次签字确认。（五）借阅考核1.考核指标按时归还率：考核借阅人是否按照规定的借阅期限归还档案。计算公式为：按时归还率=按时归还档案数量/借阅档案总数量×10%。档案完好率：考核归还档案的完整性和安全性，是否存在损坏、丢失等情况。计算公式为：档案完好率=完好归还档案数量/借阅档案总数量×10%。借阅用途合规率：考核借阅人借阅档案的用途是否符合申请用途及公司相关规定。计算公式为：借阅用途合规率=用途合规的借阅档案数量/借阅档案总数量×10%。2.考核周期：档案管理部门每月对档案借阅情况进行一次统计分析，并根据考核指标对借阅人进行考核评价。3.考核结果应用对于按时归还率、档案完好率和借阅用途合规率均达到90%及以上的借阅人，给予通报表扬，并在公司内部进行宣传推广。对于按时归还率、档案完好率或借阅用途合规率其中一项未达到90%的借阅人，档案管理部门应及时与其沟通，了解原因，并给予警告。同时，要求借阅人在今后的借阅工作中加以改进。对于按时归还率、档案完好率或借阅用途合规率其中两项及以上未达到90%的借阅人，除给予警告外，暂停其半年内的档案借阅权限，并在公司内部进行通报批评。对于因保管不善导致档案严重损坏、丢失或因借阅用途违规给公司造成重大损失的借阅人，将依法依规追究其责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。三、档案借阅流程（一）借阅申请1.填写申请表：申请人按照要求填写《档案借阅申请表》，确保申请信息真实、准确、完整。2.部门负责人审核：申请表提交至申请人所在部门负责人处，部门负责人对申请用途进行审核，确认是否与工作相关且必要。审核通过后，在申请表上签字并注明审核意见。（二）提交申请申请人将经部门负责人审核签字的申请表提交至档案管理部门。提交方式可采用纸质版送达或通过公司内部办公系统进行电子提交，具体方式由档案管理部门规定。（三）初审档案管理部门收到申请表后，按照本制度中“审批流程”的要求进行初审。初审内容包括：1.申请人资格审查：核实申请人是否为公司内部员工，是否具备借阅档案的权限。2.申请用途合理性审查：判断申请借阅档案的用途是否与工作相关，是否符合公司业务需求。3.预计归还日期合理性审查：根据档案的性质和使用需求，审查预计归还日期是否合理。如初审通过，档案管理部门在申请表上注明初审意见，并将申请表流转至下一步审批环节；如初审不通过，档案管理部门应及时与申请人沟通，说明原因，要求其补充或修改申请信息。（四）会签（如需）对于涉及多个部门业务的档案借阅申请，档案管理部门组织相关部门进行会签。会签部门在申请表上签署意见，表明是否同意借阅申请以及对申请用途的看法。会签过程中，各部门应充分沟通，确保申请符合公司整体利益和业务流程要求。（五）领导审批经初审和会签（如需）通过的借阅申请，提交至公司领导进行最终审批。公司领导根据申请内容及公司实际情况，做出批准或不批准的决定。如申请获批，领导在申请表上签字确认；如申请未获批，档案管理部门应及时通知申请人，并说明原因。（六）借阅办理1.档案调取：档案管理部门根据领导审批意见，安排专人调取所需档案。在调取档案时，档案管理人员应仔细核对档案名称、数量等信息，确保与申请表一致。2.借阅交接：档案管理人员与借阅人进行档案交接，填写《档案借阅交接清单》（以下简称“交接清单”）。交接清单应详细记录档案名称、数量、版本、状态等信息，并由双方签字确认。同时，档案管理人员向借阅人发放档案，并告知其借阅期限、保管要求、保密规定等注意事项。（七）档案归还1.提前提醒：在借阅期限届满前[X]个工作日，档案管理部门应通过电话、邮件或公司内部办公系统等方式提醒借阅人按时归还档案。2.归还办理：借阅人应在规定的借阅期限内将档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理人员按照《档案借阅交接清单》对档案进行核对验收。如档案完整无损、按时归还，档案管理人员在交接清单上注明归还情况，并办理档案归还手续；如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应立即说明原因，并按照本制度中“借阅考核”的相关规定进行处理。（八）特殊情况处理1.紧急借阅：如遇紧急情况需要借阅档案，申请人可在填写申请表后，直接提交至档案管理部门负责人。档案管理部门负责人应立即进行审核，并在必要时直接提交公司领导审批。审批通过后，档案管理部门应优先办理借阅手续，确保紧急工作需求得到及时满足。2.档案续借：如需延长档案借阅期限，借阅人应在原借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出续借申请。申请流程与借阅申请流程相同，但需注明续借原因和续借期限。档案管理部门按照审批流程进行审核，批准后方可办理续借手续。3.档案复制：如因工作需要不能借阅原件，申请人可申请档案复制。档案复制申请流程与借阅申请流程基本相同，但需在申请表中注明复制内容、用途等信息。档案管理部门根据申请内容进行审核，批准后安排专人进行复制。复制完成后，档案管理人员应按照规定对复制件进行登记和发放，并要求申请人妥善保管。四、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或对制度条款有