2025年酒店物资采购管理办法

2025年酒店物资采购管理办法#2025年酒店物资采购管理办法

##一、总则

###1.1目的与依据

为规范酒店物资采购行为，提升采购效率，控制采购成本，确保物资质量，保障酒店运营的连续性和稳定性，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》及相关行业法规政策，结合酒店实际情况，特制定本办法。本办法旨在建立科学、规范、高效、透明的物资采购管理体系，防范采购风险，促进酒店可持续发展。

###1.2适用范围

本办法适用于酒店所有部门所需物资的采购活动，包括但不限于客房用品、餐饮用具、办公用品、设备设施、清洁用品、安全防护用品等各类物资的采购。涉及金额达到一定标准（具体标准由采购部另行制定并报管理层审批）的采购项目，必须严格按照本办法执行。

###1.3采购原则

酒店物资采购遵循以下原则：

（1）**需求导向原则**：采购活动以酒店运营需求为导向，确保采购的物资能够满足实际使用要求，避免盲目采购和资源浪费。

（2）**公开透明原则**：采购过程公开透明，采购信息及时发布，采购决策过程可追溯，确保采购活动的公平公正。

（3）**质量优先原则**：优先选择质量可靠、性能优良、符合国家标准的物资，确保物资使用安全和效果。

（4）**成本效益原则**：在保证质量和服务的前提下，通过科学合理的采购方式，降低采购成本，提高资金使用效益。

（5）**安全合规原则**：采购的物资必须符合国家法律法规及行业标准，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合相关强制性标准。

（6）**供应商管理原则**：建立完善的供应商管理体系，通过科学的评价和选择机制，建立长期稳定的供应商合作关系，确保采购渠道的稳定性和可靠性。

###1.4采购组织架构

酒店设立采购部作为物资采购的主管部门，负责采购政策的制定、采购计划的编制、采购活动的组织、供应商的管理、采购合同的签订与执行、采购质量的监督等工作。各部门根据实际需求提出采购申请，采购部审核后组织采购活动。酒店设立采购委员会，由总经理、财务总监、采购部经理、各部门负责人等组成，负责重大采购项目的决策和监督。

采购部内部设置以下岗位：

（1）**采购经理**：负责采购部的全面管理工作，制定采购政策，审核采购计划，监督采购过程，协调各部门关系。

（2）**采购专员**：负责具体采购项目的执行，包括需求调研、供应商选择、询价比价、合同谈判、订单下达、到货验收等。

（3）**供应商管理专员**：负责供应商的日常管理，包括供应商信息的收集、评估、维护和淘汰。

（4）**合同管理专员**：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和归档。

（5）**采购助理**：负责采购数据的统计、分析、报表制作，协助采购专员完成日常工作。

各部门设立采购联络员，负责本部门的采购需求提出、采购信息的传递、采购结果的反馈等工作。采购联络员应具备一定的物资知识和采购意识，能够准确、及时地提出采购需求，并配合采购部完成采购工作。

##二、采购流程

###2.1采购需求管理

（1）**需求提出**：各部门根据实际运营需要，填写《物资采购申请单》，详细列明物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间等信息。采购申请单应经部门负责人签字确认，并附上相关证明材料（如使用计划、预算说明等）。

（2）**需求审核**：采购部收到采购申请单后，进行以下审核：

-**必要性审核**：检查采购需求是否为酒店运营所必需，是否存在替代方案或可维修、可调剂的物资。

-**合理性审核**：检查采购数量是否合理，是否存在过度采购或采购不足的情况。

-**合规性审核**：检查采购需求是否符合国家法律法规及行业标准，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合相关强制性标准。

-**预算审核**：检查采购需求是否在部门年度预算范围内，如超出预算，需按酒店财务管理制度办理审批手续。

（3）**需求审批**：采购部审核通过后，将采购申请单提交给酒店管理层进行审批。审批流程根据采购金额的大小分为不同级别：

-**小额采购**：金额在人民币1万元及以下的采购，由采购部经理审批。

-**一般采购**：金额在人民币1万元以上、10万元以下的采购，由采购委员会审批。

-**重大采购**：金额在人民币10万元以上的采购，由酒店总经理办公会审批。

（4）**需求确认**：审批通过后，采购部与相关部门确认采购需求，并下达采购任务。如需变更采购需求，需重新填写采购申请单，并按原流程重新审批。

###2.2供应商管理

（1）**供应商信息收集**：采购部通过以下途径收集供应商信息：

-**公开招标**：通过国家、地方政府的公共资源交易平台，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。

-**行业推荐**：通过行业协会、行业展会等渠道，了解优质的供应商信息。

-**现有供应商推荐**：鼓励现有供应商推荐新的优质供应商，并进行评估。

-**网络平台**：利用专业的B2B采购平台，收集供应商信息。

（2）**供应商评估**：采购部对收集到的供应商信息进行初步筛选，并制定《供应商评估标准》，对供应商进行综合评估。评估内容包括：

-**资质评估**：检查供应商是否具备合法的经营资质，营业执照、生产许可证、行业认证等是否齐全有效。

-**质量评估**：检查供应商的产品质量是否符合国家法律法规及行业标准，是否有相关质量认证。

-**服务评估**：检查供应商的服务能力，包括交货期、售后服务、技术支持等。

-**价格评估**：检查供应商的价格水平，是否具有市场竞争力。

-**信誉评估**：检查供应商的信誉状况，是否有不良记录。

（3）**供应商选择**：根据评估结果，选择符合要求的供应商，并签订《供应商合作协议》。供应商合作协议应明确双方的权利义务、合作方式、违约责任等内容。

（4）**供应商维护**：采购部定期对供应商进行绩效评估，评估内容包括交货及时率、产品质量合格率、售后服务满意度等。评估结果作为供应商管理的依据，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。

（5）**供应商淘汰**：对连续两次评估不合格的供应商，或存在严重违约行为的供应商，予以淘汰，并从供应商库中删除。

###2.3询价比价与采购决策

（1）**询价比价**：采购部根据采购需求，向供应商发出询价邀请，要求供应商在规定时间内提供报价。采购部对收到的报价进行汇总分析，包括价格、质量、服务、交货期等因素，进行比较评估。

（2）**样品测试**：对于重要的采购项目，采购部应要求供应商提供样品进行测试，确保产品质量符合要求。测试结果作为采购决策的依据之一。

（3）**采购决策**：采购部根据询价比价结果、样品测试结果、供应商评估结果等因素，选择最优供应商，并确定采购价格、交货期、付款方式等条款。

（4）**采购审批**：采购部将采购方案提交给酒店管理层进行审批。审批流程根据采购金额的大小分为不同级别：

-**小额采购**：金额在人民币1万元及以下的采购，由采购部经理审批。

-**一般采购**：金额在人民币1万元以上、10万元以下的采购，由采购委员会审批。

-**重大采购**：金额在人民币10万元以上的采购，由酒店总经理办公会审批。

（5）**采购执行**：审批通过后，采购部与供应商签订《采购合同》，并下达采购订单。采购订单应明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式等条款。

##三、采购执行与监督

###3.1订单下达与跟踪

（1）**订单下达**：采购部在签订《采购合同》后，向供应商下达《采购订单》。采购订单应加盖酒店公章，并一式两份，一份交供应商，一份留存采购部。

（2）**订单跟踪**：采购部负责跟踪采购订单的执行情况，包括生产进度、运输进度、到货时间等。如遇特殊情况，应及时与供应商沟通，解决存在的问题。

（3）**到货确认**：物资到货后，相关部门应进行验收，并填写《到货验收单》。验收内容包括物资名称、规格型号、数量、质量等。验收合格后，在《到货验收单》上签字确认。

###3.2质量管理

（1）**质量标准**：采购部应制定《物资质量标准》，明确各类物资的质量要求，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合国家法律法规及行业标准。

（2）**质量检验**：采购部应建立物资质量检验制度，对到货物资进行抽样检验或全检，确保物资质量符合要求。检验结果应记录在案，并作为供应商管理的依据。

（3）**质量投诉**：如发现物资质量问题，相关部门应及时向采购部报告，采购部应与供应商沟通，要求其进行整改或更换。如供应商拒不整改或更换，采购部应按照《采购合同》的约定进行处理。

###3.3付款管理

（1）**付款条件**：采购合同中应明确付款条件，包括付款方式、付款时间、付款比例等。一般采购项目采用分期付款，重大采购项目可采用预付款、分期付款相结合的方式。

（2）**付款审批**：采购部在收到供应商提供的发票、验收单等付款凭证后，进行审核，并提交给财务部门进行付款审批。审批流程根据采购金额的大小分为不同级别：

-**小额采购**：金额在人民币1万元及以下的采购，由采购部经理审批。

-**一般采购**：金额在人民币1万元以上、10万元以下的采购，由采购委员会审批。

-**重大采购**：金额在人民币10万元以上的采购，由酒店总经理办公会审批。

（3）**付款执行**：审批通过后，财务部门按照采购合同的约定，向供应商支付货款。付款方式可采用银行转账、支票等方式。

###3.4采购监督

（1）**内部监督**：采购部应建立内部监督机制，对采购活动进行自我监督，确保采购流程的合规性。采购部应定期对采购数据进行统计、分析，并向上级管理层报告。

（2）**外部监督**：酒店应积极配合政府相关部门的监督检查，并根据要求提供相关资料。如发现采购过程中存在违规行为，应及时纠正，并追究相关人员的责任。

（3）**审计监督**：酒店应定期进行内部审计，对采购活动进行审计监督，确保采购活动的合规性和有效性。审计结果应作为改进采购管理的重要依据。

##四、附则

（1）本办法由采购部负责解释。

（2）本办法自发布之日起施行，原《酒店物资采购管理办法》同时废止。

（3）本办法未尽事宜，由采购部根据实际情况制定补充规定，报酒店管理层审批后执行。

##二、采购流程

###2.4采购方式选择

在具体的采购实践中，酒店应根据物资的种类、数量、价格、技术要求、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：

（1）**公开招标**：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标可以通过国家、地方政府的公共资源交易平台进行，也可以通过酒店自行组织的招标方式进行。公开招标的优点是竞争充分，价格相对较低，但流程复杂，周期较长。

（2）**邀请招标**：适用于金额较大、技术复杂、只有少数供应商能够满足要求的采购项目。邀请招标由采购部向符合条件的供应商发出邀请，邀请其参与投标。邀请招标的优点是流程相对简单，周期较短，但竞争不够充分，价格可能相对较高。

（3）**竞争性谈判**：适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目。竞争性谈判由采购部组织谈判小组，与供应商进行谈判，最终确定成交供应商。竞争性谈判的优点是灵活性强，可以更好地满足酒店的个性化需求，但容易滋生腐败，需要加强监督。

（4）**询价采购**：适用于金额较小、技术简单、市场竞争充分的采购项目。询价采购由采购部向多家供应商发出询价邀请，比较报价后选择最优供应商。询价采购的优点是流程简单，周期较短，价格相对较低，但竞争不够充分，需要加强质量监督。

（5）**单一来源采购**：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生不可预见的紧急情况需要立即采购的采购项目。单一来源采购需要采购部提供充分的理由，并报酒店管理层审批。单一来源采购的优点是能够保证采购的及时性，但容易滋生腐败，需要加强监督。

（6）**框架协议采购**：适用于长期、大批量的采购项目。框架协议采购由采购部与多家供应商签订框架协议，约定采购的品种、规格、数量、价格、交货期等条款，在协议有效期内，酒店可以根据实际需求向协议供应商进行采购。框架协议采购的优点是能够简化采购流程，提高采购效率，但需要加强供应商管理，防止价格波动和质量问题。

采购方式的选择应遵循以下原则：

-**需求导向**：以酒店的实际需求为导向，选择能够满足需求的采购方式。

-**公开透明**：采购过程公开透明，采购信息及时发布，采购决策过程可追溯，确保采购活动的公平公正。

-**质量优先**：优先选择质量可靠、性能优良、符合国家标准的物资，确保物资使用安全和效果。

-**成本效益**：在保证质量和服务的前提下，通过科学合理的采购方式，降低采购成本，提高资金使用效益。

-**安全合规**：采购的物资必须符合国家法律法规及行业标准，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合相关强制性标准。

采购部应根据上述原则，结合实际情况，选择合适的采购方式。采购方式的选择应经酒店管理层审批，并报采购委员会备案。

###2.5采购文件编制

采购文件是采购活动的重要依据，应详细列明采购需求、采购方式、采购流程、供应商要求、合同条款等内容。采购文件的编制应遵循以下原则：

（1）**需求明确**：采购文件应详细列明采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。

（2）**条款清晰**：采购文件应明确采购方式、采购流程、供应商选择标准、合同条款等内容，确保采购活动的公平公正。

（3）**格式规范**：采购文件应采用规范的格式，确保内容的完整性和准确性。

（4）**语言简明**：采购文件应采用简明的语言，避免使用模糊不清的表述，确保供应商能够准确理解采购文件的内容。

采购文件的编制应遵循以下步骤：

（1）**需求调研**：采购部应与相关部门进行沟通，了解采购需求，并收集相关资料。

（2）**文件起草**：采购部根据需求调研结果，起草采购文件，包括采购需求、采购方式、采购流程、供应商要求、合同条款等内容。

（3）**文件审核**：采购部将采购文件提交给酒店管理层进行审核，确保采购文件的内容符合酒店的政策和规定。

（4）**文件发布**：采购文件审核通过后，通过国家、地方政府的公共资源交易平台，或者酒店自行组织的招标方式进行发布。

采购文件的编制应注重以下几点：

-**采购需求**：采购文件应详细列明采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。

-**采购方式**：采购文件应明确采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、框架协议采购等。

-**采购流程**：采购文件应明确采购流程，包括需求提出、需求审核、需求审批、供应商选择、询价比价、采购决策、合同签订、订单下达、到货验收、质量检验、付款等环节。

-**供应商要求**：采购文件应明确供应商的资质要求、质量要求、服务要求等，确保供应商能够满足采购需求。

-**合同条款**：采购文件应明确合同条款，包括付款条件、交货期、违约责任等，确保双方的权益得到保障。

###2.6供应商选择与评估

供应商的选择与评估是采购管理的重要内容，直接影响采购的质量和成本。酒店应建立科学的供应商选择与评估体系，确保选择优质的供应商，并建立长期稳定的合作关系。

####2.6.1供应商选择

供应商的选择应遵循以下原则：

（1）**资质优先**：选择具有合法经营资质、产品质量可靠、服务能力强的供应商。供应商应具备营业执照、生产许可证、行业认证等必要资质，确保其能够提供符合要求的物资。

（2）**质量优先**：选择能够提供高质量物资的供应商。供应商的产品质量应符合国家法律法规及行业标准，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合相关强制性标准。

（3）**价格优先**：选择价格合理的供应商。供应商的价格应具有市场竞争力，能够为酒店提供性价比高的物资。

（4）**服务优先**：选择服务能力强的供应商。供应商应能够提供及时的交货、完善的售后服务、技术支持等，确保酒店的物资需求得到及时满足。

（5）**信誉优先**：选择信誉良好的供应商。供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录，能够与酒店建立长期稳定的合作关系。

供应商的选择应通过以下步骤进行：

（1）**信息收集**：采购部通过公开招标、行业推荐、现有供应商推荐、网络平台等途径，收集供应商信息。

（2）**初步筛选**：采购部对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。

（3）**资质审查**：采购部对初步筛选后的供应商进行资质审查，确保其具备合法经营资质。

（4）**样品测试**：对于重要的采购项目，采购部应要求供应商提供样品进行测试，确保产品质量符合要求。

（5）**综合评估**：采购部根据资质审查结果、样品测试结果、价格比较结果、服务比较结果、信誉评估结果等因素，对供应商进行综合评估。

（6）**选择确定**：根据综合评估结果，选择最优供应商，并确定采购价格、交货期、付款方式等条款。

####2.6.2供应商评估

供应商的评估是供应商管理的重要内容，应定期进行，并根据评估结果对供应商进行分类管理。供应商的评估应包括以下内容：

（1）**资质评估**：检查供应商是否具备合法经营资质，营业执照、生产许可证、行业认证等是否齐全有效。

（2）**质量评估**：检查供应商的产品质量是否符合国家法律法规及行业标准，是否有相关质量认证。

（3）**服务评估**：检查供应商的服务能力，包括交货及时率、售后服务满意度、技术支持能力等。

（4）**价格评估**：检查供应商的价格水平，是否具有市场竞争力。

（5）**信誉评估**：检查供应商的信誉状况，是否有不良记录。

供应商的评估应采用定性与定量相结合的方法，包括问卷调查、实地考察、样品测试、用户反馈等。评估结果应记录在案，并作为供应商管理的依据。

###2.7采购合同管理

采购合同是采购活动的重要法律文件，应明确双方的权利义务、合作方式、违约责任等内容。采购合同的签订应遵循以下原则：

（1）**平等自愿**：采购合同应由采购部和供应商平等自愿签订，任何一方不得强迫对方签订合同。

（2）**合法合规**：采购合同应符合国家法律法规及行业标准，特别是涉及安全、卫生、环保等方面的物资，必须符合相关强制性标准。

（3）**内容完整**：采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。

（4）**格式规范**：采购合同应采用规范的格式，确保内容的完整性和准确性。

采购合同的签订应遵循以下步骤：

（1）**合同起草**：采购部根据采购需求、询价比价结果、供应商评估结果等内容，起草采购合同。

（2）**合同审核**：采购部将采购合同提交给酒店管理层进行审核，确保合同内容符合酒店的政策和规定。

（3）**合同签订**：合同审核通过后，采购部与供应商签订采购合同。采购合同应加盖酒店公章和供应商公章，并一式两份，一份交供应商，一份留存采购部。

（4）**合同备案**：采购部将采购合同报采购委员会备案。

采购合同的履行应遵循以下原则：

（1）**诚实信用**：采购部和供应商应诚实信用，履行合同约定的义务。

（2）**及时履行**：采购部和供应商应按照合同约定的时间、地点、方式履行合同义务。

（3）**违约责任**：如一方违约，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。

采购合同的管理应遵循以下原则：

（1）**合同履行**：采购部应监督合同的履行，确保双方按照合同约定履行义务。

（2）**合同变更**：如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面协议。

（3）**合同解除**：如一方严重违约，另一方可以解除合同，并要求对方赔偿损失。

（4）**合同归档**：采购部应将采购合同归档保存，以便日后查阅。

##四、附则

###4.1持续改进

本办法的制定和实施是一个持续改进的过程。采购部应定期对本办法进行评估，并根据实际情况进行修订和完善。评估内容包括本办法的执行情况、存在的问题、改进建议等。评估结果应作为改进本办法的重要依据。采购部应积极学习借鉴先进的采购管理经验，不断提升采购管理水平，为酒店的发展提供更好的支持。

持续改进的具体措施包括：

（1）**定期评估**：采购部应每年对本办法进行评估，评估内容包括本办法的执行情况、存在的问题、改进建议等。

（2）**修订完善**：根据评估结果，采购部应修订完善本办法，确保本办法的适用性和有效性。

（3）**学习借鉴**：采购部应积极学习借鉴先进的采购管理经验，不断提升采购管理水平。

（4）**培训提升**：采购部应定期对采购人员进行培训，提升采购人员的专业素质和管理能力。

（5）**技术升级**：采购部应积极应用信息技术，提升采购管理的信息化水平。

通过持续改进，采购部可以不断提升采购管理水平，降低采购成本，提高采购效率，为酒店的发展提供更好的支持。

###4.2监督检查

酒店应建立监督检查机制，对采购活动进行监督检查，确保采购活动的合规性和有效性。监督检查应包括内部监督和外部监督。

####4.2.1内部监督

内部监督是指酒店内部对采购活动的监督，包括采购部的自我监督、财务部门的监督、审计部门的监督等。

（1）**自我监督**：采购部应建立内部监督机制，对采购活动进行自我监督，确保采购流程的合规性。采购部应定期对采购数据进行统计、分析，并向上级管理层报告。采购部应建立内部举报制度，鼓励员工举报采购过程中的违规行为。

（2）**财务监督**：财务部门应定期对采购活动进行财务监督，确保采购资金的合理使用。财务部门应审核采购发票、验收单等付款凭证，确保付款的合规性。

（3）**审计监督**：酒店应定期进行内部审计，对采购活动进行审计监督，确保采购活动的合规性和有效性。审计部门应审计采购流程、供应商管理、合同管理等内容，审计结果应作为改进采购管理的重要依据。

内部监督的具体措施包括：

-**建立内部监督机制**：采购部应建立内部监督机制，对采购活动进行自我监督，确保采购流程的合规性。

-**定期统计分析**：采购部应定期对采购数据进行统计、分析，并向上级管理层报告。

-**内部举报制度**：采购部应建立内部举报制度，鼓励员工举报采购过程中的违规行为。

-**财务审核**：财务部门应定期对采购活动进行财务监督，确保采购资金的合理使用。

-**内部审计**：酒店应定期进行内部审计，对采购活动进行审计监督，确保采购活动的合规性和有效性。

通过内部监督，可以及时发现采购过程中的问题，并采取措施进行整改，确保采购活动的合规性和有效性。

####4.2.2外部监督

外部监督是指政府相关部门对采购活动的监督，包括政府采购部门的监督、质量监督部门的监督、环保部门的监督等。

（1）**政府采购部门监督**：政府采购部门对政府采购活动进行监督，确保政府采购活动的公开透明、公平公正。政府采购部门应定期对政府采购活动进行抽查，对违规行为进行查处。

（2）**质量监督部门监督**：质量监督部门对产品质量进行监督，确保产品质量符合国家法律法规及行业标准。质量监督部门应定期对产品质量进行抽查，对不合格产品进行查处。

（3）**环保部门监督**：环保部门对环保行为进行监督，确保环保行为符合国家环保法律法规。环保部门应定期对环保行为进行抽查，对违规行为进行查处。

外部监督的具体措施包括：

-**政府采购部门监督**：政府采购部门对政府采购活动进行监督，确保政府采购活动的公开透明、公平公正。

-**质量监督部门监督**：质量监督部