请假销假外出告知制度

请假销假外出告知制度一、请假销假外出告知制度

一、总则

请假销假外出告知制度旨在规范员工请假、销假及外出的管理流程，确保企业运营秩序稳定，保障员工合法权益。本制度适用于企业全体员工，包括正式员工、实习生及外聘专家等。制度遵循公平、公正、公开的原则，明确请假、销假及外出的申请、审批、告知及记录等环节，确保管理工作的规范化和透明化。

二、请假种类及条件

1.请假种类

请假分为事假、病假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假及其他特殊假。事假包括个人事务、家庭原因等临时性请假；病假适用于员工因身体健康原因需休息治疗的情况；年假为员工年度内享有的带薪休假；婚假、产假、陪产假及丧假根据国家法律法规及企业政策执行；其他特殊假包括陪护假、生育假等。

2.请假条件

员工申请事假需提前至少一日提交申请，并说明请假事由；病假需提供医疗机构出具的病假证明；年假需根据员工工龄及公司政策累计休假天数；婚假、产假、陪产假及丧假依照法定标准执行。特殊假需结合实际情况及企业审批流程办理。

三、请假申请及审批流程

1.申请方式

员工需通过企业内部OA系统或纸质表单提交请假申请，明确请假类型、起止时间、事由及预计返回日期。紧急情况下，员工可先口头报告部门主管，后续补办申请手续。

2.审批权限

事假半天以内由部门主管审批，半天以上至一天由部门主管及人力资源部联合审批，一天以上需经直属上级及人力资源部双重审批。病假、年假及其他法定假期的审批权限参照企业相关规定执行。审批过程中，部门主管需结合员工工作安排及企业运营需求进行综合评估。

四、销假管理

1.销假条件

员工请假结束后，需按时返回工作岗位，并主动向部门主管销假。病假需提供医疗机构康复证明；事假需说明实际请假时间及事由。

2.销假流程

员工销假时需填写《销假申请表》，部门主管确认员工状态后签字确认。人力资源部定期汇总销假记录，纳入员工考勤档案。若员工未按时销假，需提前联系部门主管及人力资源部，说明原因并办理补假手续。

五、外出管理

1.外出种类

外出分为工作外出、培训学习、公务出差等。工作外出适用于临时性业务办理；培训学习需结合企业发展需求及员工个人成长计划；公务出差需明确出差目的、时间及预算。

2.外出申请及审批

员工需提前提交《外出申请表》，明确外出事由、时间、地点及联系方式。工作外出及培训学习由部门主管审批；公务出差需经直属上级及财务部联合审批。审批通过后，员工需将外出计划报备人力资源部，以便协调工作安排。

六、告知及记录

1.告知方式

企业通过内部公告、邮件通知及OA系统消息等方式，向员工及相关部门告知请假、销假及外出信息。人力资源部负责定期发布企业休假政策及员工请假动态，确保信息透明。

2.记录管理

人力资源部建立员工请假销假外出电子档案，记录请假类型、时间、事由及审批结果。档案作为员工绩效考核、薪酬计算及离职手续办理的重要依据。企业定期对档案进行审核，确保记录完整、准确。

二、请假销假外出审批权限与流程

一、审批权限划分

企业根据员工职位、部门职责及请假事由设定审批权限，确保审批流程高效、合理。审批权限分为部门主管级、直属上级级及人力资源部级三个层级，具体划分如下：

1.部门主管级审批

部门主管负责审批本部门员工的日常请假申请，包括事假、病假等。审批时需结合员工工作安排及部门运营需求，确保工作连续性。部门主管需在收到请假申请后二十四小时内完成审批，特殊情况可适当延长审批时间，但需向员工说明原因。事假半天以内由部门主管直接审批，半天以上至一天需经直属上级复核。部门主管在审批过程中需关注员工请假频率及事由合理性，防止异常请假行为发生。

2.直属上级级审批

对于一天以上至三天的事假，以及所有病假、年假、婚假、产假等法定假期，需经直属上级审批。直属上级在审批时需考虑员工工作重要程度及部门人员配置，确保审批结果符合企业运营实际。直属上级需在收到部门主管转交的请假申请后四十八小时内完成审批，特殊情况需提前通知部门主管及员工。直属上级在审批过程中需与部门主管充分沟通，确保审批结果公正、合理。

3.人力资源部级审批

对于三天以上至十五天的事假，以及所有特殊假期，需经人力资源部审批。人力资源部在审批时需结合企业请假政策及员工个人情况，确保审批结果符合企业规定。人力资源部需在收到直属上级转交的请假申请后七十二小时内完成审批，特殊情况需提前通知直属上级及员工。人力资源部在审批过程中需严格审核请假事由及证明材料，防止虚假请假行为发生。

二、审批流程规范

1.请假申请提交

员工需提前提交请假申请，明确请假类型、起止时间、事由及预计返回日期。事假需至少提前一日提交申请，病假需提供医疗机构出具的病假证明，年假需根据员工工龄及公司政策累计休假天数，婚假、产假、陪产假及丧假依照法定标准执行。员工可通过企业内部OA系统或纸质表单提交请假申请，紧急情况下可先口头报告部门主管，后续补办申请手续。

2.审批顺序执行

请假申请需按照部门主管级、直属上级级及人力资源部级顺序逐级审批。员工需在收到审批结果后及时通知部门主管及人力资源部，确保信息同步。部门主管在审批过程中需关注员工工作安排及部门运营需求，直属上级需考虑员工工作重要程度及部门人员配置，人力资源部需结合企业请假政策及员工个人情况，确保审批结果符合规定。

3.审批结果反馈

审批通过后，员工需按照批准的请假时间执行，并主动向部门主管销假。审批不通过时，员工需根据审批意见调整请假计划，并重新提交申请。部门主管、直属上级及人力资源部需在审批过程中及时与员工沟通，解释审批结果及原因，确保员工理解并配合企业安排。

三、特殊情况处理

1.紧急情况应对

对于突发疾病、家庭紧急事件等特殊情况，员工可先口头报告部门主管，后续补办申请手续。部门主管在审批时需结合实际情况，灵活处理，确保员工及时得到帮助。直属上级及人力资源部需在收到补办申请后及时审核，确保审批流程合规。

2.长期请假管理

对于长期请假员工，企业需建立专项管理机制，确保工作交接及人员补充。部门主管需提前安排工作交接计划，直属上级需协调部门人员支持，人力资源部需提供必要的人力资源解决方案。长期请假员工需定期与部门主管及人力资源部沟通，汇报恢复工作计划及身体状况。

3.异常情况处理

对于虚假请假、恶意请假等异常情况，企业需建立调查机制，严肃处理。部门主管、直属上级及人力资源部需在审批过程中加强审核，发现异常情况及时上报，并按照企业规定进行处理。企业需对异常情况进行记录，并纳入员工绩效考核体系，防止类似情况再次发生。

四、审批时效要求

1.审批时限规定

部门主管需在收到请假申请后二十四小时内完成审批，直属上级需在收到部门主管转交的请假申请后四十八小时内完成审批，人力资源部需在收到直属上级转交的请假申请后七十二小时内完成审批。特殊情况可适当延长审批时间，但需提前通知员工并说明原因。

2.审批延误处理

若审批人员因特殊原因无法按时完成审批，需及时向员工说明情况，并告知预计完成时间。审批延误时，企业需建立应急机制，确保员工工作安排及企业运营不受影响。部门主管、直属上级及人力资源部需加强沟通，确保审批流程顺畅，避免延误情况发生。

3.审批结果通知

审批通过或未通过的结果需及时通知员工，确保信息同步。审批通过时，员工需按照批准的请假时间执行，并主动向部门主管销假。审批不通过时，员工需根据审批意见调整请假计划，并重新提交申请。企业需建立通知机制，确保审批结果及时传达，避免信息不对称导致的问题发生。

五、审批记录管理

1.记录保存要求

企业需建立员工请假销假外出电子档案，记录请假类型、时间、事由及审批结果。档案保存期限为员工离职后两年，期间需确保记录完整、准确。人力资源部负责定期对档案进行审核，确保记录合规，并按照企业规定进行处理。

2.记录查询机制

员工可通过企业内部OA系统查询个人请假记录，部门主管及直属上级可查询本部门员工请假记录，人力资源部可查询全体员工请假记录。企业需建立查询机制，确保记录查询方便、快捷，并按照企业规定进行处理。

3.记录使用规范

请假销假外出记录作为员工绩效考核、薪酬计算及离职手续办理的重要依据。企业需建立使用规范，确保记录使用合规，避免信息泄露。部门主管、直属上级及人力资源部需在审批及记录管理过程中严格遵守规定，确保记录使用安全、规范。

三、请假销假外出记录与档案管理

一、记录内容与方式

企业对员工的请假、销假及外出情况实行详细记录，确保信息完整、准确。记录内容主要包括员工基本信息、请假类型、申请时间、批准时间、批准人、请假起止日期、事由、联系方式以及相关证明材料等。记录方式分为电子化记录和纸质记录两种，其中电子化记录通过企业内部OA系统进行管理，纸质记录由人力资源部妥善保存。

1.电子化记录管理

员工通过OA系统提交请假申请，系统自动生成申请记录，并按照审批权限流转至相关部门及人员。审批通过后，系统自动记录批准结果，并通知员工及相关部门。员工可在OA系统查询个人请假记录，部门主管及直属上级也可查询本部门员工请假记录，人力资源部可查询全体员工请假记录。电子化记录便于查询、统计及管理，提高工作效率。

2.纸质记录管理

对于特殊情况或紧急情况，员工可先口头报告部门主管，后续补办申请手续。纸质记录由部门主管在《请假申请表》上签字确认，并转交直属上级及人力资源部。纸质记录需按照员工姓名及时间顺序整理，并妥善保存于人力资源部档案室。纸质记录作为电子化记录的补充，确保信息不丢失、不遗漏。

二、档案建立与保存

1.档案建立

人力资源部为每位员工建立个人请假销假外出档案，档案内容包括电子化记录和纸质记录。电子化记录通过OA系统自动生成，纸质记录由部门主管及人力资源部收集整理。档案建立时需确保信息完整、准确，并按照员工姓名及时间顺序排列。

2.档案保存

档案保存期限为员工离职后两年，期间需确保记录完整、准确。人力资源部需定期对档案进行审核，确保记录合规，并按照企业规定进行处理。档案保存环境需干燥、通风、防潮、防火，避免信息丢失或损坏。

三、记录使用与保密

1.记录使用规范

请假销假外出记录作为员工绩效考核、薪酬计算及离职手续办理的重要依据。部门主管在绩效考核时需参考员工请假记录，人力资源部在计算薪酬时需根据请假时间扣除相应工资，员工离职时需交回请假销假外出记录。企业需建立使用规范，确保记录使用合规，避免信息误用。

2.保密要求

企业对员工请假销假外出记录实行保密制度，仅限相关部门及人员查询使用。人力资源部需对档案进行严格管理，防止信息泄露。部门主管及直属上级需在审批及记录管理过程中严格遵守规定，确保记录使用安全、规范。员工需妥善保管个人请假记录，避免信息泄露。

四、记录更新与维护

1.记录更新

员工请假结束后，需及时在OA系统中填写销假信息，并通知部门主管及人力资源部。部门主管需在销假信息上签字确认，并更新电子化记录。人力资源部需定期审核销假信息，确保记录完整、准确。

2.记录维护

人力资源部需定期对电子化记录和纸质记录进行维护，确保记录完整、准确。电子化记录需定期备份，防止信息丢失。纸质记录需定期整理、归档，确保信息不丢失、不遗漏。企业需建立维护机制，确保记录持续更新、维护，避免信息错误或缺失。

五、记录监督与审计

1.监督机制

企业设立监督机制，定期对请假销假外出记录进行抽查，确保记录合规。人力资源部需定期对记录进行审核，发现异常情况及时处理。部门主管及直属上级需在审批及记录管理过程中严格遵守规定，确保记录真实、准确。

2.审计管理

企业定期进行内部审计，对请假销假外出记录进行核查，确保记录合规。审计结果需及时反馈给相关部门及人员，并作为改进工作的重要依据。企业需建立审计机制，确保记录持续合规，避免信息错误或缺失。

四、特殊情况下的请假销假外出处理

一、紧急情况应对机制

企业理解员工可能遇到突发状况，需建立紧急情况应对机制，确保员工在紧急情况下能及时获得批准并妥善安排工作。紧急情况包括但不限于突发疾病、家庭重大变故、重要客户紧急需求等。

1.紧急情况定义

紧急情况指员工个人或家庭遇到需立即处理的重大事件，如突发疾病需立即就医、家人突发意外需立即赶回处理、重要客户提出紧急需求需立即响应等。企业需明确紧急情况的界定标准，确保员工在遇到紧急情况时能及时申请特殊处理。

2.紧急申请流程

员工遇到紧急情况需立即向部门主管报告，说明情况及预计请假时间。部门主管需结合实际情况，快速做出判断，对于事假半天以内的情况可先口头批准，后续补办申请手续。对于事假半天以上或涉及病假、年假等情况，部门主管需在了解情况后尽快进行审批，并通知人力资源部。

3.紧急情况沟通

部门主管在处理紧急申请时需与员工保持沟通，了解具体情况及需求，确保员工能得到及时帮助。同时，部门主管需与人力资源部沟通，说明情况及审批结果，确保信息同步。人力资源部需在收到紧急申请后尽快审核，特殊情况可适当简化审批流程，确保员工及时获得批准。

二、长期请假特殊处理

对于需要较长时间请假的员工，企业需建立特殊处理机制，确保员工在请假期间能得到妥善安排，并保障企业正常运营。

1.长期请假类型

长期请假包括但不限于长期病假、产假、陪产假、丧假、年假等。企业需明确长期请假的界定标准，如病假超过一个月、产假超过九十天、年假超过十五天等。

2.长期请假申请

员工申请长期请假需提前提交申请，并提供相关证明材料。如病假需提供医疗机构出具的病假证明，产假、陪产假需提供相关生育证明，年假需根据员工工龄及公司政策累计休假天数。

3.长期请假审批

长期请假需经直属上级、人力资源部及企业领导层审批。直属上级需结合员工工作安排及部门运营需求进行综合评估，人力资源部需审核请假事由及证明材料，企业领导层需在审批过程中进行最终决策。

4.长期请假安排

长期请假期间，企业需安排工作交接计划，确保员工请假期间的工作能得到妥善处理。部门主管需安排其他员工接替请假员工的工作，并定期与请假员工沟通，了解其恢复工作计划及身体状况。

三、特殊假期专项管理

企业对法定特殊假期如婚假、产假、陪产假、丧假等实行专项管理，确保员工能依法享有假期权益。

1.婚假管理

员工符合法定结婚年龄并办理结婚登记后，可申请婚假。婚假天数根据国家法律法规及企业政策执行。员工需提前提交婚假申请，并提供结婚证复印件。直属上级需结合员工工作安排及部门运营需求进行审批，人力资源部负责最终审核。

2.产假管理

女性员工符合法定生育条件并办理生育手续后，可申请产假。产假天数根据国家法律法规及企业政策执行。员工需提前提交产假申请，并提供生育证明。直属上级需结合员工生育情况及部门运营需求进行审批，人力资源部负责最终审核。

3.陪产假管理

男性员工可根据企业政策申请陪产假。陪产假天数根据企业政策执行。员工需提前提交陪产假申请，并提供相关证明材料。直属上级需结合员工陪产情况及部门运营需求进行审批，人力资源部负责最终审核。

4.丧假管理

员工直系亲属去世后，可申请丧假。丧假天数根据国家法律法规及企业政策执行。员工需提前提交丧假申请，并提供相关证明材料。直属上级需结合员工丧假情况及部门运营需求进行审批，人力资源部负责最终审核。

四、特殊情况审批权限

对于特殊情况下的请假、销假及外出申请，企业需设定特殊审批权限，确保审批流程高效、合理。

1.特殊审批权限划分

特殊情况下的请假、销假及外出申请需经直属上级、人力资源部及企业领导层审批。直属上级需结合实际情况进行初步判断，人力资源部需进行审核，企业领导层需在审批过程中进行最终决策。

2.特殊审批流程

员工提交特殊申请后，需按照审批权限逐级上报。直属上级在收到申请后需尽快进行审批，并通知人力资源部。人力资源部需在收到申请后尽快审核，并通知直属上级及员工。企业领导层需在收到申请后尽快进行审批，并通知人力资源部及直属上级。

3.特殊审批时效

特殊情况下的请假、销假及外出申请需在尽可能短的时间内完成审批，确保员工能及时获得批准。直属上级需在收到申请后四十八小时内完成审批，人力资源部需在收到申请后七十二小时内完成审核，企业领导层需在收到申请后七十二小时内完成审批。

五、特殊情况记录管理

对于特殊情况下的请假、销假及外出情况，企业需建立专项记录管理机制，确保信息完整、准确。

1.特殊记录内容

特殊情况下的请假、销假及外出记录需包括员工基本信息、请假类型、申请时间、批准时间、批准人、请假起止日期、事由、联系方式以及相关证明材料等。企业需确保记录内容完整、准确，并按照员工姓名及时间顺序排列。

2.特殊记录保存

特殊情况下的请假、销假及外出记录需单独保存，并妥善保管。人力资源部需建立专项档案，对特殊记录进行分类整理，并按照企业规定进行处理。

3.特殊记录使用

特殊情况下的请假、销假及外出记录作为员工绩效考核、薪酬计算及离职手续办理的重要依据。企业需建立使用规范，确保记录使用合规，避免信息误用。部门主管、直属上级及人力资源部需在审批及记录管理过程中严格遵守规定，确保记录使用安全、规范。

五、请假销假外出制度的监督与改进

一、监督机制与责任主体

企业设立监督机制，确保请假销假外出制度得到有效执行，保障员工权益，维护正常工作秩序。监督工作由人力资源部牵头负责，相关部门及员工共同参与，形成全方位监督体系。

1.人力资源部监督职责

人力资源部作为制度执行的监督主体，负责定期对请假销假外出情况进行抽查，检查是否存在违规行为。人力资源部需建立监督档案，记录监督过程及结果，并作为制度改进的重要依据。人力资源部还需定期组织制度培训，提升员工对制度的认识和理解，确保制度执行到位。

2.部门主管监督职责

部门主管负责监督本部门员工请假销假外出情况，确保员工遵守制度规定。部门主管需在日常工作中关注员工请假事由及频率，发现异常情况及时与员工沟通，并上报人力资源部。部门主管还需在审批过程中严格把关，确保审批结果符合制度规定。

3.员工监督权利

员工有权监督请假销假外出制度的执行情况，发现违规行为可向人力资源部或企业领导层举报。人力资源部需建立举报机制，对举报信息进行核实，并按照企业规定进行处理。员工监督是制度执行的重要保障，企业需鼓励员工积极参与监督，共同维护制度公平性。

二、制度执行情况评估

企业定期对请假销假外出制度的执行情况进行评估，总结经验，发现问题，持续改进制度。

1.评估内容

制度执行情况评估包括制度执行效率、员工满意度、制度完善程度等方面。评估内容需全面、客观，确保评估结果真实反映制度执行情况。

2.评估方法

企业采用问卷调查、访谈、数据分析等方法进行评估。问卷调查面向全体员工，收集员工对制度执行情况的反馈意见。访谈由人力资源部组织，与部门主管、员工代表等进行座谈，了解制度执行过程中的问题及建议。数据分析通过统计软件对请假销假外出记录进行分析，评估制度执行效率及效果。

3.评估结果应用

评估结果作为制度改进的重要依据。人力资源部需根据评估结果，总结经验，发现问题，制定改进措施。制度改进需结合企业实际情况，确保改进措施可行、有效。企业还需将评估结果反馈给相关部门及人员，提升制度执行的透明度，增强员工对制度的认同感。

三、制度改进与优化

企业根据评估结果及实际情况，持续改进和优化请假销假外出制度，提升制度适用性及执行效率。

1.制度修订

根据评估结果及实际情况，企业需对制度进行修订，完善制度内容，优化审批流程，提升制度适用性。制度修订需经过企业领导层审批，并通知全体员工。企业还需对制度修订进行培训，确保员工了解修订内容，并按照新制度执行。

2.流程优化

企业需优化审批流程，提升审批效率。可通过引入电子化审批系统、简化审批环节等方法，缩短审批时间，提高工作效率。企业还需建立应急机制，确保员工在紧急情况下能及时获得批准。

3.方案创新

企业可探索新的请假销假外出管理方案，如弹性工作制、远程办公等，提升员工工作灵活性，增强员工满意度。企业还需关注行业发展趋势，学习借鉴其他企业的先进经验，不断提升制度管理水平。

四、违规处理与纪律约束

企业对违反请假销假外出制度的行为进行严肃处理，确保制度权威性，维护正常工作秩序。

1.违规行为界定

企业需明确界定违规行为，如虚假请假、恶意请假、不按规定销假等。企业还需制定违规行为处理标准，确保处理结果公平、公正。

2.违规处理流程

员工出现违规行为时，企业需按照规定进行处理。处理流程包括调查取证、告知员工、处理决定、申诉处理等环节。企业需确保处理流程合规，并保护员工合法权益。

3.纪律约束机制

企业通过制定奖惩制度，对遵守制度的行为进行奖励，对违规行为进行处罚，形成纪律约束机制。企业还需加强制度宣传，提升员工纪律意识，确保制度得到