企业会议活动记录管理模块操作手册

企业会议活动记录管理模块操作手册一、模块应用背景与价值在企业日常运营中，会议是沟通决策、推进工作的重要载体，会议记录作为会议成果的书面载体，需保证信息准确、结构清晰、可追溯。本模块旨在通过标准化流程实现会议记录的创建、编辑、审核、归档全生命周期管理，帮助团队高效沉淀会议成果，明确行动责任，避免信息遗漏，为后续工作复盘、决策执行提供可靠依据。适用于部门例会、项目推进会、专题研讨会、年度总结会等各类企业内部会议场景。二、全流程操作指引（一）登录系统进入模块打开企业内部管理系统，使用个人账号密码登录（账号需具备“会议记录管理”权限）。在首页导航栏“协作办公”菜单，选择下级菜单“会议活动记录管理”，进入模块主界面。（二）创建会议记录新建记录：在模块主界面“新建会议记录”按钮，系统弹出创建窗口。填写基础信息：会议名称：输入会议全称（如“2024年Q3销售目标分解会”），避免使用“会议”“讨论”等模糊词汇。会议类型：从下拉菜单选择（如“部门例会”“项目会议”“决策会议”）。会议时间：选择会议开始和结束时间（精确到分钟），若为周期会议，可勾选“周期会议”并设置重复规则（如“每周五14:00-15:30”）。会议地点：填写线下会议室名称（如“总部3楼第一会议室”）或线上会议（如“腾讯会议ID：”）。主持人/记录人：通过通讯录功能选择对应人员（如主持人：总监；记录人：助理）。参会人员：“添加参会人”，可从部门通讯录勾选或手动输入姓名（支持批量导入），需区分“应到”与“实到”人员，实到人员需在会议结束后在记录中标记确认。（三）整理会议核心内容会议议程：在“会议议程”区域，按顺序输入议题（如“Q3销售目标分解”“重点客户跟进方案”），并设置每个议题的预计时长（系统会自动统计总时长）。若会议中临时增加议题，“添加议题”按钮补充，并标注“临时新增”。讨论要点与发言摘要：针对每个议题，记录关键讨论内容（如“*经理提出：华东区目标需上调15%，理由是二季度新客户增长超预期”），避免记录主观评价，客观呈现发言要点。对重要分歧或共识进行标注（如“共识：华东区目标调整为1100万元；分歧：华南区是否需增加促销资源，待*总确认”）。决议事项：在“决议事项”区域，“添加决议”，明确决议内容（如“同意调整华东区Q3销售目标为1100万元”）、决议依据（如“基于二季度实际业绩及市场调研数据”）及责任人（如*总监）。行动项（ActionItem）：逐条添加行动任务，需包含：任务描述（如“完成华东区销售目标分解表，按产品维度拆分”）、负责人（从参会人员中选择）、协作人（可选）、计划完成时间（精确到日期，如“2024-07-15”）。系统会自动行动项编号（如“A-20240701-001”），方便后续跟踪。（四）会议附件在“附件区域”“文件”，支持会议资料（如PPT、数据报表）、签到表、照片等，单个附件大小不超过50MB，格式需为PDF、Word、Excel、JPG等常见格式。附件命名需规范（如“2024Q3销售目标分解表_市场部_*.pdf”），便于后续检索。（五）提交审核与发布内容填写完成后，“保存草稿”，可暂存未完成记录；若记录完整，“提交审核”。系统根据会议类型自动分配审核人（如部门会议由部门负责人审核，跨部门会议由分管领导审核），审核人需在2个工作日内完成审核。审核通过后，记录自动发布至“会议记录库”，参会人员可查看；若审核不通过，审核人需注明修改意见，记录人修改后重新提交。（六）归档与查阅会议结束后30日内，系统自动将已发布的记录归档至“历史会议记录”，按“年份-月份-会议类型”分类存储。用户可通过搜索功能（支持按会议名称、时间、主持人、关键词检索）快速查阅历史记录，也可导出为PDF或Word格式存档。三、会议记录标准模板会议记录表会议基本信息会议名称2024年Q3销售目标分解会会议编号M-20240701-001会议时间2024年7月1日14:00-16:30会议地点总部3楼第一会议室会议形式线下会议主持人*总监记录人*助理应到人数12人实到人数10人缺席人员及原因经理（出差）、专员（请假）会议议程序号议题名称1Q3销售目标分解2重点客户跟进方案讨论3资源支持申请审批会议主要内容议题1：Q3销售目标分解-总监：公司整体目标5000万元，较Q2增长20%；-经理（华东区）：建议目标1100万元（原1000万元），理由：二季度新客户签约量增长25%；-*经理（华南区）：目标900万元，需增加50万促销资源支持。议题2：重点客户跟进方案-主管：TOP20客户需专人跟进，每周提交进度报告；-专员：建议对A类客户提供定制化服务方案，*总确认可行性。议题3：资源支持申请-经理申请：华南区促销资源50万元，总监同意，需提交详细方案至财务部审批。决议事项序号决议内容1调整华东区Q3销售目标为1100万元2TOP20客户实行专人跟进机制行动项序号任务描述1完成华东区销售目标分解表（按产品拆分）2制定TOP20客户跟进方案及模板3提交华南区促销资源详细方案附件清单序号附件名称12024Q3公司销售目标总表_*.xlsx2TOP20客户名单_*.pdf备注本次会议形成的行动项需纳入周报跟踪，*助理负责每周汇总进度。四、操作规范与注意事项（一）内容规范性要求及时性：会议结束后24小时内完成记录初稿，审核通过后2个工作日内发布，避免信息滞后。准确性：讨论要点、决议事项、行动项需与会议内容一致，行动项的负责人、截止时间需明确，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。完整性：需包含会议基础信息、议程、讨论内容、决议、行动项及必要附件，关键信息（如数据、结论）不得遗漏。（二）权限与安全仅记录人可编辑会议记录，审核人有权提出修改意见但不可直接修改内容（需记录人操作）。涉及敏感信息（如未公开的决策、财务数据）的会议记录，需在“基础信息”中勾选“敏感”，仅限授权人员查阅。（三）常见问题处理记录修改：若审核通过后发觉需修改，需联系系统管理员发起“记录变更申请”，说明修改原因，经原审核人确认后更新。附件失败：检查文件大小是否超限、格式是否合规，或尝试压缩文件后重新，若仍失败，联系技术支持（内线：*）。参会人员标记错误：在“实到人员”中修正后，系统会自动更新参会率统计，无需手动调整。（四）归档与追溯历史记录不可删除，仅支持修改状态