2026年服务机器人公司重点设备（核心机器人部件）专项采购管理制度

2026年服务机器人公司重点设备（核心机器人部件）专项采购管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司服务机器人重点生产设备及核心机器人部件的专项采购管理工作，保障核心物资采购的质量、成本、交付周期可控，提升核心供应链稳定性，降低关键物资采购风险，结合《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国产品质量法》及服务机器人行业核心部件采购管理特点、公司实际运营需求，制定本专项管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有服务机器人重点生产设备（含核心加工设备、检测设备、装配设备）及核心机器人部件（含结构核心件、电子核心件、传动核心件、智能控制核心件）的专项采购活动；涉及采购部、研发部、生产部、质量部、财务部、法务部等部门，所有参与核心物资专项采购的人员均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则质量优先原则：核心物资采购以满足产品研发设计标准、生产工艺要求为核心，优先选择质量稳定、技术达标、行业口碑良好的供应商，杜绝以降低质量为代价的成本管控；合规可控原则：采购全流程需符合国家法律法规及公司内控要求，采购方式、供应商遴选、合同签订、资金支付等环节均需留痕可追溯，确保采购行为合规透明；成本最优原则：在保障质量与交付的前提下，通过多维度比价、框架协议采购、联合议价等方式实现核心物资采购成本最优，避免单一供应商垄断导致的价格虚高；供应链安全原则：核心部件需建立至少2家合格供应商储备机制，关键设备需明确备用采购渠道，降低单一供应商断供、涨价等风险对生产经营的影响；技术匹配原则：采购的核心设备及部件需与公司服务机器人产品迭代节奏、生产工艺升级需求相匹配，具备可拓展性、可兼容性，避免采购后因技术迭代导致的闲置。第四条组织与职责采购部：作为专项采购工作的牵头部门，负责核心物资采购立项审核、供应商遴选与评估、采购方案制定、采购合同洽谈与签订、采购执行跟踪、供应商履约管理等工作；研发部：负责提供核心机器人部件的技术参数、性能指标、适配要求，参与供应商技术能力评审，确认采购物资是否符合产品研发设计标准；生产部：负责提供重点设备的使用需求、场地适配要求、产能匹配标准，参与设备到货验收与安装调试，反馈核心部件在生产使用中的适配性问题；质量部：负责制定核心物资验收标准，参与供应商质量体系评审，完成核心设备及部件的入厂检测，出具质量验收报告；财务部：负责核心采购项目的预算审核、资金拨付审核，监督采购成本控制情况，确保采购资金使用合规；法务部：负责审核核心采购合同的合规性、风险点，确保合同条款符合法律法规要求，保障公司合法权益；专项采购小组：针对单批次采购金额超阈值的核心物资，成立由采购、研发、生产、质量部门组成的专项采购小组，统筹采购全流程决策。第二章采购立项管理第五条立项申请条件核心设备采购：公司产能扩张、设备更新换代、工艺升级等需求明确，且经生产部、研发部联合确认现有设备无法满足生产或研发需求；核心部件采购：现有库存无法满足生产计划、产品研发迭代需新增部件规格、现有供应商无法按时供货且无备用库存等情况，需经生产部或研发部提报采购需求；应急采购立项：因设备故障、供应链中断等突发情况需紧急采购核心物资的，可启动应急立项流程，但需事后补充完整立项资料。第六条立项申请流程需求部门填写《重点设备（核心部件）专项采购立项申请表》，明确采购物资名称、规格参数、采购数量、使用需求、预算金额、交付周期等信息，附技术要求说明；立项申请表经需求部门负责人签字后，提交至采购部初步审核，审核重点为需求合理性、参数完整性、预算合规性；采购部审核通过后，提交至公司管理层审批（单批次预算超阈值的需经总经理办公会审议），审批通过后正式立项，未通过的退回需求部门调整补充。第七条立项预算管理核心物资采购预算需基于历史采购价格、市场行情、供应商报价调研等多维度制定，预算误差率不得超过10%；预算调整：因市场价格波动、技术参数调整等原因需调整预算的，需由采购部牵头提交《预算调整申请表》，经财务部审核、管理层审批后生效；无预算采购：严禁无预算、超预算开展核心物资专项采购，特殊情况需先申请预算追加，审批通过后方可执行采购。第三章供应商遴选与评估第八条供应商准入标准核心设备供应商：需具备相应设备生产资质，拥有行业内同类设备供货案例，具备完善的售后服务体系，可提供设备安装调试、操作培训、售后维保等全周期服务；核心部件供应商：需具备核心部件研发或生产能力，通过ISO9001等质量体系认证，具备稳定的产能和供货能力，关键部件需提供第三方检测报告；应急供应商：需满足基本准入标准，且具备快速响应能力，交付周期需符合公司应急采购时效要求。第九条供应商遴选流程信息收集：采购部通过行业展会、供应商推荐、市场调研等方式收集符合准入标准的供应商信息，建立供应商信息库；资质审核：采购部牵头审核供应商营业执照、生产资质、质量体系认证、业绩证明等资料，剔除不符合准入标准的供应商；实地考察：对拟入围的核心供应商，采购部联合研发、质量部门进行实地考察，核查生产场地、设备、质量管控流程、产能等实际情况；技术评审：研发部、质量部针对供应商提供的样品或技术方案进行评审，确认是否满足公司技术与质量要求；综合评估：采购部汇总资质审核、实地考察、技术评审结果，结合报价、交付周期、售后服务等维度进行综合评分，确定合格供应商名单；准入公示：合格供应商名单需在公司内部公示3个工作日，无异议后纳入合格供应商库，公示期有异议的需重新核查评估。第十条供应商动态评估定期评估：采购部每季度对核心供应商的履约情况（交付准时率、质量合格率）、价格稳定性、售后服务响应速度等进行评估，每年开展一次全面评估；评估结果应用：评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀供应商可优先获得框架采购协议、增加采购份额；不合格供应商暂停采购合作，限期整改，整改后仍不合格的移出合格供应商库；供应商储备：核心部件合格供应商库中，同一类部件需至少储备2家供应商，每年补充1-2家新供应商纳入备选库，确保供应链稳定性。第四章采购执行管理第十一条采购方式选择公开询价：适用于标准化程度高、市场供应充足的核心部件采购，需向至少3家合格供应商发出询价单，明确采购需求、报价有效期、交付要求等；邀请招标：适用于单批次采购金额较大的核心设备采购，邀请3家及以上合格供应商参与投标，由专项采购小组负责评标、定标；框架协议采购：适用于长期、稳定需求的核心部件采购，与合格供应商签订年度框架协议，约定价格、交付周期、质量标准等，按需分批下单；单一来源采购：仅适用于唯一供应商、无法替代的核心物资采购，需提交《单一来源采购申请》，经管理层审批、法务部备案后方可执行，且需每半年复核是否仍需单一来源采购；应急采购：适用于突发情况的核心物资采购，可简化采购流程，直接从合格供应商库中选择响应最快的供应商，但需在采购完成后5个工作日内补充完整采购资料。第十二条采购合同管理合同起草：采购部根据采购洽谈结果起草《重点设备（核心部件）采购合同》，明确物资名称、规格参数、数量、价格、交付周期、验收标准、付款方式、违约责任、售后服务等核心条款；合同审核：起草后的合同需经法务部审核合规性、财务部审核付款条款、质量部审核验收条款，审核意见需书面反馈，采购部根据审核意见修改；合同签订：审核通过的合同经公司授权人员签字并加盖公章后，送达供应商签字盖章，双方确认无误后生效，合同原件由采购部归档，复印件同步至相关部门；合同变更：如需变更合同条款（如交付周期、价格、规格参数），需由采购部与供应商协商一致，签订《合同变更协议》，经原审核部门复核后生效。第十三条采购执行跟踪订单下达：采购部根据生效合同向供应商下达采购订单，明确交货时间、交货地点、运输方式等要求，要求供应商书面确认订单；进度跟踪：采购专员需每周跟踪核心物资生产、备货、运输进度，核心设备采购需每月与供应商对接生产进度，出现交付延迟风险时及时预警；异常处理：如供应商出现生产延误、质量异常等情况，采购部需第一时间与供应商沟通，制定整改或替代方案，同步反馈至需求部门及管理层，确保对生产研发的影响最小化。第五章验收与交付管理第十四条验收标准制定核心设备验收：质量部联合生产部、研发部制定验收标准，涵盖设备性能参数、安装调试效果、产能达标率、操作培训完成情况、质保条款确认等内容；核心部件验收：质量部根据研发部提供的技术参数制定验收标准，涵盖尺寸公差、性能指标、材质检测、兼容性测试等内容，关键指标需100%检测，常规指标可按比例抽检；验收标准需在采购合同签订前与供应商确认，确保双方对验收要求无异议。第十五条验收流程到货核对：核心物资到货后，采购部联合仓库核对物资名称、数量、包装完整性，确认无误后通知质量部开展验收；入厂检测：质量部按照验收标准开展检测，核心设备需完成安装调试后进行性能测试，核心部件需完成实验室检测或小批量试用验证；验收报告：检测完成后，质量部出具《核心物资验收报告》，明确验收结果（合格/不合格/整改后复验），附检测数据及相关证明材料；不合格处理：验收不合格的物资，采购部需在3个工作日内通知供应商，根据合同条款要求退换货、整改或索赔，整改后的物资需重新验收，直至合格；验收归档：验收合格的物资办理入库手续，验收报告由采购部归档，作为付款、供应商评估的重要依据。第十六条交付与安装核心设备交付：供应商需按合同约定完成设备运输、安装调试，采购部监督安装调试进度，生产部配合场地、人员准备，安装完成后需完成操作培训；核心部件交付：供应商需按合同约定的运输方式、交付地点完成交付，采购部确认交付时间，确保与生产计划匹配，避免库存积压或断供；交付记录：所有核心物资交付完成后，采购部填写《交付确认单》，由供应商、采购部、仓库共同签字确认，作为履约完成的凭证。第六章履约与风险管理第十七条供应商履约管理交付履约：核心物资交付准时率需达到98%以上，每逾期1天按合同约定收取违约金，逾期超过10天的，采购部可终止合同并追究违约责任；质量履约：核心部件入厂验收合格率需达到100%，核心设备安装调试后性能达标率需达到100%，出现质量问题的按合同约定退换货或索赔；售后服务履约：供应商需按合同约定提供售后服务，核心设备质保期内的故障响应时间不超过4小时，现场维修时间不超过24小时，核心部件质保期内的退换货响应时间不超过3个工作日。第十八条采购风险管理价格风险：建立核心物资价格监控机制，采购部每月收集市场价格信息，当供应商报价涨幅超过10%时，启动多供应商比价或备用供应商采购；断供风险：核心部件需保持不低于15天生产用量的安全库存，核心设备需与备用供应商签订意向合作协议，降低断供风险；质量风险：对新入围供应商的首批供货物资100%检测，合作稳定后可降低抽检比例，出现批量质量问题时立即暂停采购，启动整改核查；合规风险：严禁采购人员与供应商存在利益往来，采购全流程需留痕，法务部每季度抽查核心采购合同合规性，避免法律风险。第七章责任考核与监督第十九条考核指标采购成本控制率：核心物资实际采购成本需控制在预算范围内，超预算比例不得超过5%，每超1%扣减采购部相关责任人绩效分数2分；交付准时率：核心物资交付准时率需达到98%以上，每低1%扣减采购专员绩效分数3分，因交付延迟导致生产停滞的加倍扣分；质量合格率：核心部件验收合格率需达到100%，核心设备性能达标率需达到100%，出现不合格批次的，扣减采购部及质量部相关责任人绩效分数5分/批次；供应商管理有效性：核心部件供应商储备数量需达标，每少1家扣减采购部负责人绩效分数4分，供应商评估未按要求开展的扣减相关人员绩效分数3分。第二十条监督机制内部自查：采购部每月开展核心采购流程自查，核查立项、供应商遴选、合同签订、验收等环节的合规性，形成自查报告；专项审计：公司审计部门每半年对核心物资专项采购开展审计，核查采购流程、资金使用、供应商合作等情况，出具审计报告；投诉举报：设立采购合规投诉渠道，鼓励员工举报采购过程中的违规行为（如暗箱操作、收受回扣、虚报价格等），举报属实的给予奖励并保密。第二十一条违规问责因采购人员失职导致核心物资采购质量不合格、交付延迟造成损失的，由相关责任人承担5%-20%的经济损失，给予警告处分；采购人员与供应商串通舞弊、虚报采购价格的，全额追缴违规所得，给予记大过处分，情节严重的解除劳动合同并追究法律责任；部门负责人未履行监督职责，导致核心采购工作出现重大失误的，扣减当月绩效奖金30%，情节严重的调整岗位或追究管理责任。第八章附则第二十二条制度解释权本制度由公司采购部牵头解释，研发部、生产部、质量部、财务部配合解释相关条款，未尽事宜由采购部组织相关部门协商解决，协商结果报公司管理层备案。第二十三条制度修订本制度根据国家相关法律