2026年高合金属材料公司办公用品采购与领用管理制度

2026年高合金属材料公司办公用品采购与领用管理制度第一章总则第一条为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）办公用品采购与领用管理工作，合理控制办公成本，保障日常办公需求，提高办公用品使用效率，杜绝浪费行为，结合公司金属材料生产、研发、管理等不同岗位办公实际特点，依据国家财务管理制度及公司成本管控要求，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有部门及在册员工的办公用品采购、领用、库存、报废等全流程管理，涵盖通用办公文具（笔、纸、文件夹等）、办公耗材（打印机墨粉、硒鼓、复印纸等）、办公设备配件（鼠标、键盘、数据线等）、低值办公设备（计算器、订书机、文件柜等）四大类，专用办公设备（电脑、打印机、投影仪等）采购另行遵循公司固定资产管理制度。第三条办公用品管理遵循“按需采购、成本可控、规范领用、账实相符、循环利用”的核心原则：按需采购：以各部门实际办公需求为依据制定采购计划，避免超量采购造成积压浪费；成本可控：优先选择性价比高、环保节能的办公用品，严格执行分级采购标准，控制整体采购成本；规范领用：建立标准化领用流程，明确领用标准和审批权限，杜绝私自领用、超额领用；账实相符：完善出入库台账管理，定期盘点库存，确保办公用品数量、金额账实一致；循环利用：倡导绿色办公，对可重复使用的办公用品（如文件盒、U盘、办公设备配件等）进行回收复用，减少一次性用品消耗。第四条办公用品管理目标：成本目标：年度办公用品采购总额控制在预算范围内，人均月度办公用品消耗成本同比下降8%；效率目标：采购需求响应时长≤3个工作日，库存周转率≥80%，无长期积压（超过6个月）的办公用品；合规目标：采购流程合规率100%，领用记录完整率100%，无虚报需求、违规采购、浪费办公用品行为；环保目标：一次性办公用品使用量同比下降15%，可循环办公用品复用率≥70%。第五条行政部是办公用品管理的归口部门，负责制定采购计划、筛选供应商、组织采购实施、验收入库、建立库存台账、办理领用登记、定期盘点库存；财务部负责审核采购预算、审批采购费用、核验报销凭证、管控采购成本；各部门负责人为本部门办公用品需求提报及领用管理第一责任人，负责审核本部门需求计划、监督员工规范领用、杜绝浪费行为；全体员工需按规定领用和使用办公用品，爱护公共财物，践行绿色办公理念。第二章办公用品采购管理第六条采购计划制定：月度计划：各部门需在每月25日前，根据下月办公需求填写《办公用品月度需求计划表》，注明所需用品名称、规格、数量、预估用途，经部门负责人审核后提交行政部；季度计划：行政部结合各部门月度计划及年度采购预算，制定《办公用品季度采购计划》，重点规划耗用量大、采购周期长的办公用品（如办公耗材、低值办公设备）；临时计划：因突发办公需求（如新项目启动、设备故障更换配件）需采购未纳入月度计划的办公用品，由部门提交《办公用品临时采购申请表》，按审批流程执行；计划审核：行政部对各部门需求计划进行汇总审核，结合库存结余情况调整采购数量，避免重复采购和超量采购，审核后报财务部复核采购预算。第七条采购申请与审批：常规采购：月度/季度采购计划经行政部审核、财务部复核后，报行政总监审批；单次采购金额≤规定基层标准的，由行政总监审批；单次采购金额＞基层标准的，需经行政总监审核、总经理审批；临时采购：单次采购金额≤规定小额标准的，由部门负责人审核、行政部审批；单次采购金额＞小额标准的，按常规采购审批流程执行；紧急采购：因办公中断风险需紧急采购的（如打印机硒鼓耗尽影响生产报表打印），可先口头向行政总监报备后采购，采购后2个工作日内补填申请表完成审批；审批要求：审批人需核实采购需求的真实性、合理性，重点审核采购数量、预估成本是否符合标准，对不符合要求的申请退回并说明理由。第八条供应商管理：供应商筛选：行政部建立合格供应商名录，筛选标准包括产品质量、报价合理性、供货周期、售后服务、环保资质等，优先选择本地供应商以缩短供货周期；供应商评估：每季度对合作供应商进行评估，内容包括产品质量合格率、供货及时率、售后服务响应速度等，评估不合格的供应商从名录中剔除；采购方式：小额办公用品可采用比价采购（至少对比2家供应商报价），大额办公用品需采用招标或竞争性谈判方式，确保采购价格公允；合作规范：与选定供应商签订采购合同，明确产品规格、质量标准、交货时间、验收要求、付款方式等，避免采购纠纷。第九条采购实施与验收：采购执行：行政部指定专人负责采购对接，按审批的采购计划和合同约定与供应商沟通，跟踪供货进度，确保按时到货；到货验收：办公用品到货后，行政部库管人员对照采购清单、产品规格进行验收，检查产品包装、数量、质量是否符合要求，对不合格产品（如破损、规格不符）要求供应商退换货；验收记录：验收合格后填写《办公用品验收单》，注明到货时间、产品名称、规格、数量、验收结果，由验收人、采购经办人签字确认；入库登记：验收合格的办公用品即时办理入库手续，库管人员更新库存台账，注明入库时间、采购批次、供应商、单价、数量等信息，做到账物同步。第三章办公用品领用管理第十条领用申请与流程：领用申请：员工领用办公用品需填写《办公用品领用申请表》，注明领用用品名称、规格、数量、领用用途，经部门负责人审核；领用审批：常规领用（如笔、笔记本等办公文具）经部门负责人审批后可直接到行政部领用；领用低值办公设备（如计算器、文件柜）或大批量办公耗材（如整箱复印纸），需经部门负责人审核、行政部审批；领用登记：行政部库管人员核对审批后的申请表，按领用数量发放办公用品，同时在台账中记录领用部门、领用人、领用时间、领用数量，领用人签字确认；领用限制：同一品类办公文具（如中性笔），员工月度领用数量不得超过规定标准，超标准领用需提交书面说明，经部门负责人审核、行政部批准。第十一条领用标准：办公文具：按岗位差异化设定领用标准，管理岗、研发技术岗、生产操作岗执行不同月度领用限额，重点保障生产报表、研发文档编制所需文具；办公耗材：按设备使用频率核定领用标准，如打印机墨粉按打印量核定更换周期，非设备故障导致的提前更换，需说明原因并经部门负责人审核；低值办公设备：实行“以旧换新”领用制度，如更换键盘、鼠标需交回旧配件，更换文件柜需确认旧柜无法维修后办理领用；特殊岗位：生产车间统计岗、质检岗等需高频使用办公用品的岗位，可适当提高领用标准，由部门提交申请经行政部审批后执行。第十二条特殊领用与归还：项目领用：因专项项目领用的办公用品（如项目资料整理用文件夹、标签纸），需在申请表中注明项目名称，项目结束后剩余未使用的办公用品需退回行政部；借用领用：短期使用的办公用品（如U盘、计算器）实行借用制，填写《办公用品借用登记表》，注明借用期限，到期后及时归还，逾期未还的由行政部提醒催收；离职归还：员工离职时需归还借用的办公用品（如U盘、低值办公设备），行政部核对领用/借用台账，未归还的按规定扣除相应费用后，方可办理离职手续；调拨领用：部门间调拨办公用品（如闲置文件柜调拨至新成立部门），需填写《办公用品调拨单》，经调出/调入部门负责人签字、行政部备案后，更新库存台账。第四章办公用品库存管理第十三条台账管理：台账建立：行政部建立《办公用品库存台账》，按品类分类记录，内容包括品名、规格、采购批次、单价、入库数量、领用数量、结余数量、入库/领用时间等；台账更新：入库、领用、调拨、报废等所有库存变动，需在当日完成台账更新，确保台账信息与实际库存一致；台账核对：财务部每月抽查台账记录，核对采购发票、验收单、领用单与台账数据的一致性，发现差错及时要求行政部整改。第十四条盘点与存储：定期盘点：行政部每月开展月度盘点，核对库存结余与台账数据；每季度开展全面盘点，由行政部、财务部共同参与，盘点结果填写《办公用品盘点表》，双方签字确认；差异处理：盘点中发现账实不符（如短缺、积压），需查明原因，属于人为损耗的追究相关责任人责任，属于自然损耗的按报废流程处理；存储规范：办公用品按品类分区存放，防潮、防火、防损坏，易消耗品（如复印纸）存放于干燥通风区域，办公设备配件与化学用品（如打印机清洁剂）分开存放；积压处理：对存放超过6个月未领用的办公用品，行政部及时梳理并通知各部门按需领用，仍无法领用的可联系供应商退换（符合退换条件的）或按报废流程处置。第十五条报废与回收：报废条件：办公用品因损坏无法维修（如断裂的文件夹、故障的计算器）、过期失效（如干固的胶水）、技术淘汰（如老旧数据线不兼容新设备）可申请报废；报废流程：由使用部门提交《办公用品报废申请表》，注明报废原因、数量，经行政部核实、财务部备案后，统一进行报废处理；回收复用：对可拆解复用的办公用品配件（如U盘外壳损坏但内存可用），由行政部统一回收拆解，将可用部分重新利用；对完好但闲置的办公用品，纳入二手领用库供新员工或临时岗位领用；环保处置：报废办公用品需按环保要求处理，如废旧电池、打印机硒鼓等危险废物，交由有资质的回收机构处置，禁止随意丢弃。第五章监督考核与责任追究第十六条考核指标：行政部考核：包括采购计划完成率、库存周转率、采购成本控制率、台账准确率、供应商评估完成率等，纳入行政部月度绩效考核；部门考核：包括办公用品领用合规率、人均消耗成本、浪费行为发生率等，纳入部门季度成本考核；员工考核：将办公用品规范使用情况纳入员工日常行为考核，作为评优评先的参考依据。第十七条奖励措施：成本节约奖励：部门年度人均办公用品消耗成本较预算下降10%以上的，给予部门负责人一次性奖励；行政部完成年度采购成本控制目标的，给予团队奖励；环保办公奖励：员工提出办公用品循环利用有效建议并被采纳的，给予现金奖励；部门一次性办公用品使用量同比下降20%以上的，纳入年度环保评优；管理创新奖励：对优化办公用品采购/领用流程、提升管理效率的员工或团队，在年度总结中予以表彰并给予奖励。第十八条责任追究：违规采购：行政部人员虚报采购需求、与供应商串通抬高采购价格、未按规定筛选供应商的，给予书面警告，扣减月度绩效工资20%；情节严重的，追究经济责任并调离岗位；违规领用：员工虚报领用需求、超额领用、私自领用办公用品的，给予口头警告，责令退回超额领用物品；多次违规的，扣减月度绩效分10分；浪费行为：故意损坏办公用品、将办公用品种用于非办公用途（如拿公司复印纸私用）的，按物品价值赔偿，给予书面警告；管理失职：部门负责人未审核领用需求导致超额领用、未监督员工规范使用办公用品造成浪费的，给予口头警告，