出差管理和报销制度

出差管理和报销制度一、出差管理和报销制度

1.总则

出差管理和报销制度旨在规范公司员工出差行为，提高出差效率，控制出差成本，确保出差安全，并明确出差申请、审批、执行、报销等环节的管理要求。本制度适用于公司所有员工，包括在职员工、外派员工及实习生。公司各部门负责人应负责本部门员工出差行为的监督和管理，确保本制度的有效执行。

2.出差分类

出差分为一般出差和紧急出差。一般出差是指员工按照工作计划提前安排的出差，需提前提交出差申请；紧急出差是指因突发事件或紧急任务需立即出差的，需在出差后第一时间提交出差说明，并在返回后三个工作日内提交出差申请。

3.出差申请

3.1出差申请流程

员工需提前填写出差申请表，详细列明出差事由、出差时间、出差地点、出差预算等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人审核通过后，报财务部门复核。财务部门复核通过后，报公司总经理审批。总经理审批通过后，员工方可执行出差任务。

3.2出差申请表内容

出差申请表应包括以下内容：出差人姓名、部门、出差事由、出差时间（出发时间、返回时间）、出差地点、出差预算、交通工具、住宿标准、其他费用预算等。

4.出差审批权限

4.1部门负责人审批权限

部门负责人负责审核本部门员工的出差申请，主要审核出差事由的合理性、出差时间的必要性、出差预算的合理性等。

4.2财务部门审批权限

财务部门负责审核出差申请的预算是否与公司财务制度相符，主要审核交通工具、住宿标准、其他费用预算等是否符合公司财务制度要求。

4.3总经理审批权限

总经理负责最终审批出差申请，主要审核出差事由的重要性、出差时间的合理性、出差预算的合理性等。

5.出差执行

5.1交通工具选择

员工应根据出差预算和公司财务制度选择交通工具。一般出差优先选择火车，紧急出差可优先选择飞机。公司提供交通工具补贴标准，员工需按照公司规定填写交通工具补贴申请。

5.2住宿标准

员工应根据出差预算和公司财务制度选择住宿标准。一般出差优先选择三星级以下酒店，紧急出差可优先选择三星级以上酒店。公司提供住宿补贴标准，员工需按照公司规定填写住宿补贴申请。

5.3其他费用

员工在出差过程中产生的其他费用，如餐饮费、市内交通费、会议费等，需按照公司财务制度规定填写相关费用申请。

6.出差报销

6.1报销流程

员工出差返回后，需在五个工作日内提交出差报销申请，并附上相关费用凭证。出差报销申请需经过部门负责人、财务部门、总经理三级审批后，方可进行报销。

6.2报销凭证要求

员工需提供真实、有效的费用凭证，包括车票、机票、酒店发票、餐饮发票、会议发票等。费用凭证需与出差申请表内容相符，不得有虚假、重复报销现象。

6.3报销周期

公司每月进行一次出差报销，报销周期为每月1日至每月最后一个工作日。员工需在报销周期内提交出差报销申请，逾期提交的报销申请不予受理。

7.出差纪律

7.1出差期间行为规范

员工在出差期间应遵守国家法律法规，遵守公司各项规章制度，维护公司形象。不得有违法违纪行为，不得有损害公司利益的行为。

7.2出差期间安全要求

员工在出差期间应注意人身安全、财产安全，遵守交通规则，不得乘坐无安全保障的交通工具。如遇突发事件，应及时向公司报告，并采取应急措施。

8.附则

8.1本制度由公司财务部门负责解释。

8.2本制度自发布之日起施行。

8.3本制度如需修订，由公司总经理办公会议决定。

二、出差申请与审批管理

1.出差申请的规范填写

员工在计划出差前，应详细、准确地填写出差申请表。出差事由需明确具体，说明出差目的和工作内容，避免使用模糊或笼统的表述。出差时间应精确到日期和具体时间段，包括出发和返回的时间。出差地点应明确到具体城市或区域，如确有必要，可进一步细化到具体地址。出差预算应基于实际工作需求，合理预估各项费用，包括交通、住宿、餐饮、市内交通等，并注明预算依据。填写过程中，员工需仔细核对信息，确保无错别字、无逻辑错误，保证申请表的专业性和准确性。

2.出差申请的部门负责人审批

部门负责人在收到员工提交的出差申请表后，应认真审核。首先，需了解出差事由的必要性和重要性，判断出差是否符合部门工作计划和公司整体战略。其次，需审核出差时间的合理性，避免不必要的长时间出差或与工作安排冲突的出差。再次，需审核出差预算的合理性，对比预算与公司财务制度规定的补贴标准，确保预算在合理范围内。审批过程中，部门负责人可与员工进行沟通，了解出差细节，提出修改意见。如发现申请表内容不完整或不符合要求，应要求员工补充或修改；如认为出差不合理，应拒绝审批，并说明理由。

3.出差申请的财务部门复核

财务部门在收到部门负责人审批通过的出差申请表后，应进行复核。复核重点在于出差预算是否符合公司财务制度的规定。财务部门需核对该申请表中的交通工具、住宿标准、其他费用预算等是否与公司财务制度中相应的补贴标准相符。如发现预算过高或不符合标准，应与员工沟通，要求其调整预算。财务部门复核通过后，需在申请表上签署意见，并报公司总经理审批。

4.出差申请的总经理审批

总经理在收到财务部门复核通过的出差申请表后，应进行最终审批。审批重点在于出差事由的重要性、出差时间的合理性、出差预算的合理性。总经理需结合公司整体工作安排和资源情况，判断该出差是否符合公司利益。如认为出差重要且合理，预算也符合要求，应批准该出差申请；如认为出差不合理或预算过高，应要求员工进行调整或拒绝审批，并说明理由。总经理审批通过后，出差申请才算最终完成，员工方可按照申请表的内容执行出差任务。

5.出差申请的变更与撤销

在出差过程中，如遇特殊情况需变更出差时间、地点、预算等，员工应及时向部门负责人和财务部门报告，并提交书面变更申请。部门负责人和财务部门审核通过后，报总经理审批。如变更申请获得批准，员工需根据变更后的内容执行出差任务，并及时更新出差申请表。如出差过程中出现紧急情况，员工需立即向公司报告，并在返回后第一时间提交出差说明，说明出差变更的原因和情况。出差申请的撤销需由员工提交书面申请，说明撤销的原因，并经部门负责人、财务部门、总经理三级审批后，方可撤销出差申请。

6.出差申请的电子化管理

公司鼓励员工使用公司提供的电子化系统提交出差申请。电子化系统可简化申请流程，提高审批效率，并方便员工查询申请状态。员工需在系统中填写出差申请表，并上传相关附件。系统将自动将申请表流转至部门负责人、财务部门、总经理进行审批。审批过程中，审批人可通过系统进行线上审批，并填写审批意见。电子化系统还将记录所有出差申请的历史数据，方便员工查询和公司进行数据分析。公司财务部门需定期对电子化系统进行维护，确保系统的稳定运行。员工需接受相关培训，学会使用电子化系统提交出差申请，并妥善保管个人账号和密码。

三、出差执行与过程管理

1.出差期间的职责履行

员工在出差期间，应始终牢记自己的职责和使命，确保出差目的得以实现。需根据出差计划，高效完成各项工作任务，如参加会议、拜访客户、实地考察等。在与人交往过程中，应代表公司形象，展现专业素养，维护公司利益。遇有紧急情况或突发事件，应冷静应对，及时采取措施，并第一时间向公司报告。员工在出差期间，还应合理安排时间，平衡工作与休息，确保身心健康，以便更好地完成出差任务。

2.出差期间的费用控制

员工在出差期间，应合理控制各项费用支出，避免浪费和超支。交通工具选择应遵循经济、便捷的原则，优先选择公司规定的交通工具补贴标准范围内的交通工具。住宿选择应遵循实用、安全的原则，优先选择公司规定的住宿标准范围内的酒店。餐饮支出应遵循节约、合理的原则，避免高档消费和奢侈浪费。市内交通支出应遵循必要、合理的原则，避免不必要的交通费用。员工在出差前应再次确认出差预算，并在出差过程中严格控制费用支出，确保各项费用在预算范围内。

3.出差期间的报告制度

员工在出差期间，应定期向公司报告出差情况。报告内容应包括出差进度、工作成果、费用支出、遇到的问题和困难等。报告方式可采用电话、邮件、微信等多种形式，报告频率应根据出差情况而定，一般情况下一周报告一次，紧急情况下应及时报告。员工在出差结束后，还需提交出差总结报告，总结出差过程中的经验教训，并提出改进建议。公司各部门负责人应定期检查本部门员工的出差报告，了解出差情况，并提供必要的支持和帮助。

4.出差期间的安全管理

员工在出差期间，应时刻关注自身安全，采取必要的安全措施，防止发生意外事故。出行前应了解目的地安全状况，购买必要的保险，并告知家人或朋友自己的行程安排。住宿时选择安全可靠的酒店，保管好个人物品，避免单独前往偏僻地区。乘坐交通工具时遵守交通规则，注意人身和财物安全。遇有突发事件或紧急情况，应保持冷静，及时采取应对措施，并第一时间向公司报告。公司应定期对员工进行安全教育培训，提高员工的安全意识和自救能力。

5.出差期间的沟通协调

员工在出差期间，应加强与公司各部门的沟通协调，确保出差工作顺利进行。与部门负责人的沟通，应及时汇报出差情况，寻求指导和帮助。与同事的沟通，应分享出差经验，互相学习和支持。与客户的沟通，应遵循公司规定的沟通原则，建立良好的客户关系。与供应商的沟通，应维护公司利益，争取合作机会。员工在出差期间，还应加强与当地相关部门的沟通协调，争取他们的支持和帮助，确保出差工作顺利进行。

四、出差报销与费用审核

1.出差报销的申请与提交

员工出差返回后，应在规定的时间内，按照公司财务制度的要求，准备并提交出差报销申请。报销申请应填写在公司统一提供的报销单据上，详细列明出差期间发生的各项费用，包括交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费、会议费、其他费用等。每项费用都应注明发生的时间、地点、事由以及金额。员工需附上所有相关的费用凭证，如车票、机票、酒店发票、餐饮发票、会议通知及发票等，确保每一笔费用的支出都有据可查。报销单据及附件需按照规定进行粘贴，保证整齐、清晰、不易脱落。员工在提交报销申请前，应仔细核对报销单据及附件，确保信息准确无误，避免因错误或遗漏导致报销延迟。公司鼓励员工使用电子报销系统提交报销申请，系统将引导员工完成报销流程，并自动生成报销单据。

2.出差报销的部门负责人审核

部门负责人在收到员工提交的出差报销申请后，应进行初步审核。审核内容主要包括报销单据的完整性、附件的齐全性以及费用发生的合理性。部门负责人需检查报销单据是否填写规范，附件是否与报销单据内容相符，费用发生的时间、地点、事由是否与出差申请表一致。对于费用发生的合理性，部门负责人需结合出差事由，判断各项费用是否必要，是否在公司财务制度规定的补贴标准范围内。如发现报销单据不完整或附件不齐全，应要求员工补充；如发现费用不合理，应要求员工进行调整或说明理由；如审核通过，部门负责人应在报销单据上签署审核意见，并签字确认。

3.出差报销的财务部门复核

财务部门在收到部门负责人审核通过的出差报销申请后，应进行复核。复核重点在于费用金额的准确性、费用凭证的真实性以及费用发生的合规性。财务部门需核对报销单据上的金额与附件上的金额是否一致，确保无计算错误；需检查费用凭证的真实性，避免虚假发票或重复报销；需审核费用发生的合规性，确保所有费用都符合公司财务制度的规定。如发现金额计算错误，应要求员工进行更正；如发现费用凭证不真实或不符合规定，应要求员工进行解释或退回相关费用；如复核通过，财务部门应在报销单据上签署复核意见，并签字确认。

4.出差报销的总经理审批

总经理在收到财务部门复核通过的出差报销申请后，应进行最终审批。审批重点在于报销总额的合理性以及是否与公司财务制度相符。总经理需结合公司整体财务状况，判断该报销申请是否符合公司财务制度的要求，是否在公司的预算范围内。如认为报销总额合理且符合公司财务制度的要求，应批准该报销申请；如认为报销总额过高或不符合公司财务制度的要求，应要求员工进行调整或拒绝审批，并说明理由。总经理审批通过后，出差报销申请才算最终完成，财务部门方可进行报销处理。

5.出差报销的支付与结算

财务部门在收到总经理审批通过的出差报销申请后，应进行报销支付。支付方式可采用现金支付、银行转账等多种方式，具体支付方式应根据员工的申请和公司财务制度的规定进行选择。财务部门需在支付前，再次核对报销单据及附件，确保无误后进行支付。支付完成后，财务部门应在报销单据上签字确认，并将报销单据及附件归档保存。员工需妥善保管报销单据及附件，以备日后查账。公司财务部门应定期对出差报销进行结算，统计各项费用支出，分析费用发生的趋势，为公司制定财务政策提供依据。

6.出差报销的异常处理

在出差报销过程中，如遇特殊情况，如费用凭证丢失、费用支出超出预算等，员工应及时向公司报告，并提交书面说明。公司应根据具体情况，制定相应的处理方案。如费用凭证丢失，员工需尽快补办相关手续，并提供相关证明材料；如费用支出超出预算，员工需说明原因，并经部门负责人、财务部门、总经理三级审批后，方可进行报销。公司财务部门应定期对出差报销进行审核，发现异常情况，应及时进行调查处理，确保公司财务安全。

五、出差管理与报销制度的监督与改进

1.出差管理与报销制度的执行监督

公司设立专门的监督机制，确保出差管理与报销制度得到有效执行。监督工作由财务部门牵头，会同人力资源部门共同负责。财务部门定期对各部门的出差申请、审批、执行、报销等环节进行检查，核实是否存在违规行为，如超预算支出、虚假发票、重复报销等。人力资源部门则侧重于对员工出差行为的规范性和合理性进行监督，确保员工遵守公司规章制度，维护公司利益。监督工作采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，定期检查每月进行一次，不定期抽查根据实际情况进行。检查过程中，监督人员需认真核实相关资料，并与相关人员进行访谈，了解具体情况。对于检查中发现的问题，监督人员需及时记录，并反馈给相关部门和人员，要求其进行整改。相关部门和人员需在规定的时间内完成整改，并将整改情况反馈给监督人员。监督人员需对整改情况进行核实，确保问题得到有效解决。公司鼓励员工积极参与监督工作，对发现的问题及时向公司报告，共同维护公司利益。

2.出差管理与报销制度的审计监督

公司定期进行内部审计，对出差管理与报销制度进行审计监督。内部审计由公司内部审计部门负责，审计部门独立于财务部门和人力资源部门，确保审计工作的客观性和公正性。内部审计部门每年制定审计计划，明确审计对象、审计内容、审计方法等。审计过程中，审计人员需认真查阅相关资料，并与相关人员进行访谈，了解具体情况。审计结束后，审计部门需撰写审计报告，详细说明审计情况，并指出存在的问题和不足。审计报告需报公司总经理审阅，总经理根据审计报告，提出改进意见，并督促相关部门和人员进行整改。内部审计部门需对整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决。公司也可聘请外部审计机构，对出差管理与报销制度进行审计，以提高审计工作的专业性和权威性。外部审计机构需独立于公司，确保审计工作的客观性和公正性。外部审计机构审计结束后，需向公司提交审计报告，公司根据审计报告，提出改进意见，并督促相关部门和人员进行整改。

3.出差管理与报销制度的反馈与改进

公司建立Feedback机制，收集员工对出差管理与报销制度的意见和建议。Feedback渠道可采用问卷调查、意见箱、座谈会等多种形式，确保员工能够方便地反馈意见。公司定期对收集到的Feedback进行整理和分析，找出制度中存在的问题和不足，并提出改进措施。改进措施需经公司总经理办公会议讨论通过，方可实施。公司定期对出差管理与报销制度进行评估，评估内容包括制度的合理性、有效性、可行性等。评估结果需作为制度改进的重要依据。公司鼓励员工积极参与制度的改进工作，共同完善出差管理与报销制度。公司定期对制度的改进情况进行公布，让员工了解制度的最新变化，并确保员工能够及时适应制度的调整。通过Feedback机制和评估机制，公司不断完善出差管理与报销制度，使其更加符合公司实际情况，提高制度的有效性和执行力。

4.违规行为的处理与责任追究

公司对违反出差管理与报销制度的行为，将进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。违规行为包括但不限于：未经批准擅自出差、超出预算支出、虚假发票、重复报销、泄露公司机密等。公司根据违规行为的严重程度，制定相应的处理措施，如警告、罚款、降职、辞退等。处理措施需公平公正，并符合国家法律法规的规定。公司对违规行为的处理，将记入员工档案，作为员工绩效考核的重要依据。对于情节严重的违规行为，公司还将追究相关责任人的责任，如部门负责人的管理责任、财务人员的审核责任等。责任追究需依据公司规章制度和相关法律法规进行，确保责任追究的公平公正。公司通过严肃处理违规行为，追究相关责任人的责任，营造良好的制度执行环境，确保出差管理与报销制度得到有效执行。

5.制度的宣传与培训

公司定期对出差管理与报销制度进行宣传和培训，提高员工对制度的认识和understanding。宣传方式可采用海报、通知、会议等多种形式，确保员工能够及时了解制度的最新变化。培训方式可采用讲座、演示、模拟操作等多种形式，确保员工能够掌握制度的具体内容и要求。公司定期对员工进行制度的考核，考核内容包括制度的知识点、操作流程、注意事项等。考核结果作为员工绩效考核的重要依据。公司通过宣传和培训，提高员工对制度的认识和understanding，确保员工能够遵守制度的规定，维护公司利益。公司还将建立制度的question-and-answer机制，解答员工对制度的疑问，帮助员工更好地理解和执行制度。通过宣传和培训，公司营造良好的制度执行氛围，确保出差管理与报销制度得到有效执行。

六、附则

1.制度的解释权

本制度由公司财务部门负责解释。财务部门需对公司各部门及员工在执行本制度过程中遇到的问题进行解释，确保制度的正确理解和执行。财务部门需定期收集各部门