钉钉财务日常报销制度

钉钉财务日常报销制度一、钉钉财务日常报销制度

一、总则

（一）目的

为规范公司财务日常报销行为，提高报销效率，加强成本控制，明确报销流程与标准，特制定本制度。本制度旨在通过钉钉平台实现报销申请、审批、支付的全流程线上管理，确保报销工作的透明化、规范化和高效化。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有员工因日常业务活动产生的费用报销，包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、交通费等。所有报销申请均须通过钉钉平台提交，并严格遵守本制度规定的流程与标准。

（三）基本原则

1.实事求是原则：报销内容必须真实、合法，符合公司财务制度和相关法律法规要求。

2.规范流程原则：所有报销申请必须按照本制度规定的流程进行，任何环节不得省略或擅自更改。

3.严格审批原则：报销申请须经各级审批人员审核，确保审批流程的合规性与合理性。

4.成本控制原则：公司鼓励节约开支，报销标准应遵循实际需要和成本效益原则，避免浪费和不必要的支出。

（四）名词解释

1.报销人：指因公司业务活动产生费用，需要提交报销申请的员工。

2.审批人：指根据公司财务制度和授权规定，对报销申请进行审核并作出批准决定的员工或部门负责人。

3.财务部门：指公司负责财务管理、会计核算和资金支付等工作的部门。

4.钉钉平台：指公司统一使用的企业级协同办公平台，用于报销申请、审批、支付等全流程线上管理。

二、报销流程

（一）费用发生与凭证收集

1.报销人发生费用时，应妥善保管相关费用凭证，包括但不限于发票、收据、行程单等，确保凭证的真实性、完整性和合规性。

2.对于需要预先垫付的费用，报销人应先向部门负责人申请并获得批准，方可进行垫付。

（二）报销申请提交

1.报销人通过钉钉平台，进入“财务报销”模块，填写报销申请表，并上传相关费用凭证图片或扫描件。

2.报销申请表中应详细列明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相应的费用凭证说明。

3.报销人提交报销申请后，系统将自动生成申请编号，并推送至下一级审批人进行审核。（三）审批流程

1.第一级审批人：部门负责人。部门负责人负责审核报销申请的合规性、合理性以及费用凭证的完整性，并在钉钉平台上作出批准或驳回的决定。

2.第二级审批人：财务部门主管。对于金额超过一定标准或涉及特殊事项的报销申请，部门负责人需将申请转交财务部门主管进行审核。

3.第三级审批人：财务总监。对于金额较大或涉及公司重大决策的报销申请，财务部门主管需将申请转交财务总监进行最终审核和批准。

（四）支付与结算

1.报销申请经各级审批通过后，财务部门将进行资金支付。支付方式包括但不限于银行转账、现金支付等，具体支付方式根据公司财务制度和相关政策确定。

2.财务部门在支付前，将再次核对报销申请和费用凭证的合规性，确保无误后进行支付。

3.支付完成后，财务部门将在钉钉平台上生成支付凭证，并推送给报销人进行确认。报销人确认收到款项后，报销流程才算完全结束。

三、报销标准与范围

（一）差旅费报销标准

1.交通费：公司员工因公出差产生的交通费用，应按照公司差旅费标准进行报销。国内出差可乘坐火车硬卧、飞机经济舱等交通工具，具体标准根据出差等级和距离确定。国际出差可乘坐经济舱机票，并按照公司规定报销住宿费和当地交通费。

2.住宿费：公司员工因公出差产生的住宿费用，应按照公司差旅费标准进行报销。国内出差可按照不同等级的酒店标准进行报销，国际出差可按照公司规定的酒店等级和当地消费水平进行报销。

3.餐饮费：公司员工因公出差产生的餐饮费用，应按照公司差旅费标准进行报销。国内出差可按照每日一定的餐饮标准进行报销，国际出差可按照当地消费水平进行报销，但不得超过公司规定的上限。（二）办公用品费报销标准

1.办公用品费包括公司员工因工作需要购买的各种办公用品，如纸张、笔、笔记本、打印机耗材等。

2.办公用品费的报销应遵循实用、节约的原则，报销人需提供购买凭证和用途说明，经部门负责人审核后报财务部门审批。

3.公司将定期采购办公用品，员工因工作需要临时购买少量办公用品，可按照本制度规定进行报销，但每月报销总额不得超过一定标准。（三）业务招待费报销标准

1.业务招待费包括公司员工因业务需要发生的招待费用，如餐饮费、住宿费、礼品费等。

2.业务招待费的报销应遵循必要、合理、节俭的原则，报销人需提供详细的活动说明、参与人员名单、费用明细以及相关费用凭证，经部门负责人和财务部门主管审核后报财务总监审批。

3.公司鼓励通过线上会议等方式进行业务沟通，减少不必要的业务招待费用支出。（四）交通费报销标准

1.员工因公出行产生的市内交通费用，可按照公司规定的标准进行报销，如乘坐公交、地铁、出租车等交通工具。

2.员工因私出行产生的交通费用，不得在公司报销，但可按照公司规定的标准申请交通补贴。

3.公司鼓励员工使用公共交通工具出行，节约出行成本，减少碳排放。

二、费用报销范围与标准

一、费用报销范围

公司鼓励员工本着勤俭节约的原则进行费用报销，所有报销费用必须是与公司业务活动直接相关，且符合国家相关法律法规和公司财务制度的实际支出。费用报销范围主要包括以下几个方面：

（一）差旅费

1.交通费：员工因公出差产生的市内交通费、城际交通费等，包括但不限于飞机、火车、汽车、轮船等交通工具的票款。员工应选择经济实惠的交通工具，并妥善保管好票据，以便后续报销。

2.住宿费：员工因公出差期间的住宿费用，应按照公司规定的住宿标准进行报销。住宿标准根据出差地点、出差时间以及员工职级等因素确定，具体标准由公司财务部门制定并公布。

3.餐饮费：员工因公出差期间的餐饮费用，应按照公司规定的餐饮标准进行报销。餐饮标准根据出差地点、出差时间以及员工职级等因素确定，具体标准由公司财务部门制定并公布。员工在报销餐饮费时，应提供相应的票据，并如实说明用餐事由。

（二）办公用品费

1.办公用品费包括员工因工作需要购买的各种办公用品，如纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机、便利贴、打印纸、墨盒等。这些用品应满足日常工作的基本需求，并符合公司的采购标准。

2.员工因工作需要临时购买少量办公用品，且金额在一定标准以下的，可以按照本制度规定进行报销。员工在报销办公用品费时，应提供相应的票据，并如实说明购买原因和用途。

3.公司将定期统一采购办公用品，并分发到各个部门。员工如因工作需要确需自行购买办公用品，应先向部门负责人提出申请，并获得批准后，方可进行购买和报销。（三）业务招待费

1.业务招待费包括员工因业务需要发生的招待费用，如餐饮费、住宿费、礼品费等。这些费用应是为了维护公司形象、拓展业务关系、促进合作等正当目的而发生的。

2.员工在报销业务招待费时，应提供详细的活动说明、参与人员名单、费用明细以及相关费用凭证，并如实说明招待事由和目的。公司鼓励员工通过线上会议等方式进行业务沟通，减少不必要的业务招待费用支出。

3.业务招待费的报销应遵循必要、合理、节俭的原则，公司对业务招待费的报销标准有明确规定，员工在报销时应严格遵守这些标准，不得超标准报销。（四）其他费用

1.员工因公发生的其他合理费用，如通讯费、水电费、交通补贴等，可以按照本制度规定进行报销。这些费用应是与公司业务活动直接相关，且符合国家相关法律法规和公司财务制度的实际支出。

2.员工在报销其他费用时，应提供相应的票据，并如实说明费用发生的时间、地点、事由和用途。公司对其他费用的报销标准有明确规定，员工在报销时应严格遵守这些标准，不得超标准报销。

3.对于一些特殊情况下的费用报销，如员工因公出差期间发生的紧急医疗费用、意外事故处理费用等，应先向部门负责人提出申请，并获得批准后，方可进行报销。报销时，应提供相应的票据和详细的事故说明，以便财务部门进行审核。

二、费用报销标准

公司对各项费用报销都有明确的标准，这些标准旨在规范费用报销行为，控制公司成本，提高资金使用效率。以下是公司各项费用报销的具体标准：（一）差旅费报销标准

1.国内出差：员工国内出差可乘坐火车硬卧、飞机经济舱等交通工具，具体标准根据出差等级和距离确定。出差等级根据员工职级和出差性质确定，公司对不同出差等级的交通工具标准有明确规定。

2.住宿费：国内出差可按照不同等级的酒店标准进行报销，具体标准由公司财务部门制定并公布。国际出差可按照公司规定的酒店等级和当地消费水平进行报销，但不得超过公司规定的上限。

3.餐饮费：国内出差可按照每日一定的餐饮标准进行报销，具体标准由公司财务部门制定并公布。国际出差可按照当地消费水平进行报销，但不得超过公司规定的上限。（二）办公用品费报销标准

1.办公用品费的报销应遵循实用、节约的原则，公司对不同类型办公用品的报销标准有明确规定。例如，纸张、笔、笔记本等基本办公用品，公司有统一的采购标准和报销标准。

2.员工因工作需要临时购买少量办公用品，且金额在一定标准以下的，可以按照本制度规定进行报销。具体报销标准由公司财务部门制定并公布。

3.公司鼓励员工节约使用办公用品，避免浪费。对于一些可重复使用或可回收利用的办公用品，公司鼓励员工进行合理利用，减少不必要的支出。（三）业务招待费报销标准

1.业务招待费的报销应遵循必要、合理、节俭的原则，公司对业务招待费的报销标准有明确规定。例如，餐饮费、住宿费、礼品费等招待费用，都有相应的报销标准。

2.员工在报销业务招待费时，应提供详细的活动说明、参与人员名单、费用明细以及相关费用凭证，并如实说明招待事由和目的。公司对业务招待费的报销标准有明确规定，员工在报销时应严格遵守这些标准，不得超标准报销。

3.公司鼓励员工通过线上会议等方式进行业务沟通，减少不必要的业务招待费用支出。对于一些不必要的或不合理的业务招待费用，公司有权不予报销。（四）其他费用报销标准

1.通讯费：员工因公产生的通讯费用，如手机话费、宽带费用等，可以按照本制度规定进行报销。公司对不同类型通讯费用的报销标准有明确规定，例如，手机话费可按照实际发生额进行报销，但每月报销总额不得超过一定标准。

2.水电费：员工因公使用的水电费用，可以按照实际发生额进行报销，但每月报销总额不得超过一定标准。员工在报销水电费时，应提供相应的缴费凭证，并如实说明费用发生的时间、地点和用途。

3.交通补贴：员工因公出差期间，可按照公司规定的标准领取交通补贴。交通补贴的标准根据出差距离、出差时间等因素确定，具体标准由公司财务部门制定并公布。员工在领取交通补贴时，应如实说明出差事由和行程安排，并接受财务部门的审核。

公司对各项费用报销的标准有明确规定，员工在报销时应严格遵守这些标准，不得超标准报销。对于一些特殊情况下的费用报销，如员工因公出差期间发生的紧急医疗费用、意外事故处理费用等，应先向部门负责人提出申请，并获得批准后，方可进行报销。报销时，应提供相应的票据和详细的事故说明，以便财务部门进行审核。

三、报销流程与审批权限

一、报销申请流程

（一）费用发生与凭证准备

报销人因公产生费用时，应确保费用的合理性与合规性，并妥善保管好所有相关票据，包括但不限于发票、收据、行程单等。票据需完整、清晰，能够反映费用的具体内容和金额。对于电子票据，应确保其真实性和有效性，并按照公司要求进行上传或提交。

（二）报销申请提交

报销人通过钉钉平台，进入“财务报销”模块，填写报销申请表。申请表中需详细填写费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并上传相关费用凭证的图片或扫描件。报销人应仔细核对申请表中的信息，确保准确无误后提交。提交后，系统将自动生成申请编号，并推送至下一级审批人进行审核。

（三）凭证补充与修改

在审批过程中，如审批人发现报销申请中的信息不完整或凭证不清晰，有权要求报销人补充相关材料或进行修改。报销人应根据审批人的要求，及时补充材料或进行修改，并重新提交报销申请。审批人确认无误后，将继续进行后续的审批流程。

二、审批权限与流程

（一）第一级审批人：部门负责人

部门负责人是报销申请的第一级审批人，负责审核报销申请的合规性、合理性以及费用凭证的完整性。部门负责人应认真阅读报销申请表，并仔细核对相关费用凭证。如发现申请不合理或凭证不完整，有权驳回申请，并要求报销人进行解释或补充材料。如审核通过，部门负责人应在钉钉平台上作出批准的决定，并将申请推送给下一级审批人。

（二）第二级审批人：财务部门主管

对于金额超过一定标准或涉及特殊事项的报销申请，部门负责人的批准后，需将申请转交财务部门主管进行审核。财务部门主管将根据公司财务制度和相关政策，对报销申请进行进一步审核。如发现申请不合理或存在违规行为，有权驳回申请，并通知报销人进行解释或补充材料。如审核通过，财务部门主管应在钉钉平台上作出批准的决定，并将申请推送给下一级审批人。

（三）第三级审批人：财务总监

对于金额较大或涉及公司重大决策的报销申请，财务部门主管的批准后，需将申请转交财务总监进行最终审核和批准。财务总监将根据公司财务制度和相关政策，对报销申请进行最终审核。如发现申请不合理或存在违规行为，有权驳回申请，并通知报销人进行解释或补充材料。如审核通过，财务总监应在钉钉平台上作出批准的决定，报销流程才算完全结束。

（四）审批时限

各级审批人应在收到报销申请后，按照公司规定的时限内完成审批。如因故无法按时完成审批，应提前通知报销人，并说明原因。审批时限的具体规定由公司财务部门制定并公布。

三、报销支付流程

（一）支付通知

报销申请经各级审批通过后，财务部门将进行资金支付。在支付前，财务部门会通过钉钉平台通知报销人，确认报销申请的详细信息，并告知支付时间和方式。

（二）支付方式

财务部门在支付前，将再次核对报销申请和费用凭证的合规性，确保无误后进行支付。支付方式包括但不限于银行转账、现金支付等，具体支付方式根据公司财务制度和相关政策确定。

（三）支付凭证

支付完成后，财务部门将在钉钉平台上生成支付凭证，并推送给报销人进行确认。报销人确认收到款项后，报销流程才算完全结束。支付凭证应妥善保管，作为后续财务审计和报销查询的依据。

（四）支付异常处理

如在支付过程中发现任何异常情况，如支付金额错误、支付对象错误等，财务部门应立即停止支付，并通知相关人员进行处理。处理完成后，方可继续进行支付流程。

四、报销管理与监督

一、凭证管理与审核

（一）凭证要求

报销人提交的费用凭证必须真实、合法、完整、清晰，能够准确反映费用的具体内容和金额。对于发票，需确保其抬头、税号、金额、日期等信息准确无误，且符合国家税务法规的要求。对于收据，需确保其内容详细，能够说明费用发生的具体事由和金额，且收款方应具备合法的经营资格。

（二）电子凭证规范

随着电子发票和电子收据的普及，公司鼓励报销人使用电子凭证进行报销。电子凭证应通过正规渠道获取，并确保其真实性和有效性。报销人需按照公司要求，将电子凭证进行清晰截图或扫描，并上传至钉钉平台的报销申请中。财务部门将对电子凭证的真实性和有效性进行审核，确保其符合报销要求。

（三）凭证补充与解释

在审批过程中，如审批人发现报销申请中的凭证不完整或信息不明确，有权要求报销人进行补充或解释。报销人应根据审批人的要求，及时提供补充材料或进行合理的解释。财务部门也将对报销人提供的补充材料或解释进行审核，确保其符合报销要求。

二、费用报销监控

（一）预算控制

公司对各项费用都有预算控制，以确保公司的资金使用效率和成本控制。财务部门将根据公司的预算管理制度，对报销申请进行审核，确保报销费用不超过预算范围。如报销费用超出预算，需经过公司特殊审批程序，并获得相关领导的批准。

（二）异常费用监控

财务部门将定期对报销申请进行统计分析，识别异常费用发生的规律和特征。如发现异常费用，如频繁发生的大额招待费、非正常办公用品采购等，财务部门将进行重点关注，并要求报销人进行解释。同时，财务部门还将对异常费用进行深入调查，查找原因，并采取措施进行防范。

（三）抽查与审计

为了确保报销工作的合规性和规范性，财务部门将定期对报销申请进行抽查和审计。抽查和审计的内容包括报销申请的完整性、合规性、合理性以及费用凭证的真实性等。如发现违规报销行为，财务部门将根据公司规定进行处理，并追究相关人员的责任。

三、报销纪律与责任

（一）诚实守信原则

报销人必须诚实守信，如实反映费用发生的具体情况，不得虚报、冒领费用。如发现虚报、冒领费用行为，公司将根据情节严重程度进行处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。

（二）合规操作原则

报销人必须遵守公司财务制度和报销制度，按照规定的流程进行报销，不得擅自更改流程或绕过审批环节。如发现违规操作行为，公司将根据情节严重程度进行处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。

（三）责任追究

对于报销申请中的违规行为，公司将追究相关人员的责任。包括但不限于报销人、审批人、财务人员等。公司将根据情节严重程度进行处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。同时，公司也将对相关人员进行警示教育，以防止类似事件再次发生。

四、报销制度持续改进

（一）定期评估

公司将定期对报销制度进行评估，以检查制度的合规性、合理性和有效性。评估内容包括报销流程的便捷性、审批效率、费用控制效果等。评估结果将作为报销制度持续改进的重要依据。

（二）意见收集

公司将通过各种渠道收集员工对报销制度的意见和建议，包括但不限于问卷调查、座谈会等。收集到的意见将作为报销制度持续改进的重要参考。

（三）制度优化

根据评估结果和意见收集，公司将对报销制度进行优化，以更好地适应公司发展的需要。优化内容包括报销流程的简化、审批效率的提升、费用控制标准的调整等。公司将持续改进报销制度，以实现公司资金使用效率和成本控制的持续提升。

五、特殊情况处理与争议解决

一、特殊情况处理

（一）预支费用处理

员工因工作需要确需预支费用时，应先向部门负责人提交书面申请，详细说明预支事由、预计金额、用款计划及预期回款时间。部门负责人审核通过后，将申请转交财务部门。财务部门将根据公司财务制度和相关规定，对申请进行审核，并决定是否批准预支。如批准预支，财务部门将根据申请金额，通过银行转账等方式将款项预支给员工。

预支费用需在规定时间内报销，并提交完整的费用凭证。员工应在费用发生后尽快报销，不得拖延。如因故无法按时报销，需提前向部门负责人和财务部门说明情况，并获得批准。财务部门将对预支费用进行跟踪，并要求员工在规定时间内提交报销申请和费用凭证。

（二）紧急费用处理

员工因公出差期间发生紧急情况，如意外事故、突发疾病等，导致产生紧急费用时，应立即向部门负责人报告，并说明情况。部门负责人将根据情况严重程度，决定是否允许员工先行垫付费用。如允许垫付，员工应妥善保管好相关票据，并在返回公司后尽快提交报销申请。

紧急费用报销流程与普通费用报销流程相同，但需提供详细的事故说明和费用明细。财务部门将对紧急费用进行审核，并根据公司财务制度和相关规定进行处理。如紧急费用金额较大，财务部门将根据情况，与员工协商制定还款计划。

（三）大额费用处理

对于金额较大的报销申请，如超过一定标准的差旅费、招待费等，财务部门将进行重点审核。审核内容包括费用发生的必要性、合理性，以及费用凭证的真实性等。如发现任何疑点，财务部门将要求员工进行解释或补充材料。

大额费用报销需经过多级审批，包括部门负责人、财务部门主管、财务总监等。各级审批人将根据公司财务制度和相关规定，对报销申请进行严格审核。如审核不通过，财务部门将通知员工进行解释或修改。如审核通过，财务部门将按照公司规定进行支付。

（四）重复报销处理

公司将建立报销信息管理系统，记录员工的报销历史，以防止重复报销。员工在提交报销申请前，应先查询报销信息管理系统，确认是否已报销相同费用。如已报销相同费用，不得再次报销。

如员工因故未能查询报销信息管理系统，导致重复报销，需及时向财务部门说明情况，并退还重复报销的款项。财务部门将对重复报销情况进行调查，并采取措施防止类似事件再次发生。

二、争议解决机制

（一）争议类型

在报销过程中，可能发生各种争议，包括但不限于以下几种类型：

1.报销金额争议：审批人与报销人对于报销金额存在不同意见，如审批人认为报销金额过高，而报销人认为报销金额合理。

2.凭证有效性争议：审批人与报销人对于费用凭证的有效性存在不同意见，如审批人认为凭证不真实，而报销人认为凭证真实有效。

3.报销流程争议：审批人与报销人对于报销流程的合规性存在不同意见，如审批人认为报销流程不规范，而报销人认为报销流程符合制度要求。

（二）争议解决流程

1.自我协商：当争议发生时，首先由报销人与审批人进行自我协商，尝试解决争议。双方应本着诚实守信、公平合理的原则，进行沟通和协商。

2.财务部门介入：如自我协商无法解决争议，报销人或审批人可向财务部门提出申诉，请求财务部门介入解决。财务部门将根据公司财务制度和相关规定，对争议进行调查和处理。

3.领导裁决：如财务部门无法解决争议，或双方对财务部门的处理结果不满意，可向公司领导提出申诉，请求领导进行裁决。公司领导将根据公司财务制度和相关规定，对争议进行最终裁决。

（三）争议处理原则

1.公平公正原则：在争议处理过程中，应坚持公平公正的原则，确保双方权利得到平等保护。

2.客观事实原则：在争议处理过程中，应以客观事实为依据，避免主观臆断和偏袒。

3.合法合规原则：在争议处理过程中，应遵循国家相关法律法规和公司财务制度，确保处理结果的合法性和合规性。

（四）争议预防措施

为了减少争议的发生，公司将采取以下预防措施：

1.加强制度宣传：公司将通过各种渠道，加强对报销制度的宣传，提高员工的制度意识和合规意识。

2.优化报销流程：公司将持续优化报销流程，提高报销效率和便捷性，减少因流程问题引发的争议。

3.加强培训教育：公司将对员工进行报销制度和流程的培训教育，提高员工的报销能力和风险意识。

4.建立沟通机制：公司将建立有效的沟通机制，畅通员工反馈渠道，及时解决员工提出的问题和建议。

通过以上措施，公司将努力减少报销争议的发生，维护公司的正常经营秩序和员工的合法权益。

六、制度执行与附则

一、制度执行与