企业账外物资管理流程及制度说明

企业账外物资管理流程及制度说明一、总则（一）目的与依据为规范企业账外物资的管理，明确管理责任，确保账外物资的安全、完整与合理利用，防止资产流失，降低运营成本，提高资源使用效率，依据国家相关资产管理规定及本企业实际运营情况，特制定本流程及制度。（二）定义本制度所称账外物资，是指因各种原因未纳入企业正式财务账簿核算，但仍具有一定使用价值或潜在价值，且归企业拥有或实际控制的各类物资。其主要来源包括但不限于：长期闲置或停用的设备及零部件、维修更换下来的废旧物资、少量未达财务入账标准的零星采购物品、外部单位赠予的物资、以及其他按规定不需或暂未入账的物资等。（三）适用范围本制度适用于企业各部门、各分支机构对各类账外物资的接收、登记、保管、领用、处置及监督检查等管理活动。（四）管理原则账外物资管理遵循以下原则：1.统一领导、分级负责：在企业统一管理框架下，明确各部门职责，落实管理责任到人。2.规范登记、账实相符：建立健全账外物资登记台账，确保物资的收发存记录清晰，做到账实相符。3.安全保管、合理利用：采取有效措施保障物资安全，防止损坏、丢失和浪费，积极促进闲置物资的内部调剂和再利用。4.严格审批、规范处置：账外物资的处置（如报废、变卖、捐赠等）需履行规定的审批程序，确保处置过程合规、公开、透明。二、账外物资管理流程（一）物资的识别与确认各部门在日常工作中发现或产生符合本制度定义的账外物资时，应由部门指定人员对其进行初步识别，判断其是否具有使用价值、潜在回收价值或需特殊处理（如危险废弃物）。对于确认属于账外管理范畴的物资，应及时上报至指定的账外物资管理部门（通常为行政部、资产管理部或指定的仓储部门，以下统称“物资管理部门”）。（二）物资入库与登记1.提交入库申请：物资发现部门需填写《账外物资入库申请单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、来源、状况（全新、使用过、待修、报废等）、发现日期及经办人等信息，并经部门负责人签字确认后，连同物资一并提交给物资管理部门。2.验收入库：物资管理部门接到申请后，应对物资进行清点、核对与检验，确认与《账外物资入库申请单》信息一致，并对物资实际状况进行评估。对于符合入库条件的，由物资管理部门库管员在《账外物资入库申请单》上签字确认，办理入库手续。3.建立台账：物资管理部门应建立《企业账外物资管理台账》（以下简称“台账”），作为核心管理工具。台账应详细记录每一笔账外物资的入库日期、编号（可采用部门+日期+序号的方式编制）、名称、规格型号、计量单位、数量、来源、状况描述、存放地点、入库经办人、所属部门等信息，并对物资进行分类存放和标识。（三）物资保管1.存放要求：物资管理部门应根据物资的性质、特点和状况，提供适宜的存放场所和保管条件，做到防潮、防尘、防火、防盗、防变质。对于有特殊保管要求的物资（如易燃易爆品、精密仪器等），应按其特性单独存放和管理。2.标识管理：所有入库的账外物资均应粘贴统一的账外物资标识标签，注明物资编号、名称、规格、数量、入库日期等关键信息，确保易于识别和盘点。3.日常维护：对于有使用价值且需维护保养的账外物资，物资管理部门应视情况进行必要的维护，防止其性能退化或损坏。（四）物资领用与发出1.内部领用：企业内部其他部门因工作需要领用账外物资时，应由领用部门填写《账外物资领用申请单》，注明领用物资编号、名称、规格型号、数量、领用用途、领用部门、领用人等信息，经领用部门负责人签字后，提交物资管理部门审批。物资管理部门根据台账记录核对物资情况，确认无误并经部门负责人审批后，办理出库手续，并在台账中登记领用日期、领用人、领用部门及用途，减少相应物资数量。2.对外处置发出：账外物资需对外处置（如变卖、捐赠、报废处置等）时，按本制度“（五）物资处置”流程办理。发出时，物资管理部门需根据审批通过的处置文件，在台账中记录发出日期及处置方式。（五）物资处置账外物资的处置应遵循公开、公正、合规的原则，优先考虑内部利用，其次是外部转让或回收，最后是规范报废。1.处置申请：对于不再具有使用价值或长期无人领用的账外物资，由物资管理部门提出处置建议，填写《账外物资处置申请单》，详细列明拟处置物资的编号、名称、规格、数量、现状、处置原因、建议处置方式（如内部调剂、对外变卖、捐赠、报废回收、丢弃等）及预估价值（如有）。2.审批流程：《账外物资处置申请单》需经物资管理部门负责人审核。根据处置物资的价值、数量及影响程度，按企业规定的审批权限逐级上报审批。对于价值较高或批量较大的物资处置，可能需要管理层集体决策或财务部门参与评估。3.处置实施：*内部调剂：经审批同意内部调剂的，由物资管理部门通知接收部门办理领用手续。*对外变卖/捐赠：对于变卖的物资，应尽可能通过比价或竞价方式选择受让方，签订相关协议，确保资产变现最大化；捐赠应符合企业相关政策，并取得合规凭证。处置收入（如有）应按企业规定及时足额上缴财务部门。*报废与回收：对于确无使用价值的报废物资，应联系有资质的回收单位进行处理，特别是对于危险废弃物，必须交由有资质的专业机构进行合规处置，严禁随意丢弃造成环境污染。处置过程应有记录，并保留相关凭证。4.台账更新：处置完成后，物资管理部门应及时在台账中记录处置结果、处置日期、处置收入（如有）及经办人等信息，核销该部分物资。（六）物资盘点与清查1.定期盘点：物资管理部门应定期（如每季度或每半年）组织对库存账外物资进行全面盘点，核对账实是否相符。盘点工作应由至少两人共同进行，确保结果的准确性。2.盘点差异处理：盘点中发现盘盈、盘亏或毁损的，应及时查明原因，填写《账外物资盘点差异报告表》，说明差异情况、原因分析及处理建议，按审批权限上报审批后，根据审批结果调整台账记录。3.不定期抽查：企业相关管理部门（如财务部、内审部）可根据需要对账外物资管理情况进行不定期抽查，以监督管理效果。三、管理职责（一）物资发现与申请部门1.负责本部门账外物资的及时识别、初步评估和上报。2.准确填写《账外物资入库申请单》，并对所提供信息的真实性负责。3.配合物资管理部门进行物资的清点和交接。4.在规定范围内，按流程领用和使用账外物资。（二）物资管理部门1.负责账外物资的统一接收、验收入库、分类存放、标识、台账登记与管理。2.负责账外物资的日常保管、维护和安全防护。3.负责账外物资领用、内部调剂、对外处置等环节的审核与办理。4.定期组织账外物资的盘点清查工作，确保账实相符。5.负责账外物资管理相关表单、记录的整理、归档与保管。6.提出账外物资处置建议，并按审批意见组织实施。（三）财务部门1.负责对涉及处置收入的账外物资处置过程进行监督，确保收入及时足额入账。2.参与对价值较高或重要的账外物资处置的评估与审批。3.对账外物资管理的合规性进行监督。（四）审批部门/人员按照企业规定的审批权限，对《账外物资入库申请单》、《账外物资领用申请单》、《账外物资处置申请单》及《账外物资盘点差异报告表》等进行审核与批准，对审批结果负责。四、监督与检查企业应将账外物资管理纳入常态化监督检查范围。物资管理部门应定期向企业管理层汇报账外物资管理情况。对于在管理过程中出现的玩忽职守、弄虚作假、擅自处置、造成物资损坏或流失等行为，企业将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。五、附则（一）解释权本制度由企业物资管理部门（或指定牵头部门）负责解释。（二）生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一