公司采购管理制度

公司采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，确保公司各项经营活动的顺利进行，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）所有生产性物资、非生产性物资、工程建设项目以及各类服务的采购活动。凡涉及公司资金支出的采购行为，均须遵循本制度规定。第三条基本原则采购活动应严格遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。3.性价比最优原则：在满足质量、时效等要求的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务。4.集体决策与分权制衡原则：重要采购事项需经过集体审议，明确各环节权责，形成相互监督与制约机制。5.效益优先原则：注重采购的整体效益，综合考虑质量、价格、交付、服务及供应商信誉等因素。第二章组织与职责第四条采购管理部门公司设立采购部（或指定相关部门行使采购管理职能，以下统称“采购部”），作为公司采购活动的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订公司采购管理制度及相关细则；2.统筹公司采购计划的汇总、审核与执行；3.负责供应商的开发、评估、管理及信息库的维护；4.组织实施各类采购活动，包括招标、询价、比价等；5.负责采购合同的洽谈、拟定、报审与管理；6.协调处理采购过程中的争议与问题，监督合同履行；7.负责采购物资的验收协调与采购档案的管理；8.分析采购成本，提出成本控制建议。第五条需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：1.根据实际业务需要，提出合理、准确的采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量标准、交付时间等具体要求；2.参与相关采购项目的技术参数确认、供应商考察及评标工作；3.负责或参与采购物资及服务的到货验收，并在验收单上签字确认；4.配合采购部门处理采购过程中出现的质量异议等问题。第六条财务部门财务部门在采购管理中的主要职责包括：1.负责采购预算的审核与控制；2.根据审批后的采购合同及相关凭证办理付款手续；3.参与重大采购项目的经济性评审；4.对采购成本进行核算与分析，监督采购资金的合理使用。第七条法务部门/岗位法务部门或指定法务岗位负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，提供法律意见，参与处理采购活动中涉及的法律纠纷。第八条其他相关部门仓库管理部门负责采购物资的入库登记、保管与发放；质量管理部门负责对采购物资的质量进行监督和抽检（如适用）。各部门应按照职责分工，协同配合，共同完成采购管理工作。第三章采购流程管理第九条采购需求与审批1.需求部门根据业务计划及库存情况，填写《采购申请表》，详细列明采购事项。2.《采购申请表》须经部门负责人审核签字后，按照公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要采购项目，需附上可行性分析报告或专项申请说明。3.采购部门对审批通过的采购需求进行汇总、分类，并纳入采购计划。第十条供应商管理1.供应商选择：应优先选择资质齐全、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。对于重要或长期合作的供应商，应进行实地考察。2.供应商评估：建立供应商评估体系，从质量、价格、交付能力、售后服务、财务状况、社会责任等方面对供应商进行定期评估，并根据评估结果动态调整合格供应商名录。3.供应商信息管理：建立健全供应商信息档案，包括供应商基本资料、资质证明、合作历史、评估记录等，并进行动态维护。第十一条采购方式确定根据采购物资或服务的性质、金额及市场情况，选择适宜的采购方式，主要包括：1.公开招标：适用于采购金额达到规定标准、市场竞争充分的项目。应严格按照招标程序执行，确保过程公开透明。2.邀请招标：适用于符合公开招标条件，但因特殊原因只能向有限数量合格供应商发出邀请的项目。3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的常规物资。应向不少于三家合格供应商发出询价单，比较后择优确定。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的理由并经过严格审批。5.竞争性谈判/磋商：适用于技术复杂、性质特殊或时间紧急，无法采用招标方式的项目，通过与多家供应商谈判确定最优方案。具体采购方式的适用条件及审批权限，由公司另行制定细则明确。第十二条合同签订与履行1.采购活动确定供应商后，应及时与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括但不限于：标的、数量、质量、价格、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。2.采购合同须按照公司合同审批流程进行审核与签署。3.合同签订后，采购部门应跟踪合同履行情况，确保供应商按约提供物资或服务。第十三条验收与入库1.采购物资到货后，由需求部门、采购部门（必要时会同仓库、质量等部门）根据采购合同及相关标准进行数量和质量验收。2.验收合格后，办理入库手续，仓库管理人员在验收单上签字确认。验收不合格的，由采购部门负责与供应商协商处理，如退换货、索赔等。第十四条付款结算1.财务部门根据审批通过的采购合同、验收合格证明、合规发票及其他必要凭证，按照约定的付款方式和期限办理付款。2.付款申请需经过规定的审批流程。第十五条采购档案管理采购部门负责将采购过程中的相关文件资料，如采购申请、审批记录、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证等整理归档，确保采购过程可追溯。档案保存期限应符合公司档案管理规定。第四章采购预算与成本控制第十六条采购预算公司实行采购预算管理。各需求部门应在年度预算框架内提出采购需求，采购部门根据审批后的采购需求编制采购预算，报财务部门审核，并按公司预算管理流程报批后执行。第十七条成本控制采购部门应积极采取措施降低采购成本，包括但不限于：开展市场调研、货比三家、集中采购、与供应商谈判争取有利价格和付款条件、优化采购流程等。鼓励采用价值工程、招标竞价等方式实现成本最优化。第五章监督与责任第十八条内部监督公司审计部门或指定监督机构定期或不定期对采购管理制度的执行情况进行监督检查，对采购活动的合规性、经济性进行审计。各部门应积极配合监督检查工作。第十九条责任追究对于违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。具体行为包括但不限于：1.虚报采购需求、提供虚假信息；2.未按规定程序审批擅自采购；3.在供应商选择、招标评标等环节中弄虚作假、徇私舞弊；4.收受供应商回扣、贿赂或其他不正当利益；5.采购物资质量不合格或价格明显高于市场合理水平且无合理解释；6.擅自泄露采购信息，给公司造成损失；7.其他违反本制度及公司相关规定的行为。第六章制度修订与解释第二十条制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司经营管理