企业资产管理制度及设备采购指南

企业资产管理制度及设备采购指南一、制度概述与适用范围本制度旨在规范企业资产的日常管理及设备采购全流程，保障资产安全完整、提高使用效率、降低运营成本，保证采购活动合规透明。适用于公司所有固定资产（如办公设备、生产设备、车辆等）、无形资产（如软件、专利等）的管理，以及各部门的设备采购需求，涵盖行政部、财务部、采购部、使用部门等主体的职责分工。二、资产全生命周期管理流程资产管理贯穿“采购入库—领用登记—维护保养—盘点清查—报废处置”全流程，各环节需明确责任主体与操作规范，保证账实相符、责任到人。（一）资产入库与建档采购验收：设备到货后，由使用部门、采购部、行政部（或资产管理部门）共同验收，核对设备名称、型号、数量、配置是否与采购合同一致，检查外观及功能是否正常，填写《资产验收单》（见模板一），三方签字确认。资产建卡：验收合格后，行政部统一编制唯一资产编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“BG-2024-001”），建立《资产台账》（见模板二），记录资产基本信息（名称、型号、采购日期、供应商、使用部门、责任人、存放地点等），并粘贴资产标签。（二）资产领用与调拨领用申请：部门需新增设备时，由经办人填写《资产领用申请表》（见模板三），注明用途、规格、数量，经部门负责人*审批后提交行政部。领用登记：行政部审核通过后，发放设备并更新《资产台账》，领用人签字确认，明保证管责任。内部调拨：部门间资产转移时，由调入方填写《资产调拨申请表》（见模板四），经双方部门负责人*及行政部审批后，行政部更新台账，调整资产归属信息。（三）资产维护与保养日常维护：使用部门负责资产日常清洁、简单保养，填写《资产日常维护记录》（见模板五），记录维护日期、内容及操作人。专业维修：设备故障需专业维修时，使用部门提交《资产维修申请表》，行政部联系供应商或第三方维修机构，维修后由使用部门确认并记录维修费用。（四）资产盘点与清查定期盘点：行政部每年组织至少2次全面盘点（半年度、年度），各部门配合核对台账与实物，填写《资产盘点表》（见模板六），注明盘盈、盘亏、毁损等情况，说明原因并报分管领导*审批。差异处理：盘盈资产需补办入库手续，盘亏/毁损资产需查明责任，属人为损坏的由责任人承担相应损失，最终由财务部调整账目。（五）资产报废与处置报废申请：资产达到使用年限、维修成本过高或技术淘汰时，使用部门填写《资产报废申请表》（见模板七），附技术鉴定意见（如设备部检测报告），经部门负责人、行政部、财务部审核后，报总经理审批。规范处置：报废资产由行政部统一处置（如公开拍卖、回收），残值收入上缴财务部，严禁私自处置或拆解，处置过程需留存书面记录（如回收合同、转账凭证）。三、设备采购标准化操作指南设备采购需遵循“需求导向、合规优先、性价比最优”原则，严格按流程执行，保证采购行为合法、透明、高效。（一）需求提出与审批需求梳理：各部门根据业务发展需要，填写《设备采购需求表》（见模板八），明确设备名称、规格参数、数量、用途、预算金额及到货时间，附技术参数说明（如适用）。分级审批：预算金额在5000元以下的，由部门负责人审批；5000-20000元的，需分管领导审批；20000元以上的，报总经理*审批，重大采购（如单台超50000元）需经总经理办公会审议。（二）供应商选择与评估供应商征集：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价等方式筛选供应商，优先选择具备资质齐全（营业执照、相关行业许可证）、信誉良好、服务完善的合作方。资质审核：要求供应商提供近1年内的类似业绩合同、售后服务承诺书，采购部会同使用部门进行现场考察（如生产设备），填写《供应商评估表》（见模板九），综合评估价格、质量、交期、服务等因素。（三）合同签订与执行合同拟定：采购部根据谈判结果拟定采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货时间、付款方式、验收标准、质保期（不低于1年）、违约责任等条款，法务部审核无误后签订。交货跟踪：合同签订后，采购部与供应商确认交货计划，提前3天通知使用部门及行政部准备验收，保证按期到货。（四）到货验收与付款验收执行：供应商送货至指定地点后，使用部门、采购部、行政部共同到场验收，对照合同及技术参数进行开箱检验（如外观、功能、配件等），验收合格后签署《到货验收单》；不合格的，采购部需在3个工作日内联系供应商退换货。付款结算：验收合格且发票（合规票据）齐全后，采购部提交付款申请，附合同、验收单、发票，按财务审批流程支付款项（原则上不超过合同约定账期）。四、配套工具模板模板一：资产验收单资产编号资产名称规格型号供应商采购日期数量验收日期验收项目标准要求验收结果（合格/不合格）备注外观完整性无划痕、破损核心功能测试符合技术参数配件齐全性与清单一致验收结论：□合格□不合格（不合格需注明具体问题及整改要求）验收人签字：使用部门_________采购部_________行政部_________日期：______模板二：资产台账（节选）资产编号资产名称规格型号采购日期供应商原值（元）使用部门责任人存放地点状态（在用/闲置/维修/报废）BG-2024-001台式电脑ThinkCentreM9002024-03-15科技公司5500市场部张*301办公室在用BG-2024-002打印机HPLaserJetProM4042024-03-20数码商城3200行政部李*102文印室在用模板三：资产领用申请表领用部门领用人申请日期资产编号资产名称规格型号数量领用用途预计归还日期部门负责人审批意见：______________________签字：______日期：______行政部审核意见：______________________签字：______日期：______领用签字：______________________日期：______模板四：资产调拨申请表调出部门调入部门调拨日期资产编号资产名称规格型号数量调拨原因调出部门负责人签字调入部门负责人签字行政部审批意见：______________________签字：______日期：______模板五：资产日常维护记录资产编号资产名称维护日期维护内容操作人维护结果责任人签字模板六：资产盘点表（部门：______盘点日期：______）资产编号资产名称账面数量实盘数量差异（盘+/盘-）差异原因责任人处理意见部门盘点人：______________________监盘人：______________________负责人：______________________模板七：资产报废申请表资产编号资产名称报废日期使用年限原值（元）累计折旧（元）净值（元）报废原因（□达到年限□损坏□技术淘汰）技术鉴定意见使用部门意见：______________________签字：______日期：______行政部意见：______________________签字：______日期：______财务部意见：______________________签字：______日期：______总经理审批：______________________签字：______日期：______模板八：设备采购需求表申请部门申请人申请日期设备名称规格参数（附清单）数量预算单价（元）预算总价（元）到货时间用途说明部门负责人审批：______________________签字：______日期：______分管领导审批：______________________签字：______日期：______总经理审批：______________________签字：______日期：______模板九：供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期采购项目评估维度评分标准（10分制）得分备注企业资质（3分）营业执照、行业资质齐全，3分；基本齐全，1-2分；不全，0分价格水平（3分）最低价3分，次低价2分，中等价1分，最高价0分质量保障（2分）提供质保期≥2年、售后响应≤24小时，2分；基本达标，1分；不达标，0分交付能力（2分）按时交付率100%，2分；90%-99%，1分；＜90%，0分综合得分：______________________评估结论：□推荐□备选□淘汰评估人：______________________审批人：______________________日期：______五、关键风险提示资产登记风险：新购设备未及时建卡或标签脱落导致账实不符，需明确行政部为建档责任主体，验收后3个工作日内完成台账更新，标签损坏需及时补办。采购合规风险：规避“化整为零”拆分预算、指定供应商等行为，严格执行分级审批，20000元以上采购必须公开招标，留存完整招标文件及评审记录。维护保养风险：设备因缺乏日常维护导致故障频发，各部门需指定专人负责，行政部每季度检查《日常