监理资料档案管理制度

监理资料档案管理制度一、总则（一）目的为了加强监理资料档案的管理，确保监理工作过程中产生的各类资料完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规以及工程建设监理的有关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有监理项目的资料档案管理工作，涵盖从项目启动到项目结束全过程中形成的各类纸质和电子资料档案。（三）相关法律法规依据本制度的制定依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》等相关法律法规和行业标准。二、监理资料档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.制定和完善公司，并监督制度的执行情况。2.负责对公司各项目监理部的资料档案管理工作进行指导、检查和考核。3.接收、整理、保管和利用公司范围内的监理资料档案，建立档案检索系统，方便查询和借阅。4.定期对档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的时效性和安全性。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目监理部职责1.负责本项目监理资料的收集、整理、归档和保管工作，确保资料的真实性、完整性和准确性。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将整理好的资料档案移交公司档案管理部门。3.建立项目监理资料档案管理台账，对资料的收、发、存情况进行详细记录。4.配合公司档案管理部门的检查和考核工作，对存在的问题及时进行整改。（三）监理人员职责1.监理人员在日常工作中应及时收集和整理自己工作中产生的各类资料，并交项目监理部资料管理人员统一管理。2.确保所提供资料的真实性、准确性和完整性，对资料的质量负责。3.按照项目监理部的要求，协助做好资料的整理和归档工作。三、监理资料档案的分类与编号（一）分类原则根据监理工作的特点和资料的性质，将监理资料档案分为以下几大类：1.监理管理资料：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理工作总结等。2.监理工作记录：包括监理日记、旁站记录、平行检验记录、见证取样记录等。3.工程质量控制资料：包括施工图纸审查记录、施工组织设计（方案）审核记录、工程质量检验报告、工程质量事故处理记录等。4.工程进度控制资料：包括工程进度计划审核记录、工程进度款支付证书、工程延期报告及审批等。5.工程造价控制资料：包括工程计量审核记录、工程变更费用审核记录、工程竣工结算审核报告等。6.合同管理资料：包括监理合同、施工合同、分包合同、材料设备采购合同等。7.工程验收资料：包括单位（子单位）工程质量竣工验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录、分项工程质量验收记录等。8.其他资料：包括监理工作联系单、工程暂停令、工程复工令、监理工程师通知单及回复等。（二）编号方法为了便于资料的管理和查询，对各类监理资料档案进行统一编号。编号采用“项目名称资料类别顺序号”的格式，例如：“[项目名称]监理管理资料001”。四、监理资料档案的收集与整理（一）收集要求1.项目监理部应指定专人负责资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.监理人员在工作过程中应及时将自己产生的资料交资料管理人员，不得私自留存。3.对于施工单位、建设单位等其他参建单位提供的资料，资料管理人员应及时进行接收和登记，并检查资料的完整性和准确性。4.收集的资料应包括纸质资料和电子资料，电子资料应采用通用的文件格式，并保证其可读性和可编辑性。（二）整理方法1.资料整理应按照分类原则进行，将同一类别的资料放在一起，并按照时间顺序或重要程度进行排序。2.对于纸质资料，应进行装订和编目，建立资料目录清单，注明资料的名称、编号、日期、来源等信息。3.对于电子资料，应建立文件夹进行分类存储，并在文件夹内建立相应的子文件夹，按照资料的顺序号进行命名。同时，应建立电子资料目录清单，方便查询和管理。4.整理好的资料应进行备份，备份介质可以采用光盘、移动硬盘等，备份资料应存放在安全的地方。五、监理资料档案的归档与保管（一）归档时间项目监理部应在项目竣工后[X]个月内，将整理好的监理资料档案移交公司档案管理部门。对于分期竣工的项目，应在每期竣工后[X]个月内，将该期的监理资料档案移交公司档案管理部门。（二）归档要求1.归档的资料应齐全、完整、准确，符合公司档案管理的要求。2.纸质资料应装订整齐，无破损、缺页等现象；电子资料应存储在移动硬盘或光盘上，并附带电子资料目录清单。3.项目监理部应填写《监理资料档案移交清单》，一式两份，经双方签字确认后，双方各执一份。（三）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等，确保档案的安全。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在[X]℃[X]℃之间，湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案应按照分类和编号的顺序存放在档案柜中，建立档案存放位置索引，方便查找。4.对于重要的档案资料，应进行加密存储，并限制访问权限，确保档案的保密性。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。六、监理资料档案的借阅与利用（一）借阅制度1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员因工作需要借阅档案资料，应持有单位介绍信，并经公司分管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅档案资料时，应明确借阅期限，一般不得超过[X]天。如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.借阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、污损等，不得将档案资料转借他人。5.借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应进行检查，如发现档案资料有损坏或丢失等情况，应按照有关规定进行处理。（二）利用方式1.档案管理人员应积极为公司各部门和外单位提供档案资料的查阅和咨询服务，充分发挥档案的作用。2.对于需要复制档案资料的，应经档案管理部门负责人批准后，按照有关规定进行复制。复制件应加盖档案管理部门的公章，并注明复制日期。3.档案管理人员应建立档案利用记录，对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细记录，以便统计和分析。七、监理资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司档案管理部门应定期对档案进行鉴定工作，一般每[X]年进行一次。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。3.鉴定小组应根据档案的保存期限、重要程度等因素，确定档案的销毁范围和保管期限。（二）销毁工作1.对于经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经公司分管领导批准后，进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的彻底性和安全性。3.销毁档案后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。八、监理资料档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司档案管理部门应定期对各项目监理部的资料档案管理工作进行检查和监督，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、借阅等方面。2.项目监理部应定期对本项目的资料档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。3.对于在资料档案管理工作中存在严重问题的项目监理部和个人，公司将进行通报批评，并责令其限期整改。（二）考核办法1.公司将资料档案管理工作纳入项目监理部和个人的绩效考核体系，考核结果与绩效工资挂钩。2.考核指标包括资料档案的完整性、准确性、及时性、规范性等方面，具体考核标准由公司档案管理部门制定。3.对于在资料档案管理工作中表现突出的项