采购部管理及考核制度

PAGE采购部管理及考核制度一、总则（一）目的为加强采购部管理，规范采购工作流程，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部全体员工及与采购业务相关的其他部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：以降低采购成本、提高采购效益为核心目标，通过科学的采购管理方法和策略，实现公司利益最大化。4.质量优先原则：在保证采购物资质量的前提下，进行成本控制和价格谈判，不得因追求低价而忽视质量。5.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的商业信誉。二、采购部职责与岗位设置（一）采购部职责1.制定采购计划：根据公司生产经营需求，结合库存状况，制定合理的采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。3.采购执行：按照采购计划和相关规定，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、订单跟踪等环节。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效率。5.质量控制：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保所采购物资符合公司质量要求。6.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和归档等工作，确保合同的合法性和有效性。7.信息管理：收集、整理和分析采购相关信息，为公司决策提供支持。（二）岗位设置及职责1.采购部经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。组织制定和完善采购部各项管理制度和工作流程，确保采购工作规范有序进行。负责供应商的开发、评估、选择和管理工作，建立稳定的供应商网络。审核采购计划、采购合同等重要文件，把控采购风险。协调采购部与其他部门之间的工作关系，解决采购过程中的问题和纠纷。对采购部员工进行绩效考核和培训，提升团队整体素质和业务能力。2.采购主管协助采购部经理开展采购管理工作，负责具体采购项目的组织和实施。制定采购计划，根据市场行情和公司需求，合理安排采购任务，确保物资按时供应。负责供应商的日常沟通和协调工作，及时了解供应商的生产经营状况和产品质量情况。组织采购询价、比价、议价等工作，选择合适的供应商和采购方案，控制采购成本。跟踪采购订单的执行情况，协调解决订单执行过程中的问题，确保物资按时、按质、按量交付。负责采购合同的起草、审核和签订工作，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。协助采购部经理进行采购数据分析和报告，为公司决策提供参考依据。3.采购专员根据采购计划和主管安排，负责具体采购任务的执行，包括询价、比价、议价、下单等工作。收集市场信息，了解供应商产品价格、质量、交货期等情况，为采购决策提供支持。与供应商进行沟通和协调，确保采购订单的顺利执行，及时反馈订单执行过程中的问题。协助采购主管进行采购合同的签订和管理工作，负责合同的归档和保管。参与采购物资的验收工作，确保所采购物资符合质量要求。根据公司要求，完成采购相关的其他工作任务。三、采购流程（一）需求申请1.各部门根据生产经营需要，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部。2.采购部收到《采购需求申请表》后，对需求信息进行初步审核，如发现需求不合理或与公司实际情况不符，及时与申请部门沟通并反馈意见。（二）采购计划制定1.采购部根据各部门提交的采购需求，结合库存状况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。2.采购计划制定后，提交采购部经理审核，经审核通过后，作为采购执行的依据。（三）供应商选择与评估1.根据采购物资的特点和要求，采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，并填写《供应商信息登记表》。3.采购部组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、设备状况、人员素质等方面。考察结束后，填写《供应商评估报告》，对供应商进行综合评价。4.根据供应商评估结果，建立合格供应商名录。对于评估不合格的供应商，不再纳入采购范围。（四）询价与比价1.采购专员根据采购计划，向合格供应商发送询价函，要求供应商提供所采购物资的报价、交货期、质量标准等信息。2.收到供应商报价后，采购专员对各供应商的报价进行整理和分析，填写《询价比价表》，对比不同供应商的价格优势、产品质量、交货期等因素。3.在询价比价过程中，采购专员应与供应商进行充分沟通，了解其价格构成和成本情况，争取更有利的采购条件。（五）议价与合同签订1.根据询价比价结果，采购专员选择合适的供应商进行议价谈判。在谈判过程中，应明确采购物资的价格、质量标准、付款方式、交货期、售后服务等条款。2.议价达成一致后，采购专员起草采购合同，并提交采购主管审核。采购主管对合同条款进行审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.审核通过后的采购合同，提交采购部经理审批。经审批同意后，由采购部与供应商签订采购合同。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购专员根据合同内容下达采购订单，明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单下达后，采购专员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付物资。（七）到货验收1.采购物资到货前，采购专员应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格的物资，验收人员填写《验收报告》，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，采购专员应及时与供应商沟通，要求其更换或处理。（八）付款结算1.采购物资验收合格且入库后，并取得合规发票后，采购专员按照采购合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后，按照公司财务管理制度进行付款结算。四、采购成本控制（一）成本预算采购部在制定采购计划时，应结合市场行情和历史采购数据，对采购成本进行预算。成本预算应包括采购物资的价格、运输费用、税费、保险费等各项费用，并明确成本控制目标。（二）价格谈判1.采购人员应积极与供应商进行价格谈判，通过了解供应商成本结构、市场竞争状况等因素，争取更有利的采购价格。2.在价格谈判过程中，采购人员应灵活运用谈判技巧，如对比不同供应商价格、提出降价要求、延长付款期限等，以降低采购成本。（三）成本分析与监控1.采购部定期对采购成本进行分析，对比实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。2.建立采购成本监控机制，对采购过程中的各项费用进行实时监控，及时发现并纠正成本超支情况。（四）成本节约奖励1.设立采购成本节约奖励制度，对在采购过程中通过合理谈判、优化采购方案等方式实现成本节约的采购人员给予奖励。2.奖励标准根据成本节约金额的大小和对公司效益的贡献程度确定，以激励采购人员积极控制采购成本。五、采购质量管理（一）质量标准制定与沟通1.采购部应根据公司生产经营需求和产品质量要求，与相关部门共同制定采购物资的质量标准，并在采购合同中明确质量条款。2.在采购过程中，采购人员应及时向供应商沟通质量标准要求，确保供应商清楚了解公司对采购物资的质量期望。（二）供应商质量管理1.加强对供应商的质量管理，要求供应商建立完善的质量管理体系，确保所提供物资的质量稳定可靠。2.定期对供应商进行质量评估和审核，对质量不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（三）进货检验与验收1.采购物资到货后，严格按照质量标准和验收流程进行检验和验收。验收内容包括物资的外观、规格型号、数量、性能指标等方面。2.对于重要物资或关键零部件，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行检验，确保所采购物资符合质量要求。（四）质量问题处理1.如发现采购物资存在质量问题，采购人员应及时与供应商沟通，要求其采取换货、补货、退货等措施进行处理。2.对因质量问题给公司造成损失的，采购部应按照采购合同约定，追究供应商的责任，要求其赔偿相应损失。六、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购合同由采购专员根据谈判结果起草，合同内容应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同起草后，提交采购主管审核。采购主管对合同条款进行全面审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性和风险防范措施等方面。（二）合同签订与履行1.审核通过后的采购合同，提交采购部经理审批。经审批同意后，由采购部与供应商签订采购合同。2.采购合同签订后，采购人员应严格按照合同约定履行义务，确保合同的顺利执行。同时，应跟踪供应商的合同履行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，采购人员应及时与供应商沟通，并按照公司合同管理制度办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购人员应及时调整采购计划和相关工作安排，确保公司生产经营活动不受影响。（四）合同归档与保管1.采购合同签订后，采购专员应及时将合同原件及相关附件进行归档保管，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、审批文件、往来函件、验收报告等资料。2.合同档案应妥善保管，按照公司档案管理制度进行分类、编号、存放，便于查询和使用。合同保管期限应符合法律法规和公司规定要求。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购人员应及时收集与采购业务相关的各类信息，包括市场行情、供应商信息、产品信息、政策法规等方面。2.对收集到的信息进行整理和分析，提取有价值的信息，为采购决策提供参考依据。（二）信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台，采购部内部及与其他部门之间应及时共享采购信息，确保信息的及时性和准确性。2.采购人员应与供应商保持良好的沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量、价格变化等信息，以便及时调整采购策略。（三）数据分析与报告1.采购部定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购成本、供应商交货期等方面的数据。2.通过数据分析，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题和不足，并撰写采购数据分析报告，为公司决策提供支持。八、采购部考核制度（一）考核目的为加强采购部管理，提高采购人员工作积极性和责任心，确保采购工作高效完成，特制定本考核制度。（二）考核原则1.公平公正原则：考核过程应遵循公平、公正的原则，确保考核结果客观真实。2.全面考核原则：对采购人员的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行全面考核。3.激励与约束并重原则：通过考核，激励采购人员积极工作，同时对存在的问题进行约束和改进。（三）考核内容与指标1.工作业绩（60分）采购任务完成率（20分）：考核采购人员是否按时、按质、按量完成采购任务，计算公式为：采购任务完成率=实际完成采购金额/计划采购金额×100%。采购成本控制（20分）：考核采购人员在采购过程中是否有效控制采购成本，以实际采购成本与预算成本的差异率为考核指标，计算公式为：采购成本差异率=（实际采购成本预算采购成本）/预算采购成本×100%。采购物资质量合格率（10分）：考核采购物资的质量情况，以验收合格的采购物资数量占采购物资总数量的比例为考核指标，计算公式为：采购物资质量合格率=验收合格采购物资数量/采购物资总数量×100%。供应商交货及时率（10分）：考核供应商是否按时交货，以按时交货的订单数量占订单总数量的比例为考核指标，计算公式为：供应商交货及时率=按时交货订单数量/订单总数量×100%。2.工作能力（30分）专业知识与技能（10分）：考核采购人员对采购业务知识、产品知识、市场知识等方面的掌握程度。沟通协调能力（10分）：考核采购人员与供应商、内部部门之间的沟通协调能力。问题解决能力（10分）：考核采购人员在采购过程中解决实际问题的能力。3.工作态度（10分）责任心（5分）：考核采购人员对工作的认真负责程度。团队合作精神（5分）：考核采购人员与团队成员之间的合作配合情况。（四）考核周期考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核在每季度末进行，年度考核在每年年末进行。（五）考核实施1.采购部经理负责组织实施采购人员的考核工作，成立考核小组，成员包括采购部经理、采购主管及相关人员。2.考核小组根据考核内容和指标，收集采购人员的工作业绩、工作表现等相关数据和资料，并进行综合评价。3.考核过程中，采购人员有权对考